2.3. Организация внутрифирменного планирования

План предприятия по своему содержанию представляет сово­купность взаимосвязанных мероприятий по повышению прибыли за счет увеличения эффективности использования всех применяе­мых ресурсов и реализации продукции. Успешность, эффектив­ность системы планирования определяется в значительной мере уровнем ее организации, которая направлена на планомерное со­четание основных элементов системы планирования:

а) плановый персонал, сформированный в организационную структуру;

б) механизм планирования;

в) процесс обоснования, принятия и реализации плановых ре­шений (процесс планирования);

г) средства, обеспечивающие процесс планирования (информационное, техническое, математико-программное, организаци­онное и лингвистическое обеспечение).

Вся система организации планирования должна быть направ­лена на создание наиболее благоприятных условий для совершен­ствования процессов производства и управления предприятием. Если теория планирования раскрывает закономерности и принци­пы обоснования плановых решений, то организация планирования исследует процессно-структурный аспект.

1. Плановый персонал.

Сюда входит весь персонал специалистов, который в той или иной мере выполняет функции планирования. Причем для одних из них плановые функции могут быть основным видом деятель­ности, например для сотрудников планово-экономического отде­ла, а для других работников плановые функции могут сочетаться с другими видами деятельности, например, специалисты конструк­торского отдела могут наряду с планированием конструкторской подготовки производства заниматься конструированием новых изделий.

Инновационный характер деятельности плановых работников предъявляет особые требования к кадровой политике, которая ; включает следующее:

• набор кадров, включая поиск, выбор и найм;

• расстановку (занятие должности);

• занятость, включая оценку активности и вознаграждение;

• развитие (продвижение);

• освобождение (текучесть, увольнение).

Кадровым работникам приходится решать самые разнообразные задачи: поставить и сбалансировать кратко- и долгосрочные цели предприятия; определить, что более важно, - то ли увеличить свою долю рынка, или повышать производительность вложенного капитала; если речь идет о рентабельности вложенного капитала, то установить, во что инвестировать новые средства, - то ли в повышение рентабельности действующего производства или в производство новых видов изделий и услуг и т.д.

Возрастание роли плановых работников в управлении может быть объяснено следующим:

• возрастанием инвестиционного и наукоемкого характера современного производства;

• увеличением в условиях конкуренции приоритетности ка­чества и научно-технического уровня продукции;

• повышением значимости творческого труда всех работ­ников;

• усилением коллективного характера труда, обусловленным повышением сложности техники и технологии,

• развитием в труде предпринимательских начал.

Сказанное очень остро ставит проблему повышения уровня ор­ганизации плановой работы, учета в работе предприятия индиви­дуальных качеств плановиков, их личностных установок и психо­логических предпочтений, глубокой заинтересованности в конеч­ных результатах труда. Для того, чтобы успешно выполнять свои функции, плановик-менеджер помимо высокой профессиональ­ной квалификации должен обладать способностью к обучению, общению и сотрудничеству.

Зарубежный опыт организации планирования, в частности американский, показывает, что центральная служба планирования компании комплектуется сотрудниками в возрасте примерно от 30 до 45 лет. Лица более молодого возраста не набираются вслед­ствие недостаточного опыта работы. Сотрудники старше 45 лет тоже встречаются редко. Считается, что они исчерпали свой твор­ческий потенциал.

При формировании служб планирования предпочтение отдает­ся экономистам, окончившим университет с отличием, и инжене­рам данного профиля производства.

2. Организационная структура планирования. Аппарат плановых работников на предприятии функциониру­ет в форме соответствующей организационной структуры (ОС), которая устанавливает необходимое количество планового персо­нала и распределение его по подразделениям аппарата управ­ления, определяет состав плановых органов, регламентирует ли­нейные, функциональные и информационные связи между пла­новыми работниками и подразделениями, устанавливает права, обязанности и ответственность плановиков, определяет требова­ния к их профессиональному уровню и т.п.

Организационная структура планирования зависит от различ­ных факторов, но в наибольшей мере на ее характер влияют следу­ющие параметры предприятия:

• степень специализации производства, характеризующаяся удельным весом основной продукции в общем объеме производства;

• степень массовости производства, определяемая количес­твом изготовляемой однотипной продукции;

• организационно-правовая форма субъекта хозяйствования;

• теснота связи отдельных производственных единиц, вклю­ченных в состав субъекта хозяйствования;

• размеры субъекта хозяйствования и его производственных единиц, зависящие от объема производства, численности работни­ков, стоимости основных производственных фондов;

• структура субъекта хозяйствования: состав производствен­ных единиц и структурных подразделений, соотношение между ними по масштабам производства;

• внешние производственно-хозяйственные связи;

• количество поставщиков и потребителей, номенклатура покупа­емых материально-технических ресурсов и реализуемой продукции;

• состав и структура кадров и материально-технической базы организации;

• развитие научно-технического прогресса и инновационная политика предприятия;

• уровень качества, научно-технический уровень и конкурен­тоспособность продукции;

• эффективность использования ресурсов;

• принятые методы организации производства и труда, управ­ления и т.п.

Рассмотрим механизм влияния указанных параметров на осо­бенности системы планирования и ее организационную структуру.

Следует отметить, что все свойства предприятия, под воздей­ствием которых складывается организационная структура планиро­вания, не исчерпываются технологическими, организационными, экономическими особенностями производства. Ему присущи такие социально-психологические, идеологические, моральные свойства, обусловленные менталитетом работников трудового коллектива, традициями, обычаями, национальными особенностями людей. Но вышеприведенные параметры являются доминирующими и отли­чаются от других отношений к результату, а следовательно, и к це­ли, ради которой создано предприятие. Все другие параметры по отношению к цели предприятия играют обслуживающую роль. В отличие от технологических, организационных и экономических параметров, они не формируют результат, нейтральны к существу цели и связаны лишь со степенью ее достижения.

Зависимость организационной структуры планирования от па­раметров предприятия выражается в следующем:

Во-первых, на различные элементы организационной структуры планирования параметры предприятия влияют по-разному. Непос­редственное влияние отражается на системе функций, выполняемых плановыми работниками. Все другие элементы организационной структуры формируются так, чтобы обеспечить выполнение фун­кций планирования. В свою очередь, система функций существенно влияет на структуру и содержание информационной базы, комплек­са технических средств и других элементов системы планирования.

Во-вторых, характер этой зависимости и теснота связей между параметрами предприятия и организационной структурой - неод­нородны. Зависимость одной группы свойств системы планирова­ния от объективных факторов можно выразить лишь в качествен­но-логической форме, другая группа свойств может быть оценена количественно.

В-третьих, каждый параметр организационной структуры оп­ределяется многими параметрами предприятия и эта зависимость не детерминирована, а проявляется преимущественно через мно­жество случайных состояний, т.е. подчиняется законам корреля­ции. В то же время некоторые параметры ОС в большей мере обус­ловлены другими параметрами системы планирования, чем па­раметрами предприятия. Отсюда следует важный для практики совершенствования планирования вывод: в системе планирования существует благоприятная возможность реформ, не связанная со спецификой производства.

В-четвертых, система планирования предприятием, будучи за­висимой от характера производства, сама оказывает непосред­ственное воздействие на производство. В этом проявляется суть процесса планирования.

В-пятых, требования системного подхода побуждают подходить к совершенствованию планирования предприятием комплексно, т.е. охватывать по возможности все элементы производства. Только та­кой подход позволяет обосновать непротиворечивые решения по ра­ционализации организационной структуры планирования.

Каждое предприятие к выбору организационной структуры планирования подходит строго индивидуально. Тем не менее, можно выделить группы предприятий с наиболее типичными схе­мами организационных структур планирования.

В основе такой классификации лежит отраслевой признак. Все предприятия (объединения) по отраслевому признаку можно раз­делить на три группы: отраслевые, многоотраслевые и межот­раслевые.

К отраслевой группе относятся предприятия (объединения), де­ятельность которых ограничивается какой-нибудь одной отраслью промышленности. В эту группу входит большинство мелких и сред­них предприятий, а также крупные предприятия и объединения, вы­пускающие массовую конечную продукцию. К группе отраслевых компаний можно отнести также предприятия и объединения, выпус­кающие сырье и материалы массового потребления, например, сталь, нефтепродукты, переработанное минеральное сырье и т.п.

Практика показывает, что организационная структура планирования в таких хозяйствующих субъектах относительно проста. В одних хозяйствующих субъектах планирование полностью цен­трализовано на уровне высшего руководства, в других - цен­трализация в планировании подведомственными предприятиями на уровне отделений, имеющих относительно высокую самостоятельность в принятии производственно-хозяйственных решений, сочетается с децентрализацией в руководстве отделениями со сто­роны высшей администрации.

Отделения наряду с руководством структурными производ­ственными единицами (цехами, корпусами, производствами, предприятиями) могут управлять другими видами деятельности' снабженческо-сбытовыми, научно-исследовательскими и опыт­но-конструкторскими работами и т.п.

Такое производственно-сбытовое отделение может объеди­нять группу специализированных предприятий, что характеризует горизонтальную интеграцию производства. Отделения создаются с целью расширения каналов реализации продукции и обеспече­ния собственного производства всеми необходимыми компонен­тами. полуфабрикатами, сырьем, тарой, запасными частями, ре­монтной базой, сервисным послепродажным обслуживанием про­дукции и т.п.

Более сложную организационную структуру имеют многоот­раслевые субъекты хозяйствования.

Группа многоотраслевых субъектов хозяйствования объе­диняет, как правило, крупные промышленные концерны, которые по характеру своей продукции заняты в двух-трех и более отрас­лях промышленности В таких субъектах хозяйствования устанав­ливаются тесные производственные связи между сопряженными и параллельными производствами, представленными отдельными предприятиями и объединениями. В результате горизонтальной и вертикальной интеграции производства в концерне сосредотачи­ваются большие производственные комплексы, выпускающие продукцию массового потребления и осуществляющие свою дея­тельность в сфере крупного промышленного производства

Примером такой формы организации производства и планиро­вания может служить крупнейший в США концерн "Дженерал-мо­торс" Его организационная структура управления, как и большин­ства других американских концернов, состоит из четырех основ­ных звеньев:

• высшей администрации, направляющей всю деятельность

концерна,

• администрации производственных групп, координирующих деятельность производственных подразделений;

• администрации отделений, осуществляющих руководство работой предприятий;

• администрации самих предприятий.

Высшее руководство компании представлено советом дирек­торов, в который входят председатель совета директоров, прези­дент компании, вице-председатель, ведущие вице-президенты и вице-президенты, многие из которых возглавляют производст­венные группы и отделения концерна, а также другие компании и банки. Участие в управлении несколькими корпорациями руко­водителей крупнейших компаний способствует укреплению меж­фирменных связей и упрощает процесс планирования производственно-хозяйственной деятельности концерна. Всего высшее ру­ководство может насчитывать до 30 членов.

Такой громоздкий на первый взгляд аппарат управления на практике требует строгой субординации. Во многих подобных компаниях установлено, например, что председатель совета ди­ректоров все производственные вопросы решает с президентом компании, а финансовые — с вице-председателем. Те, в свою оче­редь, решают вопросы с подчиняющимися им ведущими вице-пре­зидентами, а последние - с вице-президентами. В американской практике президенты компаний имеют в среднем 9 вице-президен­тов. При этом каналы, по которым осуществляется планирование деятельности всей компании, строго формализованы

Высший персонал осуществляет руководство предприятиями через промежуточные звенья, представленные производствен­ными группами и отделениями. При этом каждый ведущий ви­це-президент имеет свою сферу влияния. Один из них, как прави­ло, руководит всеми отделами высшей администрации, другие -производственными группами, в которые входят производствен­ные отделения. Кроме того, специальные вице-президенты могут руководить группами по управлению деятельностью отделений за границей. Такая структура аппарата управления, с одной стороны, разгружает высшее руководство от повседневной текущей работы по управлению предприятиями и позволяет сосредоточить внимание на проблемах стратегического планирования, с другой, созда­ет условия для более четкого планирования и руководства работой предприятий со стороны производственных групп и отделений. Последние имеют право самостоятельно решать на своих предпри­ятиях производственные вопросы исходя из стратегии, разработанной высшим руководством. Перед каждой группой и отделени­ем стоит менее масштабная, но более конкретная задача: оптими­зировать на основе плана работу комплекса подведомственных предприятий и каждого предприятия в отдельности.

Каждое отделение представляет собой комплекс взаимосвя­занных предприятий, размещающихся в различных районах. В на­шем понимании отделение - это крупное производственное объе­динение, в которое входят предприятия двух уровней. Первый уровень представлен предприятиями с высокой степенью специа­лизации, изготовляющими полуфабрикаты. Они поставляют про­дукцию на сборочные предприятия второго уровня, где изготавли­вается конечный продукт. В этом состоит суть вертикальной ин­теграции производства в многоотраслевых компаниях, на основе которой строится вся система планирования и управления.

Указанная система имеет следующие достоинства.

Во-первых, достигается децентрализация в планировании и уп­равлении предприятиями в рамках концерна, что при умелом при­менении системы материальной заинтересованности создает бла­гоприятные условия для эффективного использования имеющихся в распоряжении предприятий ресурсов. Отделения и предприятия самостоятельно составляют текущие производственные планы. Однако децентрализация в управлении и планировании деятель­ности предприятий в концерне сочетается с централизацией финан­сового контроля, сосредоточенного в руках вице-председателя.

Во-вторых, объединение предприятий в крупные производ­ственные комплексы (отделения) и сведение последних в производ­ственные группы позволяет наладить ритмичную работу взаимосвя­занных предприятий, спланировать оптимальную программу инвес­тиций по предприятиям каждого отделения и группы в целом с учетом интересов предприятий и концерна. Кроме того, обеспечива­ется более тесная связь предприятий с научно-исследовательскими институтами и лабораториями, входящими в структуру отделения;

облегчается привлечение к практической работе квалифицирован­ных консультантов в области планирования и управления производ­ством; появляется возможность оптимизации производственных мощностей и рабочей силы в масштабе всего отделения.

В-третьих, централизация снабженческо-сбытовых функций позволяет снизить издержки на эти виды деятельности и оператив­но маневрировать материальными ресурсами.

В-четвертых, все четыре уровня управления (высшая админис­трация, руководство производственных групп, отделений и пред­приятий) связаны одной системой коммерческого расчета, что обеспечивает полную самостоятельность в планировании, свободу и оперативность в работе, высокую степень ответственности и за­интересованности в конечных результатах деятельности.

Межотраслевые компании. Относящиеся к этой группе субъекты хозяйствования специализируются на выпуске продук­ции, потребляемой отраслевыми и многоотраслевыми предприятия­ми и объединениями. Многоотраслевая компания, например, может выпускать одновременно детали и сборочные единицы для автомо­бильной и авиационной промышленности, изоляционные и строи­тельные материалы для строительства, упаковочные материалы для пищевой промышленности и т.п. Будучи поставщиками многих предприятий и объединений различных отраслей промышленности, они занимают как бы межотраслевое положение. В многоотрасле­вых компаниях нет широкого выхода конечной продукции на рынки потребительских товаров. Их рынок более ограничен. Конкуренция со стороны отраслевых и многоотраслевых компаний ими выдержи­вается за счет более низких издержек вследствие высокой специали­зации производства и массового выпуска продукции.

Система планирования в межотраслевых компаниях во многом идентична системе, принятой во вспомогательных подразделениях крупных отраслевых и многоотраслевых концернов, которые про­изводят продукцию в основном для нужд основных производствен­ных подразделений и лишь частично реализуют ее другим компани­ям. Однако при наличии унифицированных блоков планирования даже в однотипных субъектах хозяйствования имеются различия в средствах и методах их реализации, что говорит о постоянном раз­витии и совершенствовании системы планирования в соответствии с изменяющимися условиями производства и внешней среды.

Многоступенчатость в планировании сложилась не сразу, а по­степенно, с ростом компаний, как объективная реакция на изменя­ющиеся условия хозяйствования, обусловленные внешней средой.

3. Механизм планирования

Под механизмом планирования понимается совокупность средств и методов, с помощью которых принимаются плановые решения и обеспечивается их реализация. Если организационная структура отражает внешнее строение системы планирования, ее форму, то механизм планирования раскрывает внутреннее строе­ние, содержание системы планирования.

В общем виде в механизм планирования входят:

• аппарат выработки целей и задач функционирования пред­приятия;

• функции планирования;

• методы планирования.

Перечисленные компоненты механизма планирования взаимо­обусловлены как элементы одной системы. Логика этой связи сле­дующая: законы развития производства, включая экономические законы, законы техники и технологии, кибернетики, законы разви­тия общества и т.п. порождают цели и задачи функционирования предприятия; цели и задачи определяют функции планирования, которые обусловливают соответствующие методы планирования.

Рассмотрим эти компоненты.

Цели и задачи планирования. Переход к рыночной экономике существенным образом изменяет систему целей и задач предприя­тия, которая в плановой экономике задавалась директивно. В ры­ночной экономике предприятие, руководствуясь потребностями рынка, само формирует программу своей работы. В общем виде постановку целей можно определить как процесс принятия плано­вых решений, который предшествует будущему действию. Цели деятельности всех структурных подразделений предприятия дол­жны быть увязаны между собой. Только при таком подходе гаран­тируется, что всем сторонам деятельности предприятия будет уде­лено надлежащее внимание.

Только руководство высшего звена способно обеспечить опти­мальное соединение целей и задач отдельных подразделений с об­щими целями деятельности предприятия.

Соединение целей и основных задач по их достижению пред­ставляет собой стратегию предприятия. Политика же разрабаты­вается для того, чтобы создать механизм реализации целей. Причем задачи более высокого звена предприятия могут стать целями для ни­жележащего уровня. Политика очень важна для управления повсед­невной деятельностью предприятия. Она позволяет выявлять и фор­мулировать проблемные ситуации, требующие своего разрешения, проверять в практической деятельности людей вероятность дости­жения целей, прогнозировать развитие различных ситуаций, оцени­вать приоритет целей в процессе их постановки и реализации, ана­лизировать опыт работников аппарата управления и т.п.

Система целей предприятия зависит от пяти компонентов:

внешних возможностей и ограничений предприятия, внутренних возможностей и ограничений предприятия, склонности к риску. Внутренние возможности и ограничения определяются трудовы­ми, финансовыми и материальными ресурсами; внешние - харак­тером внешней среды, которую в отношении целей можно струк­турировать на экономическую, технологическую, правовую и т. д.

Система целей деятельности предприятия должна удовлетво­рять следующим требованиям:

• они должны быть функциональными, чтобы руководители раз­личных уровней могли легко трансформировать цели, которые ста­вятся на более высоком уровне, в задачи для нижестоящих уровней;

• должна быть установлена временная связь между долговре­менными и краткосрочными целями;

• цели должны периодически пересматриваться, чтобы внут­ренние возможности соответствовали имеющимся условиям;

• цели должны обеспечить необходимую концентрацию ре­сурсов и усилий;

• необходимо всегда ставить систему целей, а не одну цель;

• цели должны охватывать все сферы деятельности предприятия. Данные требования можно реализовать, если на предприятии есть четкий механизм планирования целей, в основе которого ле­жат следующие направления деятельности:

• выделение линейных и функциональных подразделений, от­вечающих за организационное обеспечение целей определенного уровня;

• проверка однородности целей каждого подразделения пред­приятия, недопущение разрыва связи между целями и задачами;

• рациональное распределение прав и ответственности на раз­ных уровнях управления, исходя из иерархии системы целей;

• установление последовательности и характера работ по дос­тижению конечных целей предприятия;

• оценка эффективности различных вариантов организацион­ных решений;

• разработка системы оценки и стимулирования труда, исходя из конечных результатов работы подразделения.

Успешная реализация этих конечных целей будет зависеть от того, как они будут в процессе планирования разбиты на подцели и задачи. В общем случае алгоритм планирования целей включает их конкретизацию в технико-экономических показателях работы предприятия и формулирование основных проблем, требующих своего решения для достижения целей. Разные цели могут соотно­ситься между собой следующим образом:

• может иметь место конкуренция целей, если реализация од­ной цели возможна только за счет другой (рис. 2.1);

• реализация одной цели может способствовать реализации другой (рис. 2.2);

• цели не связаны между собой (рис. 2.3).

Функции планирования. Под функциями планирования пони­маются обособившиеся виды труда, порождаемые разделением труда внутри процесса планирования, т.е. любая работа, любое действие, совершаемое в процессе формирования плана и направ­ленное на изменение состояния предприятия.

В состав функций планирования можно включить следующие

Уменьшение сложности. Важнейшей функцией планирования является преодоление реально существующей сложности плани­руемых объектов и процессов. Для этого при планировании необ­ходимо выделить наиболее существенные связи и зависимости, объединив их в модули, разграничивающие сферы деятельности и являющиеся структурными элементами единого плана. Такой под­ход позволяет разбить процесс планирования на отдельные плано­вые расчеты и упростить процесс разработки и реализации плана, а также контроля за его выполнением.

Мотивация. С помощью процесса планирования должно ини­циироваться эффективное использование материального и интел­лектуального потенциала предприятия.

Прогнозирование. Одной из функций планирования является как можно более точное прогнозирование состояния как внешней, так и внутренней среды предприятия путем систематического анали­за всех факторов. Качество прогноза определяет и качество плана.

Обеспечение безопасности. Планирование должно учитывать фактор риска, чтобы избежать или уменьшить его.

Оптимизация. В соответствии с данной функцией планирова­ние должно обеспечить выбор допустимых и наилучших с точки зрения ограничений альтернатив использования ресурсов.

Функция координации и интеграции. Планирование должно объединять людей как в процессе разработки плана, так и его реа­лизации, предотвращать конфликты и учитывать интеграцию раз­личных сфер деятельности предприятия.

Функция упорядочения. С помощью планирования создается единый порядок действий всех работников предприятия.

Функция контроля. Планирование позволяет наладить эффек­тивную систему контроля за производственно-хозяйственной дея­тельностью, анализ работы всех подразделений предприятия.

Функция документирования. Планирование обеспечивает до­кументированное представление хода производственно-хозяй­ственной деятельности.

Функция воспитания и обучения. Планирование оказывает вос­питательный эффект посредством образцов рациональных дей­ствий и позволяет учиться на ошибках.

Методы планирования. Под ними понимается способ осущес­твления планирования, т.е. способ реализации плановой идеи.

Метод планирования зависит от конкретной формы планиро­вания и включает два аспекта:

а) направление планирования;

б) средства обоснования плановых параметров.

В практике планирования можно выделить три направления планирования: прогрессивное, ретроградное и круговое.

Прогрессивное планирование (способ "снизу вверх"). При этом способе планирование осуществляется от низших уровней иерархии предприятия к высшим. Здесь низшие структурные подразделения сами составляют детальные планы своей работы, которые впослед­ствии интегрируются на верхней ступени, образуя план предприятия.

Ретроградный метод ("сверху вниз"). В этом случае процесс планирования осуществляется исходя из плана предприятия путем детализации его показателей сверху вниз по иерархии. При этом структурные подразделения должны преобразовать поступающие к ним планы вышестоящих уровней в планы своих подразделений.

Круговой метод (встречное планирование). Он представляет собой синтез вышерассмотренных методов. Круговой метод пред­усматривает разработку плана в два этапа. На первом этапе (сверху вниз) производится текущее планирование по главным целям. На втором этапе (снизу вверх) составляется окончательный план по системе детализированных показателей. При этом в планы вклю­чаются наиболее удачные решения.

Что касается средств обоснования плановых решений, то они подробно рассмотрены в разделе 3.

4. Процесс планирования

Как целесообразная деятельность людей процесс планирова­ния имеет свою технологию, представляющую последователь­ность работ, выполняемых при составлении плана.

Процесс планирования состоит из следующих этапов.

Определение цели планирования

Цели планирования являются решающим фактором при выборе форм и методов планирования. Они обусловливают также критерии при принятии плановых решений и контроле за ходом их реализации.

Анализ проблемы

На этом этапе определяется исходная ситуация на момент сос­тавления плана и формируется конечная ситуация.

Поиск альтернатив

На этом этапе среди возможных путей разрешения проблемной ситуации отыскиваются подходящие действия.

Прогнозирование

На этом этапе формируется представление о развитии плани­руемой ситуации.

Оценка

На этом этапе проводятся оптимизирующие расчеты для выбо­ра наилучшей альтернативы.

Принятие планового решения

Выбирается и оформляется единственное плановое решение.

Подробно технология обоснования плановых решений изло­жена в работе[8].

5. Вспомогательные средства, обеспечивающие процесс пла­нирования

Средства, обеспечивающие процесс планирования, позволяют автоматизировать технологический процесс разработки плана предприятия: от сбора информации до принятия и реализации пла­новых решений. Сюда входит техническое, информационное, про­граммное, организационное и лингвистическое обеспечение.

Комплексное использование этих средств позволяет создать автоматизированную систему плановых расчетов (АСПР).