5.4. Проблемы

Опыт выполнения различных проектов позволяет выделить ряд типичных ошибок, совершаемых участниками проекта. Эти ошибки в дальнейшем приводят к возникновению различного рода проблем и увеличивают затраты на выполнение работ по проекту.

Мы приведем некоторые из таких ошибок и обозначим способы их предупреждения или минимизации последствий:

1.Недостаточный анализ исходной ситуации и, как следствие, - недостаточно обоснованные требования к проекту.

Что делать:

• уточнить потребности, на удовлетворение которых направлен проект;

• уточнить исходные данные и проблемы, которые могут препятствовать успешному выполнению проекта;

• на основании полученной информации пересмотреть требования к проекту и согласовать их с участниками проекта (если это их касается).

2. Нечетко определены цели проекта.

Что делать:

• определить (уточнить) результаты, которые должны быть получены в результате достижения целей, и, по необходимости, согласовать их с заинтересованными лицами;

• определить показатели и способы для измерения (оценки) результатов;

• уточнить сроки и затраты по проекту.

3. При рассмотрении альтернативных решений предпочтение отдается привычному для участников варианту.

Что делать:

• уточнить критерии для оценки вариантов;

• максимально полно по заданным критериям провести оценку всех отобранных вариантов решений с учетом целей данного проекта;

• если есть возможность - то привлечь для оценки вариантов внешних экспертов.

4. Недостаточно четко определены и распределены сферы ответственности среди участников проекта.

Что делать:

• определить порядок подчиненности всех участников проекта;

• уточнить, кто и за какие результаты отвечает, кому и в какие сроки их передает, в какой форме и перед кем отчитывается;

• уточнить порядок принятия решений по затратам, срокам и изменениям в проекте.

5. Команда проекта не полностью укомплектована квалифицированными специалистами либо квалификация участников не соответствует требованиям проекта.

Что делать:

• определить возможности замены либо повышения квалификации до приемлемого уровня участников, не соответствующим требованиям проекта, и реализовать принятые решения;

• провести поиск и подбор квалифицированных специалистов в своей организации либо из внешних источников;

• в случае невозможности замены или подбора квалифицированных специалистов пересмотреть планы работы по проекту с учетом данных обстоятельств.

6. Игнорирование назревших изменений и отклонений в проекте.

Что делать:

• документировать состояние дел и отклонения по проекту;

• оценить - допустимы ли имеющиеся отклонения с точки зрения целей проекта;

• проанализировать необходимые изменения и их последствия для проекта, определить альтернативы и принять решения, предотвращающие ущерб для проекта.

7. Недооценка рисков по проекту.

Что делать:

• на каждом этапе проекта уточнять результаты анализа рисков в отношении результатов, сроков, расходов и т.д.;

• документировать и проводить денежную оценку всех случаев риска по единым методикам;

• иметь резервный фонд для покрытия рисков по проекту и использовать средства из него только по решению ответственного за проект в целом лица.

8. Преобладание импровизации в управлении проектом над системным подходом.

Что делать:

• оценивать любую импровизацию с точки зрения преимуществ, которые она дает по сравнению с запланированными действиями;

• отказываться только от тех отчетов, потребность в которых отпала в связи с изменениями проекта, и от тех, которые не используются в управлении проектом.

9. Повторение ошибок, совершенных в предыдущих проектах.

Что делать:

• документировать результаты и выводы по завершенным проектам, описывать удачные решения и ноу-хау;

• при планировании нового проекта анализировать завершенные проекты.