3.8. Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов

Создание резерва средств на покрытие непредвиде­нных расходов представляет собой способ управления риском, предусматривающий установление соотношения между потенциальными рисками, влияющими на стоимость проекта, и размером расходов, необходимых для преодоления сбоев в выполнении проекта.

Основной проблемой при создании резерва на пок­рытие непредвиденных расходов является оценка потенциальных последствий рисков.

Для определения первоначальных сумм на покрытие непредвиденных расходов, переоценки их в процессе работы над проектом и уточнения сумм резерва бу­дущих проектов на основе фактических данных могут использоваться все изложенные выше методы качествен­ного и количественного анализа риска.

При определении суммы резерва на покрытие не­предвиденных расходов необходимо учитывать точность первоначальной оценки стоимости проекта и его эле­ментов в зависимости от этапа проекта, на котором про­водилась эта оценка.

Точность оценки стоимости проекта влияет на раз­мер резерва на покрытие непредвиденных расходов.

Если оценка не учитывает в полной мере реальное влияние на проект потенциального риска, то неизбежен значительный перерасход средств.

Тщательно разработанная оценка непредвиденных расходов сводит до минимума перерасход средств.

Определение структуры резерва на покрытие не­предвиденных расходов может производиться на базе одного из двух подходов.

При первом подходе резерв делится на две части: на общий и специальный.

Общий резерв должен покрывать изменения в смете, добавки к общей сумме контракта и другие аналогичные элементы.

Многие практики считают, что надбавки на пок­рытие роста цен должны учитываться отдельно от не­предвиденных расходов. Это особенно актуально, когда контракты предусматривают изменение условий платежа или пересмотр условий контрактов в соответствии с публикуемыми индексами инфляции.

Второй подход к созданию структуры резерва пред­полагает определение непредвиденных расходов по видам затрат, например, на заработную плату, ма­териалы, субконтракты.

Такая дифференциация позволяет определить сте­пень риска, связанного с каждой категорией затрат, ко­торые затем можно распространить на отдельные этапы проекта.

Дальнейшее уточнение размеров непредвиденных расходов требует установления взаимосвязи с элемен­тами структуры разделения работ на разных уровнях этого деления, в том числе, на уровне комплексов (пакетов) работ. Преимущество такого детального раз­деления работ заключается в том, что оно помогает приобрести опыт и создать базу данных корректировки непредвиденных расходов.

Этот подход обеспечивает достаточный контроль за непредвиденными расходами, однако, необходимость использования для этого большего числа данных и оце­нок позволяет применять его только для относительно небольших проектов.

Резерв на непредвиденные расходы определяется только по тем видам затрат, которые вошли в первона­чальную смету.

Резерв не должен использоваться для компенсации затрат, понесенных вследствие неудовлетворительной работы.

В общем случае резерв может использоваться для следующих целей:

• выделение ассигнований для вновь выявленной работы по проекту;

• увеличение ассигнований на работу, для выпол­нения которой было выделено недостаточно средств;

• временное формирование бюджета с учетом работ, для которых необходимые ассигнования еще не выделены;

• компенсация непредвиденных изменений трудо­затрат, накладных расходов и т.п., возникающих в ходе работы над проектом.

Текущие расходы резерва должны отслеживаться и оцениваться, чтобы обеспечить наличие остатка на пок­рытие будущих рисков.

Непредвиденные расходы включаются в бюджет как самостоятельная статья и утверждаются ответственным руководителем.

После выполнения работы, для которой выделен резерв на покрытие непредвиденных расходов, можно сравнить плановое и фактическое распределение не­предвиденных расходов, и на этой основе определить тенденции использования непредвиденных расходов до завершения проекта. При этом неиспользованная часть выделенного резерва на покрытие непредвиденных рас­ходов может быть возвращена в резерв проекта.

Определенная часть средств, предназначенная для покрытия непредвиденных расходов, обычно называемая общим резервом, должна оставаться под прямым контро­лем высших руководителей.