Что и как ищут в сэд

Компания AIIM, проведя исследование рынка контент-аналитики, пришла к заключению, что рядовые пользователи ассоциируют слово "поиск" с привычной поисковой системой, основанной на ранжировании выдачи на основе релевантности, по типу Google. Поиск в корпоративных системах оказался более сложным занятием для 72% респондентов, а больше половины (53%) не пользуется даже расширенными инструментами, имеющимися в СЭД, поскольку этой функциональности им не хватает. Ровно половина пользователей в бизнес-среде мечтают об улучшении поиска в сторону повышения простоты, скорости и результативности, а также об осуществлении поиска в КИС по ключевым словам. Нахождение и анализ данных мультимедиа, к которым традиционно относятся изображения, аудио- и видеофайлы, в средствах контентного поиска практически не реализованы.

Насколько сложно найти разные типы контента (чем выше показатель, тем сложнее найти соответствующий тип данных)

Источник AIIM, 2010

На российском рынке СЭД/ECM также существует подобная диспропорция, однако эксперты считают ее вполне обоснованной. "Для внешних хранилищ формализовать запросы заранее невозможно, потому что в Сети хранится неструктурированная информация. Соответственно, и поиск работает именно с такими данными. Во внутренних хранилищах можно искать только по созданным внутри них структурам – например, если нужно найти договор, то пользователь должен искать его по номеру и дате", – считает Дмитрий Семенюк, менеджер по продуктам ЭОС. Его поддерживает и Юрий Корюкин, директор по корпоративным проектам ABBYY Россия, объясняя, что созданные в компании специфические документы будут искать по внутреннему поиску; тогда как те, которые делали для того, чтобы выложить в открытый доступ в Сеть, – будут искать именно там. 

Дмитрий Семенюк добавляет, что сейчас в бизнес-среде растет интерес не только к полнотекстовому, но и к нечеткому поиску – находящему похожие слова, различающиеся в написании, но имеющие один набор букв. По его мнению, в российских СЭД также очень редко используется поиск по мультимедиа, и основная масса искомых документов – договора, финансовая документация, офисная корреспонденция.

Владимир Митюнин, руководитель московского офиса департамента Documentum "Корус Консалтинг", отмечает, что сравнивать возможности поиска в Сети с поиском во внутренних хранилищах организаций не вполне корректно. "Проблема внутрикорпоративного поиска связана, прежде всего, с тем, что в компании используются несколько информационных контуров (систем) – внутренний портал, учетная система, система документооборота, почтовые программы и их архивы, средства групповой работы, архивы документации и пр. Разумеется, сотрудникам неудобно осуществлять отдельный поиск по каждой из них в отдельности, тем более что мы фактически должны знать, что именно ищем и где должен находиться этот документ (в отличие от веба, где поиск производится по заданному нами ключевому слову в огромном количестве неизвестных нам источников). Плюс к этому неудобно пользоваться разными формами (окнами) поиска для разных систем", – объясняет он.

"Развитие рынка средств корпоративного поиска пока находится в России в зачаточном состоянии. Не думаю, что стандарты или законы нужны в этой области. Компании, которые первыми поймут выгоду от внедрения поисковых технологий, получат преимущества. Эти преимущества заставят конкурентов их догонять – только так и распространяются реальные технологии", - подводит итог Сергей Якимчук, руководитель центра компетенции MS SharePoint компании Terralink.