Использовать или не использовать

Надо обратить внимание, что в России порядок использования ЭЦП регулируется федеральным законом "Об электронной цифровой подписи", который устанавливает, что ключом подписи может владеть только физическое лицо, а значит, как и раньше, электронные счета-фактуры будут подписываться уполномоченными физическими лицами от имени компании.

Кроме того, как было отмечено выше, в процессе обмена электронными счетами-фактурами между компаниями необходимо участие третьего лица. В случае подачи деклараций в электронном виде таким лицом является специализированный оператор связи. В рамках пилотного проекта по составлению и выставлению e-счетов-фактур применялась точно такая же схема, и в качестве оператора выступала компания "Такском". Поэтому компаниям, планирующим перейти на обмен счетами-фактурами в электронном виде, надо быть готовыми к тому, что это будет платной услугой.

Еще одним важным моментом является хранение e-документов. Дело в том, что все сертификаты ключей подписи имеют определенный срок действия, но компании необходимо обеспечить возможность подтверждения юридической значимости счетов-фактур в течение всего периода обязательного по закону хранения документа, т.е. даже тогда, когда сертификат ключа уже может быть недействительным.

Разумеется также, что для полного перехода на электронные счета-фактуры и интеграции учетных систем с системой обмена электронными документами компаниям придется установить новое ПО и обновить используемые для автоматизации учета программы. Правда, ситуация со счетами-фактурами в электронном виде, скорее всего, будет развиваться по сценарию, аналогичному подаче электронных деклараций, и необходимое внедрение и обновление программного обеспечения можно будет осуществить достаточно просто.

Остановимся теперь на положительных моментах перехода на счета-фактуры в электронном виде. При применении счетов-фактур в электронном виде компанию ожидает, во-первых, экономия на бумаге и на других расходах на печать, почтовые и курьерские услуги, а также снижение затрат на ведение архива бумажных документов. Уменьшится процент "опаздывающих" счетов-фактур, полученных компанией уже после закрытия налогового периода по НДС, за счет того, что доставка электронного файла осуществляется намного быстрее бумажного документа, и у компании появляется возможность оперативно взаимодействовать с поставщиками. Также становится легче искать необходимые счета-фактуры по контрагенту при камеральных проверках. Будет намного проще, чем сейчас, автоматизировать проверку входящих счетов-фактур на соответствие законодательству и контрактным отношениям с поставщиком. В целом же компании смогут обеспечить более гладкий переход на полностью электронный документооборот и применение стандартов EDI.

Как видим, преимущества перехода компании на счета-фактуры в электронном виде достаточно существенны, и нововведения, если будут реализованы, наверняка будут поддержаны налогоплательщиками.