Автоматизация архивов: с чего начать?

Электронный архив сегодня рассматривается лишь как составная часть более масштабной системы – электронного документооборота. Однако архивное дело заслуживает более чуткого к себе отношения, так как актуально и для небольшого ведомственного хранилища, и для центральных федеральных заведений.

Архив сегодня, как и много веков назад – это папки, стеллажи, пыль и добрые, хотя и замученные рутиной сотрудницы. Пока даже не верится, что когда-то будет по-другому. В нашем сознании документ – это, прежде всего, лист бумаги, скрепленный печатью и подписью, и только потом word'овский файл с электронной цифровой подписью. Мы должны иметь возможность подержать его в руках, потрогать, подшить в папку. А какую подобную радость нам может подарить электронный документ?

Итак, намучавшись с поиском, ошибками, утерями и прочими "радостями", организация принимает решение сделать как-то так, чтобы все было в компьютере. Чтобы раз - и получил систему, к тому же, чтобы она работала быстро, точно и была дешевой. В идеальном случае достичь всех трех целей, быть может, и возможно, но в реальной жизни - почти никак. Тут как в девизе консультанта: быстро, качественно, дешево. Выберите любые два варианта.

Тем ни менее, начинать с чего-то надо. В начале лучший вариант – разобраться в терминах и технологиях. В первую очередь, что такое электронный архив (ЭА).

ЭА – это, прежде всего, хранилище документов. Сейчас, в большинстве случаев, где есть хоть какая-то автоматизация учета, используется компьютерная база данных карточек документов,  т.е. ссылок на документ с указанием его атрибутов (номер, дату и пр.). Тем ни менее, наличие такой базы данных – очень неплохое начало. В результате, даже если при развертывании системы ЭА текущая база данных карточек не будет востребована, мы получим, во-первых, аппаратную часть (ПК, принтеры, ЛВС и пр.), а во-вторых, - неплохие базовые знания компьютерной грамотности у персонала, что, как ни цинично звучит, очень большой плюс к надежности функционирования системы в дальнейшем.