3. При информационном обеспечении управления персоналом должны быть обеспечены:

- рациональная интеграция обработки информации и минимальное дублирование информации в информационной базе;

- унификация и сокращение числа форм документов;

- возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах;

- полнота и детальность информации.

4. Если кадровые службы используют в своей работе средства вычислительной техники, то в информационном обеспечении управления персоналом можно выделить внемашинное и внутиримашинное информационное обеспечение.

Внемащинная информационная база представляет собой информацию, воспринимаемую человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники, и циркулирующую между управляющей и. управляемой системами в виде: у/ документов;

- устных сообщений и др.

Внутримашинное информационное обеспечение - это:

- массивы данных, формирующие информационную базу системы управления персоналом на машинных носителях,

- система накопления, ведения, программной обработки информации и доступа к ней.

Основной элемент внутримашинного информационного обеспечения - это информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей.

Согласно современному информационно-ориентированному подходу к организации данных во внутримашинной среде, информационные массивы интегрируются в базы данных, основная задача которых:

- накопление;

- обновление;

- хранение информации.

Базы данных различных пользователей вместе с техническими и программными средствами формирования и ведения этих баз комплектуются в банки данных. Последние открывают возможность совместного использования одного массива информации, одних и тех же программ несколькими пользователями и обобщения результатов на основе всех данных, имеющихся в банке данных.

5. Техническое обеспечение управления персоналом — это совокупность технических средств сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи и представления информации.

6. Комплекс технических средств, применяемых в управлении персоналом, должен отвечать таким требованиям как:

- информационная, программная и техническая совместимость входящих в него средств;

- адаптируемость к изменениям в работе службы управления персоналом;

- возможность расширения с целью подключения новых устройств.

7. Выбор технических средств, используемых кадровыми службами, включает следующие этапы:

- определение исходных характеристик, таких как:

- задач, предназначенных для решения службой управления

персоналом организации;

- технологического процесса обработки информации;

- оборудования, используемого службой персонала в своей

работе;

- определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

- установление и обоснование требований, предъявляемых к техническим средствам;

- обзор и анализ рынка отечественных и зарубежных технических средств, использование которых позволит решить задачи службы управления персоналом;

- определение показателей качества и функциональных возможностей отобранных технических средств;

- выбор метода дальнейшего сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

- проведение сравнительного анализа отобранных технических средств;

- обоснование рекомендаций по выбору тех или иных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих заявленным требованиям;

- принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

8. На основании последовательности стадий технологического процесса обработки информации все технические средства, используемые службами управления персоналом, можно подразделить на используемые в целях:

- сбора и регистрации информации;

- ее передачи;

- хранения данных;

- обработки информации;

- выдачи информации.