4 Методы делового общения

Чтобы избежать расхождений в понимании требований, руководителю необходимо убедиться, что его информация понята правильно. Для этого он должен повторить важнейшие моменты поручения и затем предложить исполнителю задать вопросы, если что-то неясно. Важно определить наиболее предпочтительные способы работы.

Выбор способа работы может происходить по следующим направлениям.

1. В чьи обязанности входит выполнение данной работы или решение проблемы:

а) одного работника (индивидуальный способ работы);

б) двух работников (работа в паре);

в) группы работников (групповая работа).

2. Время выполнения. Если времени мало, рекомендуется индивидуальная работа; если достаточно, можно прибегнуть к работе в паре или группой, что потребует большего времени, особенно на стадии подготовки и планирования.

3. Профессиональная компетентность. В индивидуальной работе необходима полная компетентность работника в решении данного вопроса. Работу в паре или группой рекомендуется использовать тогда, когда один работник не обладает всеми необходимыми знаниями.

4. Сбор информации. Индивидуальная работа позволяет получить небольшой объем информации, работа в паре и группе — значительно больший.

5. Идентификация, участие и взаимозависимость. Если эти моменты не имеют большого значения, индивидуальная работа предпочтительнее.

6. Последствия с точки зрения других работников: если они незначительны, подойдет индивидуальная работа; если имеют значение для двух работников, следует применить работу в паре; если воздействие будет сильным, следует включить в группу всех, кого касается этот вопрос. Таким образом, можно заранее повлиять на позицию, которую займет персонал.

7. Координация действий. Если координация не требуется, выбирают индивидуальный способ работы; если требуется, используют работу в паре, одну или несколько групп.

В процессе повседневного общения происходят становление коллектива предприятия, его окончательное формирование. Решаются следующие вопросы.

Оптимален ли состав коллектива. Если работник индивидуалист, а задание имеет групповой характер, лучше удалить его из коллектива.

Правильно ли распределена работа, могут ли ее выполнять двое или более сотрудников без потери производительности.

Каков характер предстоящих работ и как решить возникшие проблемы.

Как осуществляются групповые работы:

• являются ли они подлинно совместными;

• меняются ли сотрудники рабочими местами;

• помогают ли друг другу;

• требуются ли замена и большая гибкость;

• можно ли выполнять совместные работы при малой индивидуальной загруженности.

Каков объем и характер рационализаторской деятельности.

Руководитель информирует сотрудников о текущих делах и планах на будущее.

Следует постепенно передавать часть ответственности (полномочий) небольшим группам работников. При передаче части полномочий и ответственности группам иногда необходимо предусмотреть обучение.

В итоге может быть создан самоуправляемый коллектив:

• сотрудники участвуют в разработке планов работы;

• проявляют предприимчивость в выполнении не только отдельных работ, но и заданий от начала до конца, например в проведении уборки и складирования урожая;

• самостоятельно решают вопросы организации и распределения отдельных работ, проверки и контроля качества.

Когда коллектив берет на себя ответственность, руководитель может не вмешиваться в его деятельность, если нет существенных отклонений от плана.