5.11. Процессы, связанные с закупками

Это процессы, связанные с закупками, приобретением и добычей продукции для проекта (продукция включает в себя услуги, оборудование, материалы, программное обеспечение). Ниже описываются процессы, связанные с закупками. Дополнительные требования к закупкам определяются в пункте 9 стандарта ИСО 9004-1:94

5.11.1. Планирование и контроль закупок

Продукция, требующаяся в проекте, должна быть определена и спланированы мероприятия по ее приобретению. Должно быть составлено расписание этих мероприятий. Особое внимание должно быть уделено продукции, критичной для качества, сроков и стоимости конечного продукта проекта.

С точки зрения управления проектом считается, что вся продукция закупается, вне зависимости от того, получена ли она от субподрядчиков или от организации-заказчика. В обоих случаях требования должны быть одинаковыми, но если “внешняя” продукция поставляется по формальному контракту, “внутренняя” продукция будет получена с использованием внутренних процедур приобретения и контроля. Для некоторой внутреннее продукции часть из описанных ниже процедур закупок могут быть упрощены или вообще не потребоваться.

Закупки должны планироваться таким образом, чтобы поставщик мог регулировать отношения с субподрядчиками.

Для всего процесса закупок должно быть отведено достаточно времени. Этот процесс включает в себя оценку субподрядчиков, изучение их требований и анализ контрактов с ними.

Для обеспечения адекватного контроля закупок, ход закупок должен сравниваться с планом и, при необходимости, приниматься соответствующие меры.

5.11.2. Документирование требований

Документы по закупкам должны определять объем, характеристики продукции, соответствующие требования к управлению качеством и связанную с этим документацию. Документы по закупкам также должны включать в себя даты поставок продукции и требования к праву доступа в здания субподрядчика. В документах по закупкам должно быть обеспечено удовлетворение требований потребителя.

Документы должны быть структурированы, чтобы обеспечить аккуратные, сравнимые и полные отчеты о потенциальных субподрядчиках.

Документы по закупкам должны проверяться на полноту описания требований к закупаемым продуктам.

5.11.3. Оценка субподрядчиков

Оценка субподрядчиков должна включать все аспекты, которые могут влиять на проект, например, технический опыт, возможности производства, сроки поставок, система качества и финансовая стабильность.

Подробнее об оценке субподрядчиков написано в ИСО 9004-1:94.

5.11.4. Заключение субконтрактов

Должны быть разработаны процедуры по заключению субконтрактов и по предоставлению субподрядчикам информации о политике проекта в области качества и, при необходимости, о системе качества проекта.

Все отклонения от требований в предложении субподрядчика должны быть определены и учтены при оценке тендера. Предложенные отклонения должны быть одобрены с помощью тех же функций или теми же организациями, которые определяли эти требования.

Оценки тендеров должны базироваться не только на цене, предложенной субподрядчиками, но и на всех сопутствующих издержках, таких, как стоимость эксплуатации, технического обслуживания, затраты на лицензирование, транспорт, страховку, таможню, обязательства, изменение курсов валют, инспекции, аудит качества и предотвращение отклонений.

Перед заключением контракта на поставку продукта, должно быть оценено влияние на качество всех достигнутых компромиссов.

Документы контракта должны быть проверены, чтобы гарантировать, что они включают результаты предконтрактных переговоров с субподрядчиком.

5.11.5. Контроль контрактов

Контроль контрактов начинается с разработки контракта или с принципиального соглашения о контракте, например, письме о намерениях. Система контроля контрактов должна быть внедрена, чтобы гарантировать, что требования контракта, включая даты и документацию, соблюдаются.

Контроль контрактов должен включать установление соответствующих контрактных отношений и интеграцию результатов этих отношений в процесс общего руководства проектом.

Чтобы гарантировать, что деятельность каждого субподрядчика удовлетворяет требованиям контракта, должны проводится регулярные проверки. Результаты проверок должны сообщаться субподрядчикам, а корректирующие мероприятия согласовываться.

Перед закрытием контракта, должно быть проверено, что все условия и требования контракта соблюдены и что обратная связь, полученная от субподрядчика, была использована для корректировки каталога субподрядчиков.