2. Регистрация документов

Важнейшая составная часть делопроизводства — регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений в спе­циальной учетной форме для обеспечения их сохранности и об­легчения поиска. Непременное условие при этом—соблюдение принципа однократной регистрации, то есть сведения о докумен­те фиксируются только один раз в форме, удобной для последую­щего учета, контроля и поиска в любом подразделении, независи­мо от места регистрации.

Рациональная организация регистрации документов предус­матривает применение унифицированных способов и приемов ве­дения учетных форм, фиксацию учетных данных и индексацию документов.

Основу индексации документов составляют условные обозна­чения структурных подразделений и корреспондентов, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие и исходящие номера. Так, индекс 07-27-67 входящего документа включает:

07 — индекс структурного подразделения, к деятельности кото­рого относится документ;

27 — номер соответствующего дела по номенклатуре; 67 — индивидуальный порядковый номер входящего докумен­та, присвоенный ему при регистрации.

8 практике сельскохозяйственных предприятий используются две формы регистрации документов — карточная и журнальная.

При журнальной форме регистрации один документ много­кратно фиксируется при его прохождении по инстанциям. Кар­точная система позволяет применять принцип однократности фиксации и перейти на компьютерные формы контроля, поэтому она более эффективна.

После учета документа регистрационные карточки помещают в контрольные и учетно-информационные картотеки. На практике может печататься несколько контрольных карточек: одна остается на контроле, а другая следует вместе с документом. Контроль ис­полнения документов чаще ведется по срокам исполнения, может осуществляться также по отделам или структурным подразделени­ям. Регистрация осуществляется в хронологической последова­тельности.

Все документы должны исполняться в следующие сроки: теле­граммы (радиограммы) — 2—5 сут; срочные письма — в сроки, ус­тановленные в документах, но не более 1—3 дней; сложные — от 10 дней до месяца.

Обязательному контролю подлежат постановления, распоряже­ния, приказы, запросы, поручения вышестоящих органов. На контроль могут браться любые важные документы.

Пользуясь приведенными ниже образцами, зарегистрировать документ в регистрационной карточке и в журнале регистрации, определить, кому он предназначен, и поставить на контроль.

Лицевая сторона

Регистрационная карточка № _______________входящих документов

Корреспондент_____________________________________________________

Входящий № и дата получения документа________________________________________

____________________________________________________________________________

По вопросу__________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Резолюция руководства_______________________________________________________

Оборотная сторона

Передано для исполнения

________________ __________________________________________________

Дата Фамилия исполнителя

_____________________________________________________________________________

Что поручено

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Отметка об исполнении________________________________________________________