11.2. Управление коммуникациями проекта

Все участники проекта должны хорошо понимать, насколько коммуникации как система взаимосвязей между участниками проекта отражаются на эффективности его выполнения. В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций. К ним относятся:

• внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями);

• формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);

• письменные, устные, электронные;

• вертикальные и горизонтальные.

Управление коммуникациями проекта включает в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и обработки информации проекта. Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Это решается использованием современных информационных технологий в рамках системы управления проектом.

В качестве основных потребителей информации проекта выступают:

• проект-менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ;

• заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта;

• поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования, необходимых для выполнения работ;

• проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию;

• непосредственные исполнители работ на местах.

Процессы управления коммуникациями проекта включают в себя следующие процедуры.

1. Планирование коммуникаций – определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации.

2. Распространение информации – своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта.

Распространение информации проекта может производиться следующими способами:

• через собрания по проекту, распространение печатных документов, картотеки и сетевые электронные базы данных;

• электронное оборудование для коммуникации и проведения конференций (электронная почта, факсимильная связь, голосовая почта, телефон, видео и веб-конференции, а также публикации в Интернет);

• электронные инструменты для управления проектом (веб-интерфейсы программного обеспечения для управления проектом и расписанием проекта), программное обеспечение для работы офиса, порталы и инструментальные средства управления совместной работой.

3. Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации о выполнении работ. Эта информация включает в себя отчеты о текущем состоянии проекта, оценку прогресса и прогнозирование, а также информацию о содержании, сроках, стоимости и качестве проектных работ. Во многих проектах требуется также предоставление информации о рисках и поставках. Обычно отчеты об исполнении предоставляются в форматах столбиковых горизонтальных диаграмм, S-кривых, гистограмм или таблиц.

4. Управление участниками проекта – управление коммуникациями в целях удовлетворения требований участников проекта и решения возникающих проблем. Обычно управление участниками проекта входит в обязанности менеджера проекта.

Ключевым элементом в планировании коммуникаций проекта является определение того, кто с кем будет взаимодействовать, и кто какую информацию будет получать, а также наложение соответствующих ограничений.

План управления коммуникациями проекта содержит:

• требования к коммуникациям со стороны участников проекта;

• сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации;

• имя сотрудника, ответственного за передачу информации;

• имя сотрудника или группы – получателей данной информации;

• методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и/или пресс-релизы);

• частота коммуникации (например, еженедельно);

• схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне;

• метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта.

В план управления коммуникациями могут также включаться принципы проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, электронных совещаний и рассылки электронной почты.