Управление закупками и поставками ресурсов

Управление закупками и управление поставками материальных ресурсов осуществляются на инвестиционной фазе проекта. Основная задача этих процессов – обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части: закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе, поставки на место производства работ. Основными задачами закупочной стадии проекта являются:

1) подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;

2) планирование и организация процесса закупок;

3) изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками;

4) предварительный отбор участников торгов;

5) подготовка документов для торгов;

6) проведение торгов и заключение контрактов;

7) размещение заказа, включая переговоры о поставках;

8) контроль поставок (своевременность, комплектность, количество и качество) и принятие необходимых мер в случае появления отклонений;

9) разрешение конфликтов;

10) взаиморасчеты;

11) наем на работу необходимых специалистов (подрядчиков);

12) планирование поставок;

13) организация бухгалтерского учета;

14) доставка, приемка и хранение товара;

15) учет и контроль поставок.

На Западе последние четыре позиции принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные работы относят к закупкам. Такое деление не случайно, так как закупки осуществляет заказчик, а поставки – подрядчик.

Основные требования к управлению закупками и поставками:

• закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации;

• графики поставок разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз;

• план закупок должен охватывать весь проект в целом;

• выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;

• в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.

Основные требования к порядку размещения заказов:

• совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок;

• общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок;

• оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов;

• заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

Контроль поставок:

• осуществляется на основе специальных графиков, включающих плановые и фактические сроки и объемы поставок;

• организуется по каждому виду поставок (оборудование, работы, материалы, услуги);

• основывается на общем плане проекта;

• все изменения вносятся в общий график проекта;

• основывается на стандартных формах отчетности.

Все перечисленные работы возглавляет менеджер по закупкам и поставкам, работающий в контакте со всеми предприятиями и организациями, обеспечивающими проект ресурсами.