Сканирование

Значимый этап – это сканирование документов. Безусловно, самый трудоемкий процесс. На выходе получаются "снимки" документов, которые аккуратно складываются по папкам в ожидании обращения к ним. Но иногда организациям необходимо обеспечить и распознавание текста, к примеру, для полнотекстового поиска, тогда трудоемкость оцифровки усложняется многократно.

Любое сканирование начинается с предварительного анализа архивного фонда. Необходимо отделить важные документы от второстепенных (записки, всевозможные копии документов и пр.). На этом этапе оценивается трудоемкость работы, этапность, вырабатывается единый формат по индексированию и пр.

Книжный сканер Элар Plan Scan

Далее начинаются работы по сканированию. Этот процесс сложен не только ввиду обработки большого количества листов, но и по причине того, что документы неоднородны по составу. Это могут быть не расшиваемые папки, крупные или негабаритные листы, пожелтевшая бумага, карандашные или другие малоконтрастные записи, просто поврежденные листы, а также документы, требующие особо бережного обращения из-за ветхости.

Сама оцифровка происходит с применением специализированного оборудования. Это, как правило, устройства для поточного сканирования, а также сканеры для книг, нерасшиваемых папок. Безусловно, покупать подобное дорогостоящее оборудование оправдано только для больших или распределенных архивов. В основном же для выполнения работ по оцифровке приглашаются сторонние организации. Если же стоит задача по покупке оборудования для внутреннего использования, то можно обратить внимание на следующее: во-первых, всемирно известные многопрофильные производители не всегда предлагают достойные по качеству и производительности решения, тогда как известные лишь профессионалам марки оказываются превосходными по всем основным характеристикам. Во-вторых, настройки скорости и расширения по умолчанию могут косвенно сказать о реальной, а не заявленной производительности аппарата (к примеру, настройки 200dpi явно не рассчитаны для поточного сканирования).

Профессиональный сканер Fujitsu fi-5750C

Еще в процессе сканирования очень важно осуществлять постоянный анализ получаемых снимков для оперативного изменения настроек сканирования. Ведь получаемые данные должны быть легко читаемыми в дальнейшем. К тому же, нередко необходимо проводить работы по редактированию изображений, это чаще всего касается ветхих или поврежденных документов.

По окончанию сканирования производится индексирование полученных снимков. Работы чрезвычайно кропотливая и ответственная. На этом этапе производится сопоставление полученных снимков с уникальным, однозначно идентифицируемым кодом, присвоенным в соответствии с введенным классификатором. В итоге, как правило, получается древовидная структура кодов документов, облегчающая поиск не только по ключевым словам в карточке, но и по группам.