2.5. Методы прогнозирования затрат

Данные о затратах играют ключевую роль в управленческих решениях. Для управления и контроля за стоимостью недостаточно только фиксировать прошлые расходы. Руководитель проекта должен обратить внимание на будущие затраты. Даже если прошлые расходы были выгодными, они не могут быть изменены в будущем. Например, после завершения какой-то работы может быть обнаружено, что сделана бесполезная работа, но, к сожалению, ресурсы, потраченные на ее выполнение, не могут быть возвращены. Поэтому для контроля затрат необходимо прогнозировать будущее развитие проекта.

Процесс прогнозирования затрат включает три этапа. Первый этап — качественный анализ — позволяет определить ключевые предположения о динамике развития проектных затрат, которые будут использоваться на втором этапе — при количественном прогнозе. Затем, используя соответствующий инструментарий, менеджер соединяет результаты анализа с исходными предположениями и формирует прогнозную документацию. Заключительный этап разработки прогноза затрат — это проверка основных предположений второго этапа.

Качественный анализ

Первый этап прогнозирования затрат такой же, как и при любом другом финансовом анализе: ознакомление с качественными проблемами, стоящими перед руководителем проекта. Поскольку прогноз основывается не только на достоверных, но и на определенных предположениях, необходимо изучить факторы, влияющие на процесс формирования затрат. Лучшее, с чего можно начать, — это оценить факторы, воздействующие на проект в целом. Важно помнить, что существует веская причина для того, чтобы уделить серьезное внимание вопросам качественного анализа: менеджеру, занимающемуся прогнозированием, крайне важно установить, какие именно предположения окажут решающее влияние на его прогноз.

После проведения качественного анализа менеджер способен сформулировать свое мнение о предсказуемости хода проекта. Оценивая особенности управления проектом, мощности, размеры, график работ, структуру издержек, менеджер определяет критические параметры, существенно влияющие на проект. Эти параметры и будут теми основными предположениями, которые лягут в основу прогнозирования затрат.

Количественный прогноз

На этой стадии анализа очень важны временные рамки. Наиболее важные для развития проекта факторы, выявленные на предыдущем этапе, помогают определить направление прогноза и установить момент будущего, когда прогноз потеряет свое значение.

Количественный прогноз включает в себя текущую оценку затрат и прогноз итоговых затрат.

Текущая оценка затрат учитывает любые изменения, произошедшие с момента осуществления проекта. Текущая информация о степени завершенности работ может быть получена на основе субъективных заключений менеджеров о проценте завершенности работы. Естественно, этот метод оценки пристрастен из-за оптимизма, пессимизма или ошибочных наблюдений.

Прогноз итоговых затрат с учетом действительного выполнения проекта и фактически произведенных расходов может быть получена несколькими методами

1. Метод простой линейной экстраполяции стоимости работы. Используя линейную экстраполяцию стоимостей, прогнозную итоговую стоимость Спр можно получить по формуле:

Спр = С t/ Vt (21)

где Ct — фактические затраты на момент времени t ;

Vt — доля работ, выполненная за время t .

Если стоимость работы распределена по элементам (статьям) затрат, то итоговая стоимость является суммой прогнозных стоимостей по каждому элементу.

Оценка итоговых затрат может быть изменена при прогнозировании, если планируется изменить (снизить или повысить) стоимость оставшегося объема работ за единицу времени. В этом случае оценочное уравнение прогнозной итоговой стоимости работы имеет вид:

Спр = Ct+(V-Vt) • С (22)

где Спр — прогнозная итоговая стоимость;

Ct— фактическая (реальная) стоимость на дату t,

(V- Vt)— оставшийся объем работ;

С — ожидаемая стоимость оставшейся работы на единицу объема.

2. Метод стоимостной пропорции оценивает фактические затраты на определенную дату и используется для вычисления оценочного процента выполнения работы. Этот метод не обеспечивает независимой информации о действительном проценте завершенности. Поэтому менеджеры должны использовать оценочные стоимости о завершенности работы по методу стоимостной пропорции очень осторожно.

Возможная зависимость стоимости от процента завершенности работы представлена на рис. 10.

Процент завершения

0 20 40 60 80 100 Расход бюджета, %

Рис. 10 Соотношение завершенности работы и расходов по ней

В точке А расходы выше, чем предполагалось. Эта точка отражает 40% завершенности работы и 50% расхода бюджета. Так как по плану предполагалось потратить только 40% бюджета для завершения 40% работы, то 40- 50 =-10% составляет перерасход стоимости. Если превышение стоимости продолжает расти (прогнозируемые расходы), то итоговая стоимость выполнения работы всегда будет выше запланированной.

Таким образом, прогнозирование затрат позволяет подтвердить нехватку или излишек средств еще до их возникновения и дает достаточную возможность своевременно предпринять корректирующие воздействия.

3. Ресурсный метод прогнозирования затрат представляет собой калькулирование в прогнозируемых ценах и тарифах элементов затрат (ресурсов), необходимых для реализации проекта. Калькулирование предстоящих издержек реализации проекта ведется на основе выраженных в натуральных измерителях потребностей в ресурсах.

Для определения потребности в ресурсах используются:

• ведомости потребности материалов, составляемые при проектировании объектов;

• данные о затратах времени и труда рабочих;

• производственные нормы расхода материалов;

• сборники ресурсных сметных норм.

Ресурсы, на основе которых определяется стоимость соответствующих работ, исчисляются, как правило, в суммарном виде по объему работ в целом или его части. Оценке подлежат итоговые ресурсные показатели. Для расчета итоговых показателей расхода ресурсов рекомендуется предварительно составлять локальную ресурсную ведомость, в которой определяется объем ресурсов по каждому виду работ, выполняемых на объекте.

Для инвестора стоимость ресурсов целесообразно определять как в базисном, так и в текущем (прогнозируемом) уровне цен. Допускается применение только текущего уровня цен.

Прогнозирование затрат по трудовым ресурсам производится:

• в базисном уровне — на основе средней сметной заработной платы, учтенной в нормативах;

• в текущем (прогнозируемом) уровне — на основе фактически сложившейся средней заработной платы работников, занятых на основных и вспомогательных работах, но не выше установленной нормируемой величины средств на оплату труда, относимой на себестоимость продукции (работ, услуг).

Оценка итоговых данных по проектному оборудованию осуществляется:

• в базисном уровне — по сметным нормам и расценкам на эксплуатацию оборудования;

• в прогнозируемом уровне — на основе информации о прогнозных ценах за эксплуатацию оборудования.

Материальные ресурсы оцениваются:

• в базисном уровне — по сметным ценам на материалы;

• в текущем уровне — по фактической стоимости материалов с учетом транспортных расходов.

Накладные расходы определяются на основе:

• индивидуальной нормы накладных расходов для конкретного подрядчика путем калькулирования по статьям затрат;

• системы показателей накладных расходов по видам работ;

• действующих норм накладных расходов.

Вариант исчисления величины накладных расходов принимается заказчиком (инвестором) и подрядной организацией. Базой для определения накладных расходов является сметная стоимость прямых затрат или фактическая величина средств на оплату труда основных работников проекта.

Фактическая величина средств на оплату труда может быть определена одним из двух способов:

• путем умножения сметной заработной платы рабочих, включая дополнительную, на статистический индекс ее изменения;

• на основании данных статистической отчетности или бухгалтерского учета о фактической величине оплаты труда.

Сметная прибыль в локальном ресурсном сметном расчете определяется:

• по индивидуальной норме для конкретной организации, полученной путем калькулирования по статьям затрат, учитываемых в сметной прибыли;

• по общеотраслевому нормативу.

Окончательное решение по выбору варианта исчисления величины сметной прибыли принимается заказчиком и подрядчиком. Базой для определения сметной прибыли является фактическая величина средств на оплату труда основных работников или себестоимость подрядных работ.

4. Ресурсно-индексный метод — это сочетание ресурсного метода с системой индексов на ресурсы (материальные, технические, трудовые, оборудование, услуги и пр.).

Индексы представляют собой отношение стоимости продукции, работ или ресурсов в текущем (прогнозном) уровне цен к стоимости в базисном уровне цен. Они выражаются в безразмерных величинах, как правило, не более чем с двумя значащими цифрами после запятой. За базисный уровень для определения индексов обычно принимаются текущие цены предшествующего периода.

5. Метод текущих и прогнозных индексов.

Информационной основой для определения текущих индексов являются данные статистической отчетности, первичного бухгалтерского учета, а также результаты специальных статистических наблюдений, организованных региональными центрами по ценообразованию.

Прогнозные индексы разрабатываются на основе:

• математической обработки показателей динамики индексов цен за предшествующие кварталы или месяцы;

• количественной оценки влияния на уровень цен факторов инфляции и прежде всего роста регулируемых цен на энергоносители;

• количественной оценки воздействия на уровень цен антиинфляционных мероприятий и мер по регулированию цен, осуществляемых федеральными органами, местной администрацией, инвесторами и подрядными организациями.

Приведение сметной стоимости, определенной в базисном уровне цен, в уровень текущих (прогнозных) цен производится путем перемножения суммы по каждой строке (разделу) на соответствующий текущий (прогнозный) индекс с последующим суммированием общего итога по смете.

Все перечисленные методы могут использоваться всеми участниками проекта — заказчиками (инвесторами), подрядными организациями, независимо от их форм собственности и ведомственной принадлежности. Применение этих методов допускается на всех стадиях разработки технической документации и в ходе реализации проекта.