Плановая кадровая документация. Организационно-правовая документация.

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала.

1. Комплект плановой кадровой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и др.

Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым лицом организации.

К плановой документации мы относим также такие документы, как: Структура и штатная численность, Штатное расписание, График отпусков сотрудников, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменение их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утверждёнными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.

• Структура и штатная численность организации имеет в содержательной части две графы: наименование структурного подразделения и должностей; штатная численность сотрудников по каждой должности (УСОРД). Проект документа подписывается составителями, может быть предварительно согласован с руководителями структурных подразделений, утверждается руководителем организации и заверяется печатью организации.

• Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие; месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

• График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывается руководителем кадровой службы, визируют руководители всех структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается руководителем организации.

2. Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме.

В комплекс входят:

• Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале,

• Положение о службе персонала (об отделе кадров),

• положения о структурных подразделениях организации,

• должностные инструкции сотрудников организации,

• приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями организации;

• различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по организации, контролю и анализу работы персонала;

• разнообразные методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.

Правила внутреннего трудового распорядка является локальным нормативным актом организации, регламентирующим основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утверждённого типового варианта подобных правил совместно с руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа. Правила подписываются руководителем кадровой службы и утверждаются работодателем организации.

Положение о структурном подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Права и обязанности руководителя подразделения; Ответственность руководителя; Взаимоотношения. Связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию руководителя организации и под контролем кадровой службы, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается руководителем вышестоящего структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работника и имеет следующую структуру содержательной части: Общие положения; Функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, одним из руководителей организации, курирующим подразделение.Преимущества должностной инструкции заключаются в следующем:

• помогает отобрать подходящих сотрудников;

• дает возможность составить представление о специфике каждого вида работы;

• показывает каждому соискателю на к-л должность, что от него потребуется.

Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощённую методику составления и основываться на аналогах, используемых в других организациях.