1.7.2. Практическое занятие «разработка должностной инструкции для работников планово-экономической и бухгалтерской служб хозяйства»

Цель задания. Ознакомиться с методикой составления должно­стных инструкций для работников аппарата управления.

Условия и исходные материалы. Задание выполняется на основе нормативных документов и материалов хозяйств, в которых сту­денты проходили практику и по которым разрабатывали проект структуры управления.

Порядок и методика выполнения задания. В отличие от Положе­ния о подразделении (звене) управления должностная инструк­ция адресована непосредственно исполнителям, на которых воз­лагается выполнение определенного круга обязанностей.

Должностными инструкциями определяются служебное по­ложение, обязанности, права и персональная ответственность каждого работника, а также рамки обязанностей подчиненных чтобы они не могли быть расширены или сужены произвольно, по желанию руководителей. По трудовому законодательству администрация хозяйства при приеме на работу должна опреде­лить круг обязанностей каждого работника, характер его деятельности в соответствии со специальностью и квалификацией. Должностные инструкции служат нормативно-правовой основой для применения мер дисциплинарного и материального воздействия на лиц, не выполняющих возложенные на них обязанности.

Инструкции должны способствовать рациональному разделе­нию управленческого труда и равномерной загрузке всех работни­ков аппарата управления. Обязанности, права и ответственность каждого руководителя и специалиста определяются с учетом кон­кретных условий исходя из общих задач и обязанностей руководя­щих работников, которые закреплены уставом или Положением о предприятии, законодательными актами, различного рода агрономическими, зоотехническими, ветеринарными, техническими и прочими правилами, инструкциями, приказами, другими доку­ментами.

При разработке должностных инструкций не допускается нару­шение принципа единоначалия: каждому руководителю следует применять такие функции (с предоставлением соответствующих нрав), чтобы он мог самостоятельно осуществлять деятельность. При определении обязанностей и прав специалистов исключают­ся выполнение несвойственных им функций, дублирование. Следует создавать оптимальные условия для проявления инициативы и самостоятельности руководителей, не допускать подмены их подчиненными в принятии решения, четко определять персо­нальную ответственность каждого работника аппарата управления, а конкретный участок работы.

Каждая должностная инструкция состоит из четырех разделов: общие положения, функции, права и персональная ответственность (рис. 3).

Общие положения. В разделе определяют роль работника аппа­рата управления, его основную задачу, кем он назначается, кому подчинен и кем непосредственно руководит, какими документами используется в практической деятельности. Регламентируется уро­вень квалификации, необходимый для замещения данной долж­ности.

Руководство хозяйством, его производственными подразделе­ниями (цехом, отделением, бригадой и т. д.) по ручается одному человеку, который наделяется необходимыми правами для уп­равления и несет полную ответственность за деятельность данно­го участка производства. При правильном осуществлении прин­ципа единоначалия каждый работник подчинен только одному лицу, от которого получает задание и перед которым отчитывает­ся. Такая организация управления исключает безответствен­ность.

Функции работников. В разделе целесообразно строго опреде­лить функции или их элементы для каждого работника аппарата управления. Функции должностного лица следует устанавливать на основе соответствующего распределения всего комплекса работ аппарата управления. При этом важно избегать параллелизма и дублирования.

Права работников вытекают из их конкретных задач и обязан­ностей. Законодательство устанавливает основные, общие для всех хозяйств положения, характеризующие права руководящих работников. С их учетом определяют права должностных лиц в конкретном хозяйстве. Необходимо стремиться к тому, чтобы каждый руководитель имел достаточно прав для самостоятельного решения вопросов, входящих в круг его обязанностей. В разделе фиксируются вопросы приема рабочих, специалистов и служащих на работу и их увольнения, поощрения работников и наложения на них взысканий.

Общие положения

Персональная ответственность. Управленческий работник дол­жен отвечать за порученный ему участок деятельности, точное и своевременное выполнение возложенных на него обязанностей, наблюдение установленного порядка. В разделе должностной инструкции перечисляются наиболее важные функции, за выполне­ние которых работник несет персональную ответственность: планирование и выполнение планов по производству сельскохозяй­ственной продукции по всем экономическим показателям в уста­новленный срок и предусмотренного качества; материальный ущерб, при чиненный производству в результате неправильного руководства; правильно е расходование средств фонда заработной платы; организация учета и хозяйственного расчета, сохранность материальных ценностей; внедрение в производство достижений науки и передового опыта и т. д.

Особое внимание уделяется ответственности за соблюдение требований и правил техники безопасности всем персоналом, слу­чаи травматизма и возникновения пожаров.

Это лишь основные положения, которые необходимо учиты­вать при подготовке должностных инструкций. Их разработка на крупных сельскохозяйственных предприятиях предполагает про­щение определенной подготовительной работы по анализу структуры управления (численности работников, их соподчинен­ности, фактического распределения функций, эффективности ра­боты и бюджета времени). Результаты анализа используются при совершенствовании структуры управления (упорядочение систе­мы соподчиненности органов управления и должностных лиц, штатного расписания).

Перестройка управления, как правило, сопровождается пере­распределением служебных обязанностей, что закрепляется в должностных инструкциях. После рассмотрения и утверждения но­вой структуры управления разрабатывают проект должностных инструкций. Первая их редакция подготавливается в необходимом количестве экземпляров и передается на рассмотрение работникам управления, для которых они предназначены. Их лучше изу­чить и обсуждать с каждым должностным лицом отдельно. После получения замечаний осуществляется корректировка проектов с учетом интересов хозяйства. Если замечания влекут за собой зна­'1Iпельные изменения, после их согласования документ передает­ся на вторичное рассмотрение. Уточненные должностные инст­рукции подписывают исполнители, затем они согласовываются с заинтересованными подразделениями и службами и утверждаются руководителем хозяйства. Затем их размножают и рассылают в подразделения и службы.

С новыми должностными инструкциями нужно познакомить всех работников хозяйства, чтобы каждое должностное лицо знало, по каким вопросам оно компетентно принимать решения, а каждый работник хозяйства был ознакомлен с тем, какой руково­дитель имеет право принять решение по тому или иному вопросу.

Для разработки должностных инструкций работников плано­во-экономической и бухгалтерской служб хозяйства используют вспомогательную табл. 18.