12.2.2. Деловые совещания
Деловые совещания - одна из важнейших форм деятельности руководителя, способ привлечения подчиненных к обмену информацией и выработке управленческих решений по актуальным и наиболее сложным проблемам, возникающим на предприятии.
Достижение целей совещания осуществляется посредством соблюдения его обязательных этапов.
Этап 1. Подготовка совещания, которая включает:
Формулирование целей и задач совещания (решение о целесообразности и необходимости, главная тема совещания, условия, которым должен отвечать конечный результат).
Определение ответственных за подготовительную работу (например, создание рабочей группы по подготовке повестки дня, назначение ответственного за ведение протокола, сбор участников и т.п.).
Составление повестки дня, которая должна включать место проведения, дату, время начала, регламент и длительность совещания, перечень вопросов по предыдущим совещаниям и новые пункты для обсуждения, проект плана действий по всем пунктам, состав участников, применение аудиовизуальных и других технических средств и др.
Этап 2. Проведение совещания, при этом необходимо соблюдать следующее:
продолжительность совещания;
регламент: оптимальный регламент - 1 час работы; если требуется больше времени, то через 40 - 45 минут работы требуется 10-15 минут перерыва. Регламент должны соблюдать все участники, независимо от ранга;
ведение протокола совещания, документа, на основании которого руководитель вправе требовать от участников выполнения порученных им заданий.
Научно доказано, что эффективность совещания зависит от его продолжительности. Чем оно дольше, тем больше снижается работоспособность его участников. Существует так называемый «принцип 120-й минуты». Если вы хотите «протащить» важный для вас вопрос или, наоборот, способствовать неуспеху ваших оппонентов, устройте обсуждение темы с большим количеством людей, в небольшом, плохо проветриваемом помещении, во второй половине дня, лучше под вечер, еще лучше в пятницу, растяните более чем на 2 часа, и дело будет в шляпе.
Этап 3. Принятие решения и подведение итогов совещания.
При подведении итогов совещания необходимо проверить точность протокола, сделать обзор результатов совещания с обязательным освещением следующих вопросов:
Достигнуты ли цели совещания?
Эффективно ли использованы возможности?
Рационально ли было организовано совещание, не было ли допущено пустых трат времени?
Элементами хорошо организованного совещания являются:
Четко поставленные цели проведения совещания, ясные для всех участников.
Хорошо подготовленные материалы.
Повестка дня (а при необходимости - и проект решения) получена всеми участниками и всеми понята.
Руководитель и участники выдерживают регламент.
Созданы благоприятные условия, атмосфера непринужденности и деловитости, способствующие коллективной работе и выработке коллективного решения.
В работе участвуют все присутствующие, всем им предоставлена возможность высказать свое мнение, в том числе особое.
Руководитель совещания гибко реагирует на ситуацию.
Совещание вовремя началось и вовремя закончилось.
Симпозиум (конференция) – это совещание по какому либо значимому вопросу (обычно научного характера). Целью является свободное, творческое обсуждение важной для науки и практики проблемы, сближение позиций участников или, наоборот, выявление противоречий в их подходах.
Семинар, подобно симпозиуму, также представляет собой совещание по значимой научной или прикладной работе. Однако, в отличие от симпозиума, главная цель семинара – учебная. Участники семинара под руководством преподавателя ведут обсуждение заранее подготовленных ими тематических сообщений.
- Часть 2
- Введение
- I. Лекционный материал
- Тема 1. Формирование и развитие науки управления
- Понятие управления, менеджмента
- Исторические периоды возникновения и эволюции науки управления
- Основные школы управления
- Школа научного управления (1885 - 1920 гг.)
- Классическая или административная школа управления
- 1.3.3 Школа человеческих отношений (с конца 1930-х годов и по настоящее время).
- Школа поведенческих наук (1950г. – по настоящее время)
- Вклад советских ученых в науку управления
- 1.4 Современные подходы к управлению
- Тема 2. Управление как система
- 2.1. Сущность и содержание системы управления
- 2.2 Управленческий процесс и его элементы
- 2.3 Принципы управления
- 2.4 Эффективность управления
- Тема 3. Функции управления
- 3.1. Понятие функций управления
- Характеристика функций управления
- 3.2.1 Планирование как функция управления.
- 3.2.2 Функция организации
- 3.2.3 Функции координации и регулирования
- 3.2.4 Функция мотивации.
- Функция контроля
- Тема 4 Методы управления.
- 4.1. Понятие и принципы формирования методов управления
- 4.2. Административные (организационно-распорядительные) методы.
- 4.3. Экономические методы управления
- 4.4 Социально-психологические методы управления
- Тема 5. Управленческие решения
- 5.1. Сущность управленческих решений и требования к ним.
- Требования к управленческим решениям
- 5.2. Классификация управленческих решений.
- 5.3. Процесс принятия решения
- 5.4. Альтернативные модели процесса принятия решений
- 5.5 Методы принятия управленческих решений
- Тема 6 Предприятие в системе управления
- 6.1. Предприятие как производственная система
- 6.2. Миссия и цели предприятия, их роль в управлении
- 6.3. Анализ внутренней среды предприятия
- 6.4. Внешняя среда предприятия и ее анализ
- Тема 7. Организационные структуры управления предприятием
- 7.2. Виды бюрократических структур управления.
- Тема 8. Управленческая информация в обеспечении функционирования предприятия
- 8.1. Понятие информации и её восприятие.
- Классификация информации
- 8.2. Информационная система управления предприятием
- 8.3. Информационные технологии.
- 8.4. Документационное обеспечение управленческой деятельности
- Организационно - распорядительная документация
- Тема 9. Управление производством
- 9.1. Структура и содержание системы управления производством
- 9.2. Процесс управления производством
- 9.3. Оперативное управление производством
- 9.4. Регулирование хода производства
- Тема 10. Управление персоналом.
- 10.1. Персонал предприятия и его характеристика
- 10.2. Кадровая политика предприятия
- 10.3. Система управления персоналом
- 10.4. Организация найма и отбора персонала.
- 10.5. Оценка работы персонала
- 10.6. Развитие персонала
- Тема 11 Руководство, лидерство и стили управления
- 11.1. Руководитель и его функции на предприятии
- 11.2. Понятие власти и лидерства
- 11.3. Стили управления
- Тема 12. Коммуникации в управлении
- 12.1. Содержание коммуникаций
- 12.2. Формы организационных коммуникаций
- 12.2.1. Выступления, деловой разговор, деловая беседа.
- 12.2.2. Деловые совещания
- 12.2. 3. Деловые переговоры
- Тема13 Управление конфликтами
- 13.1. Природа и типы конфликтов
- 13.2. Причины и последствия конфликта
- 13.3 Формы производственных конфликтов
- 13.4. Управление конфликтной ситуацией.
- 13.4.1 Структурные методы разрешения конфликтов.
- 13.4.2 Межличностные стили разрешения конфликтов.
- Тема 14. Управление инновациями
- 14.1. Понятие инновации, инновационной деятельности.
- 14.2 Этапы инновационного процесса
- 14.3. Характеристика инновационной политики на предприятиях концерна «Белнефтехим»
- 14.4. Управление инновациями на предприятии
- Тема 15. Управление маркетингом
- 15.1. Понятие, виды и функции маркетинга
- 15.2 Управление разработкой товара
- 15.3 Управление сегментацией рынка и позиционированием товара
- 15.4. Управление процессом товародвижения
- 15.5. Управление ценообразованием
- 15.6 Управление контактами с потребителями.
- Тема 16. Управление рисками
- 16.1. Понятие, виды и функции рисков на предприятии
- 16.2. Общие подходы к управлению риском
- 16.3 Процесс управления рисками
- 16.4. Страхование рисков
- II. Задания для самостоятельного выполения на практических занятиях
- Упражнения
- Ситуации для анализа
- 5 Директоров завода
- Деловые игры
- Деловая игра «Управление на необитаемом острове»
- Деловая игра «Торги»
- Деловая игра «Совещание»
- Деловая игра «Конфликт»
- Деловая игра «Вступление в должность»
- Примерный перечень вопросов к экзамену по дисциплине
- Методические указания и задания к выполнению контрольной работы по дисциплине «Организация производства и управление предприятием» (часть 2)
- Общие требования
- Задания к контрольной работе
- Теоретические вопросы к контрольной работе
- Вопросы для экзамена по курсу «организация производства и управление предприятием» (часть 1)
- Вопросы к зачету по курсу «организация производства и управление предприятием» (часть 2)
- Рейтинговый контроль
- Литература
- Содержание