2.6.1. Практическое занятие «разработка графика (распорядка) рабочего дня и рабочей недели)»

Цель занятия. Разработать график (распорядок) рабочего дня и недели для одного из работников аппарата управления хозяй­ством.

Условия и исходные материалы. Изучить литературу по вопросу; освоить методику построения графиков рабочего дня и рабочей недели на основе личного плана на месяц. Проанализировать личностные наблюдения за работой аппарата управления, полученные в хозяйстве в период практики, а также данные о затратах рабочего времени управленцев, ознакомиться по имеющимся на кафедре с типовыми графиками рабочего дня и недели.

По указанию преподавателя разработать график рабочего дня и цели руководителя хозяйства или главного специалиста. Подго­1 овить проект приказа (распоряжения) по хозяйству о введении в воздействие этого графика.

Порядок и методика выполнения задания. Анализ деятельности руководящих работников показывает, что в течение рабочего дня. В более длительные интервалы времени отдельные операции они выполняют в определенное время: прием посетителей, совершают, посещение производственных подразделений, оперативное планирование, доклады и встречи с подчиненными и др. Поэтому, несмотря на разнообразие видов управленческого труда, возможно делать работу аппарата управления более ритмичной путем раз­pаботки и внедрения в практику рабочих графиков, которые часто называют распорядком дня.

Рабочий график (распорядок дня) представляет собой стандартный оперативный план, в котором в основные отрезки времени, недели, месяца фиксируются повторяющиеся виды работ. Наличие такого графика обеспечивает четкость деятельности, так как сотрудники аппарата управления заранее знают, когда и какие вопросы обсуждаются у руководителя, какие материалы следует рассмотреть и к какому сроку, когда и в какое время они могут определиться с руководителем по личным и производственным вопросам и т.д.

Работа по графику позволяет руководителю выделять в установленные сроки время на решение основных наиболее важных задач производства, поставить их в центр внимания всего аппарата управления.

Прежде чем при ступить к составлению распорядка рабочего времени, недели и т. д., надо тщательно изучить периодичность трудовых операций, совещаний, заседаний, посещений производственных подразделений и служб, выезды в вышестоящие организации и др. Наиболее распространенным методом для этого определяется само фотография рабочего дня за более или менее длительные промежутки времени с последующим анализом полученных данных, а также анализ записей в рабочем блокноте основных мероприятий, выполняемых лично руководителем и сотрудниками и др.

Выявив однородные и постоянно повторяющиеся работы, устанавливают определенное время дня, когда они более или менее регулярно выполняются.

Анализ фотографии рабочего дня руководителя показал, что в основном он начинается с оперативного планирования и кор­ректировки заданий, причем в силу особенностей производства этот процесс неизбежен и в нем участвуют по существу все ру­ководители служб хозяйства. Работники служб в это время, как правило, должны находится на своих рабочих местах, с тем, чтобы руководитель хозяйства мог немедленно поручить им вы­полнение той или иной работы или получить необходимую ин­формацию.

Опыт показывает, что многие руководители до начала рабочего дня стремятся получить информацию о событиях, происшедших ранее, знакомятся с корреспонденцией, состоянием дел. Иногда они обходят отдельные рабочие места, встречаются с работника­ми, что позволяет подготовиться к рабочему процессу, обеспечить четкое, своевременное начало работы всего коллектива.

Если работа началась в соответствии с плановым заданием, ру­ководитель далее обстоятельно знакомится с документами, кор­респонденцией и т. д. Следует учитывать, что в утренние часы все сведения лучше усваиваются. Тщательный анализ состояния дел позволяет целенаправленно влиять на процесс производства в те­чение рабочего дня.

Важно чередовать работу в конторе и выезды в производ­ственные подразделения, беседы с работниками и другие работы, выделять время для активного отдыха. Это позволяет сохранять работоспособность в течение длительного времени. Примерный график рабочего дня руководителя предприятия приведен в таБЛ.30.