5.9. Процессы, связанные со взаимодействием

Эти процессы направлены на организацию обмена информацией, необходимого в проекте. Они обеспечивают правильное и своевременное создание, сбор, распространение и хранение информации проекта. Ниже приводится описание этих процессов.

5.9.1. Планирование взаимодействия

Планирование взаимодействия должно учитывать потребности проекта и людей, вовлеченных в проект. План взаимодействий должен определять информацию, которая будет передаваться, средства и частоту ее передачи. В плане должны быть определены частота, сроки и цели совещаний.

Для достижения совместимости и понимания, должны быть определены формат, язык и структура документов. Должен быть составлен план управления информацией, в котором указано, кто будет отправлять и кто получать данные, и ссылки на соответствующие процедуры контроля документации и обеспечения безопасности. Должен быть разработан формат отчетов о ходе реализации проекта, из которых должны быть видны отклонения от плана проекта.

5.9.2. Управление информацией

При разработке системы управления информацией должны учитываться потребности и организации-поставщика и организации-заказчика. Система управления информацией должна включать в себя процедуры подготовки, сбора, получения, классификации, распространения, подшивки, обновления, архивирования и восстановления информации. Информация должна включать описание условий, в которых она была получена. Это позволит оценить степень достоверности и пригодности информации для использования в других проектах.

Для эффективного использования, информация должна соответствовать потребностям ее получателя, быть четко представлена и подана в срок, установленный расписанием. Все соглашения, включая неформальные, которые влияют на ход проекта, должны быть документированы. Как правило, использование электронных средств связи оказывается более эффективным.

Поводы и порядок проведения совещаний должны быть установлены и соответствовать типам совещаний. Повестка дня должна быть разослана заранее и должна для каждого вопроса указывать, чье присутствие требуется. Протоколы совещаний должны включать принятые решения, особо важные факты и соображения, мероприятия, которые решено провести, и лиц, ответственных за их проведение. Эти протоколы должны быть в требуемый срок разосланы всем, кому требуется.

5.9.3. Контроль взаимодействия

Система взаимодействия должна быть внедрена согласно расписанию. Должны проводиться регулярные оценки системы на предмет соответствия требованиям проекта и, при необходимости, ее пересмотр. Особое внимание должно быть уделено взаимодействию между функциями и организациями, где часто происходит непонимание и конфликты.