Система організації функції контролю на підприємстві

Контроль – найважливіший фундаментальний елемент керування. Всі функції керування, такі як: планування, мотивація, створення організаційних структур, нерозривно пов'язані з контролем. Контроль – це процес досягнення організацією намічених цілей. Він необхідний для виявлення й дозволу виникаючих проблем раніше, ніж вони придбають серйозні наслідки. Самі по собі цілі, плани й структура організації визначають її напрямок діяльності, контроль же, розподіляючи зусилля, направляє виконання робіт. Термін “контроль” викликає насамперед негативні емоції й асоціюється з безліччю обмежень, примусом, відсутністю самостійності. У результаті сутність контролю найчастіше неправильно розуміється людьми. Зводити контроль просто до якихось обмежень – у корені невірно. Процес контролю являє собою дуже складну управлінську діяльність, що вимагає кваліфікованої підготовки і складається з трьох основних елементів: встановлення стандартів; зіставлення досягнутих результатів із встановленими стандартами; внесення необхідних змін у діяльність підприємства.

Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися функціонування організації відповідно до плану. Якщо зіставлення встановлених стандартів з досягнутими результатами показує, що цілі досягаються, то краще нічого не змінювати [1, c. 89]. Однак іноді необхідно докладати зусиль для усунення якихось відхилень. Система контролю, що не дозволяє усунути відхилення перш, ніж вони набудуть критичного характеру, безглузда. Проведене корегування повинно концентруватися на усуненні причин відхилень. Стадія виміру повинна показувати масштаб відхилень від стандарту й точно вказувати на причину виникаючих відхилень. Зміст корегування полягає в тому, щоб зрозуміти причину виниклих відхилень і повернутися до правильного напряму дій. Важливо відзначити, що причиною відхилень може бути будь-який змінний фактор [2, c. 157]. У зв’язку з цим контроль повинен мати деякі характеристики, що роблять його більш ефективним. Насамперед – це стратегічна спрямованість контролю, тобто контроль повинен відбивати загальні пріоритети організації й підтримувати їх. Діяльність, що не має стратегічного значення, не повинна піддаватися тотальному й строгому контролю. Абсолютний контроль над дрібними операціями не має змісту, і буде тільки відволікати сили від дійсно важливих цілей. Для того щоб бути ефективним контроль повинен відповідати контрольованому виду діяльності. Він повинен об'єктивно вимірювати й оцінювати те, що дійсно важливо.

Важливою вимогою до ефективного контролю є його своєчасність. Своєчасність полягає в наявності тимчасового інтервалу (між проведенням вимірів або оцінок), що адекватно відповідає контрольованому явищу. Значення оптимального часового інтервалу визначається з урахуванням тимчасових рамок основного плану, швидкості змін і витрат на проведення вимірів і поширення отриманих результатів. Крім цього найважливішою метою контролю залишається усунення відхилень перш, ніж вони придбають необоротний характер. Контроль повинен бути досить гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються. Без достатнього ступеня гнучкості система контролю буде не діюча в тих ситуаціях, для яких вона призначалася. Простота контролю є запорукою його ефективності. Найпростіші методи контролю вимагають менших зусиль і більш економічні.

Отже, для того щоб бути ефективним контроль повинен відповідати потребам і можливостям людей, взаємодіючих із системою контролю та реалізуючих її. Економічність контролю має на увазі пропорційність між затрачуваними зусиллями й результатами контролю. Необхідно взяти за правило – всі витрати, понесені організацією, повинні приводити до збільшення її переваг і доходів.