2.3. Классификация бизнес-процессов предприятия

При описании бизнес-процессов на этапе описания деятельности «как есть» получается большое количество работ. Для того, что бы повысить эффективность обработки большого количества информа­ции, работы нужно правильно структурировать. Для этого бизнес-процессы, существующие на предприятии делят на четыре группы, каждая из которых обладает своими отличительными особенностями (рис. 2.9):

• Основные бизнес-процессы — генерируют доходы предприятия;

• Обеспечивающие бизнес-процессы — поддерживают инфра­структуру предприятия,

• Бизнес-процессы управления — управляют предприятием,

• Бизнес-процессы развития — развивают предприятие. Данный подход классификации бизнес-процессов является одним

из часто используемых на практике.

Основные бизнес-процессы лежат на пути следования продук­ции. Сначала в виде маркетинговой информации, проекта, затем в ви­де материального объекта (детали, товара, программного продукта, услуги и т. д.). В качестве схемы для выделения Основных бизнес-процессов можно использовать схему жизненного цикла продукции рис. 2.10.

50

В зависимости от особенностей конкретного предприятия вы­бираются те бизнес-процессы, которые существуют на любом пред­приятии. При этом целесообразно соблюдать следующие правила:

Правило 1. Данный перечень бизнес-процессов не является обязательным и полным, названия процессов в конкретных организа­циях могут не совпадать с приведенными на данном рисунке, процес­сы можно объединять и исключать в зависимости от целей и особен­ностей конкретной организации. В данном случае важна суть дела: через Основные бизнес-процессов проходят производимая продукция и/или услуги и их компоненты (маркетинг, проект, входящие матери­алы и др.).

Правило 2. Основных бизнес-процессов должно быть не более чем 7±2. Эта цифра исходит из того, что высший руководитель, как любой человек, не может эффективно руководить и воспринимать информацию от большего количества основных направлений дея­тельности.

51

Правило 3. При выделении бизнес-процессов необходимо назна­чать лиц, ответственных за их результативность (Хозяев процессов). Каждый бизнес-процессов должен иметь только одного Хозяина.

Правило 4. Чтобы Хозяин мог влиять на ход бизнес-процессов и его результаты, ему должны быть выделены все необходимые ресур­сы и полномочия и установлены показатели эффективности бизнес-процессов, адекватно отражающие ход бизнес-процессов. По этим показателям (в том числе экономическим) Хозяин должен регулярно отчитываться перед высшим руководителем о результатах своей дея­тельности.

Кроме основных бизнес-процессов на предприятии существуют Обеспечивающие (вспомогательные) бизнес-процессы. Эти биз­нес-процессы напрямую не контактируют с продукцией и предназна­чены для обеспечения нормального функционирования основных бизнес-процессов. К таким бизнес-процессам относятся: процесс под­готовки, обучения и аттестации персонала, процесс управления доку­ментацией, который устанавливает порядок разработки, утверждения и ведения документации, регламентирующей деятельность организа­ции и ее отдельных подразделений и обеспечивает эффективную ра­боту всех бизнес-процессов.

Обеспечивающие бизнес-процессы обеспечивают работу основ­ных Процессов (сервисное обслуживание оборудования, обеспечение энергоресурсами и производственной средой, обеспечение работы офиса, информационное обеспечение, обеспечение финансовой под­держки, управление окружающей средой, PR-деятельность и связь с общественностью и т.д.). При выделении вспомогательных бизнес-процессов действуют аналогичные правила:

Правило 1. Деятельность и персонал вспомогательных бизнес-процессов не работают с продукцией, составляющей цель деятельно­сти предприятия напрямую, а обеспечивают работу основных бизнес-процессов.

Правило 2. Количество вспомогательных бизнес-процессов не должно быть более, чем 5±2. В ином случае высший руководитель теряет управление организацией по той же самой причине.

Правило 3 и Правило 4. Такие же, как для основных бизнес-процессов.

Третья группа бизнес-процессов это процессы управления. Биз­нес-процессы управления являются также обеспечивающими. Дан-

52

ные бизнес-процессы позволяют управлять предприятием, обеспечи­вая его выживание, конкурентоспособность и развитие.

К группе управленческих бизнес-процессов относят следующие бизнес-процессы

• Процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспо­собность и развитие предприятия и регулируют его текущую дея­тельность.

. Процессы, прямой целью которых является управление деятель­ностью предприятия.

Отличительными особенностями бизнес- процессов управления является их типовая структура. Различие между управленческим про­цессами определяется спецификой объектов управления, которыми они управляют. (Например, бизнес-процесс «Управление финансами» управляет объектом «деньги», бизнес-процесс «Управление марке­тингом» управляет объектом «клиент», бизнес-процесс «управление персоналом» — объектом «Персонал» и т.д. (табл. 2.1).

Таблица 2.1 Характеристики бизнес-процессов управления

Типовая структура бизнес-процессов управления представляется стандартной цепочкой управленческого цикла, который состоит из следующих этапов:

53

• Этап 1. «Планирование». На данной этапе собирается информа­ ция, проводится ее анализ и разрабатывается план действий.

. Этап 2. «Организация». После разработки плана необходимо обеспечить его реализацию — довести мероприятия до сотрудников, обеспечить сотрудников необходимыми для реализации плана ресур­сами.

• Этап 3. «Учет». По истечении установленного периода необхо­ димо собрать фактическую информацию о выполнении запланиро­ ванных работ и достигнутых результатов.

. Этап 4. «Контроль». После проведения учета план сопоставляет­ся с фактической информацией и проводится анализ отклонений.

«Этап 5. «Регулирование». На последнем этапе принимается ре­шение о последующих действиях — корректировки плана.

Рис. 2.11 — Перечень бизнес-процессов управления

Учитывая идентичную структуру и общность бизнес-процессов управления для наиболее распространенных процессов, разработаны и эффективно применяются их типовые описания. Использование ти­повых схем процессов позволяет значительно ускорить, облегчить и повысить качество работ по описанию управленческой деятельности.

54

Для этого необходимо принять за основу типовые описания, содер­жащие максимально возможный набор функций, сравнить с суще­ствующей деятельностью предприятия и методом вычеркивания со­ставить описание управленческих бизнес-процессов предприятия «как есть». Использование типовых описаний также позволяет пока­зать, каких функций и бизнес-процессов на предприятии не хватает для того, что бы перевести предприятие в более оптимальное состоя­ние «как надо».

Развивающиеся бизнес-процессы — это процессы, позволяю­щие создать цепочку ценности в основном и во вспомогательном бизнес-процессах на новом уровне показателей. К этой группе относят следующие бизнес-процессы:

. Бизнес-процессы, целью которых является получение прибыли в долгосрочной перспективе.

. Бизнес-процессы совершенствования и развития деятельности предприятия.

Например: разработка продукции и развитие поставщика.

Бизнес-процессы развития представляют инвестиционные виды деятельности, где усилия прикладываются сегодня, а результаты по­лучаются по истечении определенного периода (табл. 2.2).

Таблииа 2.2

Характеристики бизнес-процессов развития

Отличительной особенностью бизнес-процессов развития явля­ется то, что они на 80% представляют из себя проектную деятель­ность (проект — это процесс, который реализуется один раз, после

55

чего он завершает свое существование. Ему на смену возникает но­вый проект и эта ситуация повторяется многократно). Бизнес-процессы развития — это на 80% проекты, а проекты требуют иных техник управления, которые называют технологиями управления проектами. Соответственно проекты предъявляют другие требования к сотрудникам компании, которые ими управляют и участвуют в их реализации.

При выделении сети бизнес-процессов нужно выбирать такой уровень детализации, при котором количество выделенных бизнес-процессов не будет превышать 20. Для больших и сложных бизнесов этот норматив удваивается и равняется 40. После построения дерева бизнес-процессов каждый бизнес-процесс детализируется далее на работы, из которых он состоит. Этот шаг называют описанием биз­нес-процессов.

Глубина описания бизнес-процесса зависит от цели и в каждом конкретном случае индивидуальна. Тем не менее, в проектах по опи­санию бизнес-процессов учитываются стандартные цели и стандарт­ные критерии определения глубины описания бизнес-процессов. В общем случае процесс нужно декомпозировать до тех пор, пока не будет разграничена ответственность между конкретными сотрудни­ками предприятия. По достижении этого уровня необходимо остано­виться.

Пример выделения бизнес-процессов предприятия приведен на рис. 2.12.

Данная сеть бизнес-процессов не является универсальной, воз­можны варианты, параллельного выполнения части бизнес-процессов.

В условиях обостряющейся конкуренции основные резервы по­вышения эффективности бизнес-систем находятся внутри их самих, поскольку цена ресурсов на входе и продукции на выходе колеблется, как правило, в незначительном диапазоне, что особенно заметно на рынке потребительских товаров. Поэтому активная работа по описа­нию корпоративной сети бизнес-процессов, их регламентации, аудиту и проектированию является объективной необходимостью.

56

1. решение определенной проблемы;

2. достижение какой либо цели.

Исходя из этого, используют принципы выделения бизнес-процессов под свои проблемные зоны или для достижения постав­ленных целей.

Принцип выделения процессов под проблемные зоны преду­сматривает, что предприятие идентифицирует свои проблемные зоны и соотносит их с видами деятельности, в которых могут возникать данные проблемы.

Принцип выделения процессов под цели предприятия преду­сматривает, что предприятие определит виды деятельности, которые вносят наиболее существенный вклад в достижение поставленных целей.

• ■ ■ ■ Деятельность, в которой возникают проблемы

• вша іДеятельность, вносящая существенный вклад в достижение целей

Указание основных функций необходимо для понимания сущно­сти бизнес-процесса, поскольку одного наименования бизнес-процесса недостаточно, и могут возникнуть противоречивые пред­ставления.

Пример: предположим, что бизнес-процесс имеет название «Управление договорами», при этом возникает вопрос: будет пи данный бизнес-процесс включать в себя рассылку договоров и кон­троль исполнения договорных обязательств или ограничится со­гласованием и подписанием таковых? Выделяя основные функции бизнес-процесса, преследуется еще одна цель, связанная с опреде­лением границ процесса и его владельца.