1.2.4. Метод корректировки планов-графиков с учетом стоимостных параметров

Корректировка планов-графиков осуществляется на этапе оценки плана-графика на реализуемость (1), в процессе оценки выполнения плана-графика реализации проектных работ (2) и при осуществлении бюджетного контроля (3).

1. В плане, прошедшем через процедуру распределения ресурсов, определены моменты начала и окончания работ. При проверке на экономическую реализуемость может выясниться, что полученные длительности экономически невыгодны. Тогда необходимо пересмотреть приоритетные критерии распределения ресурсов и исследовать возможности получения дополнительных ресурсов. Затем следует вторая итерация распределения ресурсов, результаты которой подвергаются проверке на экономическую и финансовую реализуемость. Этот итеративный процесс анализа реализуемости продолжается до тех пор, пока не будет получено приемлемое расписание.

План, успешно прошедший анализ на реализуемость, необходимо оценить на соответствие другим критериям. Например, можно принять во внимание колебания стоимости, связанные с ресурсными изменениями и перерывами в работе (простоями, понижением и повышением цен, стоимостью обучения, максимальным уровнем требуемых ресурсов и т.п.), однако в процессе рассмотрения многочисленных экономических критериев нельзя терять из вида такие определяющие критерии, как максимальная занятость или минимум экономической активности.

Могут измениться и условия выполнения проекта. Например, может оказаться, что запланированные работы не обеспечены возможностями их выполнения и поэтому целесообразно отложить начало работ. Это может привести к изменениям финансового плана, необходимые для проекта специалисты могут оказаться занятыми на других работах. Могут измениться налоговые законы, воздействуя на экономическую реализуемость проекта.

На этапе оптимизации может возникнуть необходимость в некоторых изменениях плана для удовлетворения тех или иных критериев. Эти изменения могут вызвать необходимость возвращения к предыдущим этапам планирования. В результате этого процесса (возможно, после нескольких итераций) получается скорректированное генеральное расписание проекта, которое близко к оптимальному.

Имеет смысл также провести проверку возможности принятия оптимального в математическом смысле плана с учетом таких критериев, как минимальная длительность выполнения проекта, минимальная стоимость, максимальное использование собственных ресурсов, максимальная занятость в периоды экономического спада, максимальная удовлетворенность заказчика и т.п. Эти критерии в известном смысле независимы. Например, максимизация использования внутренних ресурсов не обязательно приводит к минимизации стоимости и длительности выполнения проекта. Этим критериям можно приписать веса и определить соответствующую общую функцию.

Для определения оптимального плана-графика реализации работ могут быть использованы методы математического моделирования, линейное, динамическое и целочисленное программирование и другие, но обычно в задачах такого рода число переменных и ограничений настолько велико, что они превышают возможности современной вычислительной техники. Следовательно, при имеющихся математических средствах, как правило, невозможно оптимизировать альтернативные планы и затем выбрать окончательное решение.

Обычно при системном подходе оптимизируется несколько вариантов, проанализированных на реализуемость, и выбирается вариант, наилучшим образом удовлетворяющий установленным критериям. Однако если на предыдущих этапах происходило развитие только одного варианта (а не построение альтернативных решений), то задачи выбора не возникает, и оптимальное решение становится планом, который принимается.

2. В состав основных задач регулирования хода реализации проекта входят: контроль за фактическим выполнением работ, выявление и анализ возникающих отклонений от плановых заданий, корректирование и осуществление организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и эффективное достижение заданной цели проекта.

Возможная неопределенность условий реализации проекта может учитываться путем корректировки параметров проекта и применяемых в расчете экономических нормативов, замены их проектных значений на ожидаемые. В этих целях:

• сроки выполнения проектных работ увеличиваются на среднюю величину возможных задержек;

• учитывается среднее увеличение стоимости строительства, обусловленное ошибками проектной организации, пересмотром проектных решений в ходе строительства и непредвиденными расходами;

• учитываются запаздывание платежей, неритмичность поставок сырья и материалов, внеплановые отказы оборудования, допускаемые персоналом нарушения технологии, уплачиваемые и получаемые штрафы и иные санкции за нарушения договорных обязательств;

• в случае, если проектом не предусмотрено страхование участника от определенного вида инвестиционного риска, в состав его затрат включаются ожидаемые потери от этого риска.

Процесс корректировки плана-графика реализации проекта состоит в циклическом повторении с принятой периодичностью (сутки, неделя, декада, месяц) следующих процедур:

• сбор и подготовка оперативной информации о состоянии комплекса и представлении ее в проектную команду;

• обновление моделей и подготовка данных для их расчета

• (пересчета);

• расчет (пересчет) сетевых моделей и актуализация календарных планов;

• анализ фактического состояния комплекса работ и подготовка решений по его дальнейшей реализации;

• обсуждение и принятие решений по дальнейшей реализации

• комплекса работ;

• разработка оперативно-календарных планов (квартальных, месячных, недельно-суточных и др.) и доведение их до ответственных исполнителей и руководителей соответствующих уровней.

Вся оперативная информация о ходе работ и предполагаемых изменениях исходных характеристик работ, подлежащих выполнению, представляется в проектную команду ответственными исполнителями (руководителями или соответствующими службами) этих работ.

Эта информация является важнейшей составной частью оперативной входной информации для расчета и анализа сетевой модели, а также корректировки нормативно-справочной базы, может содержать такие виды сведений:

• оценка состояния выполняемых работ;

• уточнение исходных оценок предстоящих работ;

• изменение первоначального содержания работ (событий);

• введение в сетевую модель новых работ и событий;

• исключение из моделей ранее предусмотренных работ и

• событий;

• фиксация фактических параметров работ (продолжительность, сроки, трудоемкость и др.), причин отклонения от плана и т.п.

Оперативная информация должна содержать также сведения об изменениях параметров, характеризующих комплекс в целом: директивных сроков завершения комплекса или отдельных его этапов, ограничений по количеству или порядку использования разного рода ресурсов и т.п.

Необходимость внесения в модель различных изменений возникает вследствие изменения объективных условий выполнения отдельных работ, более отчетливого представления исполнителем результатов предстоящей работы или группы работ по мере их приближения или получения более точных и подробных сведений о них, смена метода выполнения или организации работ и т.п.

Во всех случаях ответственным исполнителям и руководителям комплекса должно быть вменено в обязанность оповещать проектную команду о всех изменениях, которые необходимо внести в сетевую модель, чтобы она в любой момент максимально соответствовала их коллективному представлению о комплексе работ.

Система должна быть построена так, чтобы от ее участников в качестве оперативной информации не требовались сведения о характеристиках комплекса или отдельных работ, которые не изменились по отношению к исходному состоянию или предыдущему циклу оперативного планирования. Вообще следует свести к строго необходимому минимуму и сложность оперативной входной информации, что позволит соответственно сократить затраты труда и времени на ее сбор, подготовку и передачу. Это может быть достигнуто за счет хранения условно постоянных данных (нормативы, модели, коэффициенты и т.п.) предыдущих планов, отчетов и результатов промежуточных расчетов. Необходимо соблюдать единство форм представления входной оперативной информации независимо от характера работ ведомственной принадлежности ответственных исполнителей. Следует стремиться к совмещению подготовки входной информации с фиксацией ее на первичных носителях информации для ЭВМ.

Член проектной команды проверяет и анализирует к ней входную оперативную информацию, на ее основании обновляет сетевые модели и подготавливает входные данные для их расчета (пересчета) с помощью ЭВМ или вручную.

Обновление (актуализация) моделей включает в себя фиксацию (в том числе на сетевом графике) состояния выполняющих и законченных работ и свершившихся событий, внесения новых работ и событий, исключения аннулированных, уточнения формулировок описания работ. Всякие изменения, касающиеся граничных работ и событий, согласовываются между смежными ответственными исполнителями, поставщиком и потребителем. Таким образом обеспечивается соответствие комплексной сетевой модели фактическому состоянию комплекса.

Расчет (пересчет) сетевых моделей может выполняться при помощи ЭВМ или вручную. Выбор способа расчета зависит от таких факторов, как сложность и объем моделей, количества фигурирующих в расчете параметров (время, ресурсы, стоимость, исполнители, вероятности и др.), объем и характер оперативных изменений модели, степень автоматизации смежных процедур планирования и управления и др. Набор рассчитываемых параметров аналогичен используемому при планировании.

Члены проектной команды подготавливают для руководителя проекта информацию о фактическом состоянии комплекса работ и проекты решений по его дальнейшей реализации. Для этого она подвергает тщательному анализу скорректированную комплексную сетевую модель и результаты ее расчета. Цель этого анализа — контроль и оценка общего хода работ за отчетный период, выявление несоответствия фактических сроков выполнения проекта плановым показателям, изучение происшедших изменений, особенно в составе и характеристиках работ и оценка их возможного влияния на будущий ход работ. Особое внимание уделяется при этом одной из главной задач руководства проекта — тщательному контролю за соблюдением установленных сроков выполнения критических и подкритических работ, выработке оперативных решений по предотвращению их срыва, изысканию методов и средств сокращения их продолжительности.

В результате контроля и анализа проектной командой выявляются "узкие места" в текущем и предстоящем ходе работ и совместно с ответственными исполнителями подготавливаются предложения по их своевременному. Эта процедура выполняется аналогично приведению параметров модели в соответствие с заданными ограничениями при исходном планировании.

Для обсуждения результатов анализа состояния работ и принятия оперативных решений руководитель проекта проводит оперативное совещание, в котором в обязательном порядке принимают участие ответственные исполнители работ критической зоны головной организации и организаций-исполнителей или руководители этих организаций, а также руководители подразделений головной организации, которые контролируют указанные работы. На оперативном совещании окончательно согласовываются и принимаются решения, являющиеся для руководителей всех уровней и ответственных исполнителей программой на предстоящий период.

Решения, принятые на оперативном совещании, и оперативная информация о фактическом ходе работ являются основной для плановых органов организаций-исполнителей комплекса при разработке ими оперативно-календарных планов. Например, для строительных проектов может быть установлена следующая номенклатура оперативно-календарных планов:

• разработка и выдача проектной документации;

• производство проектных работ по исполнителям;

• поставка материальных ресурсов и оборудования;

• финансирование этапов работ;

• сдача этапов проектных работ;

• подготовка фронта работ исполнителем и др.

Выбор способа передачи плановой и отчетной информации между ответственными исполнителями и проектной командой зависит от масштаба проекта, числа и территориального расположения организаций-участников разработки и ответственных исполнителей, исходя из этого можно использовать документальную передачу информации или средства передачи данных (телефакс, электронная почта и др.).

3. Изменения и отклонения реального состояния дел от плана ведут к изменению стоимости проектных работ и проектного бюджета.

Периодическое изменение продолжительности и бюджетов будущих работ с учетом реальной ситуации создает возможность избежать преждевременного оптимизма в своевременном выполнении проекта.

Ожидаемые изменения стоимости оборудования, материалов и заработной платы должны быть учтены при прогнозировании стоимости будущих работ. Без учета этого изменения календарные планы и бюджеты будут ухудшаться с течением времени. В то же время прогнозируемые оценки продолжительности и стоимости будущих работ будут проверены только после их выполнения.

Реальный проект всегда имеет взаимосвязи между временем и стоимостью. При выполнении проекта отставания (задержки) влияют на стоимость, а бюджетные проблемы в свою очередь могут потребовать регулирования календарного графика. Соотношение планируемой и фактической стоимости в зависимости от времени осуществления проекта представлено на рис. 8.

Стоимость, %

90

80

70

60

50

40

30

20

10

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Время, %

Рис. 8 Интегральная кривая стоимости

Обычно бюджет проекта и календарный график разрабатываются разными группами исполнителей. Руководитель проекта должен выполнить задачу установления связи между этими двумя группами.

Для учета стоимости работ можно использовать двухмерную матрицу работ и расходов по статьям затрат, как показано в Табл.4.

Таблица 4 Матрица учета стоимости работ

Стоимость отдельных работ по двухмерной матрице может быть получена как сумма статей затрат, находящихся в соответствующей строке.

Кроме данных о стоимости работ необходимо иметь информацию, какая организация или определенное лицо выполняет ту или иную работу. Для этого требуется трехмерное представление элементов затрат, где третья размерность соответствует структуре исполнителей. Взаимосвязь структуры сметной стоимости (ССС), структуры работ (СР) и структуры исполнителей (СИ) представляет собой куб, используемый для контроля затрат (рис. 9).

Рис. 9 Куб контроля стоимости

При использовании "куба контроля стоимости" конкретные действия можно быстро идентифицировать с расходами по элементам затрат, видам работ и исполнителям. В результате контроль проекта станет более точным.

Бюджетный контроль — это непрерывный вычислительный процесс. Планы и бюджеты порождают действие, результат которого должен быть оценен. Оценки результатов используются для корректировки планов и выравнивания бюджета.

Процесс бюджетного контроля может включать также и циклы обратной связи, когда необходимо корректировать принятые на первоначальных этапах календарные планы, то есть вернуться назад и пересмотреть стратегический план действий.