2.1. Классификация информационных систем, их роль в организации

В организациях имеются различные уровни управления, для которых нужны свои типы информационных систем. В свою очередь, соотношение ролей менеджеров и компьютеров в принятии решений также зависит от типов информационных систем. Информационные системы и организации имеют взаимное влияние друг на друга. С одной стороны, информационные системы должны присоединиться к организации, чтобы обеспечить необходимой информацией важные группы внутри организации. В то же время организация должна сознавать и открывать себя влияниям информационных систем, чтобы извлечь выгоду из новых технологий.

Информационная система(ИС) – сочетание оборудования (компьютеров), программного обеспечения, процедур, документации, форм и персонала, ответственного за ввод, движение, управление и дистрибуцию данных и информации. Как в любой системе, важно, чтобы компоненты ИС работали вместе. Компоненты должны быть совместимы, минимально избыточны, полны и хорошо согласованы друг с другом.

Информационные системы могут стать мощными инструментами для создания более конкурентоспособных и эффективных организаций. Информационные технологии могут использоваться, чтобы проектировать организации, трансформируя их структуру, область действия, средства сообщения и механизмы управления работой, трудовыми процессами, изделиями и услугами.

Таблица 2.1

Классификация информационных систем в организации

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Информационные системы можно классифицировать по различным признакам (см. табл. 2.1).

Стратегический

уровень

Рис. 2.1. Типы информационных систем

На рис. 2.1 организация разделена на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный, и функциональные области: маркетинг, производство, финансы, бухгалтерский учет и человеческие ресурсы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем.

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации, такими как продажи, платежи, кредиты и депозиты, поток материалов на предприятии. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить поток транзакций через организацию.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем этого уровня состоит в том, чтобы помочь деловой фирме интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров.

Системы стратегического уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и деловом окружении. Их основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях деятельности с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа маркетинга, производства, бухгалтерского учета, финансов и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы.

Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области.

Рассмотрим определенные категории систем, обслуживающих каждый организационный уровень и их значение в организации. Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения – Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы – Management Information Systems (MIS); системы поддержки принятия решений - Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы знания – Knowledge Work System (KWS); системы автоматизации делопроизводства – Office Automation Systems (OAS) на уровне знаний; системы диалоговой обработки запросов – Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне.

Системы диалоговой обработки запросов (TPS) – основные деловые системы, которые обслуживают эксплуатационный уровень организации. Это компьютеризированные системы, которые выполняют и рассчитывают рутинные транзакции, необходимые для проведения бизнеса. На эксплуатационном уровне задачи, ресурсы и цели предопределены и высоко формализованы.

Системы работы знания (KWS) и системы автоматизации делопроизводства (OAS) обслуживают информационные потребности на уровне знаний организации. Системы работы знания помогают работникам знания, в то время как системы автоматизации делопроизводства, прежде всего, помогают обработчикам данных. Работники знания – это люди, обладающие учеными степенями, которые часто имеют такие профессии, как инженер, врач, адвокат и ученые. Их работа состоит, прежде всего, в создании новой информации и знания. Системы работы знания типа научных или инженерных рабочий станций (мест), а также автоматизированных рабочих мест (АРМ) способствуют созданию новых знаний и гарантируют, что новые знания и технический опыт должным образом интегрируются в бизнес. Обработчики данных состоят, прежде всего, из секретарей, бухгалтеров, делопроизводителей или менеджеров, чья работа должна главным образом использовать или распространять информацию.

Системы автоматизации делопроизводства (OAS) – информационные приложения технологии, разработанные, чтобы увеличить производительность труда обработчиков данных в офисе.

Управляющие информационные системы (MIS) обслуживают управленческий уровень организации, обеспечивая менеджеров докладами, в некоторых случаях с интерактивным доступом к текущей работе организации и историческим отчетам. Обычно они ориентируются почти исключительно на внутренние, не относящиеся к окружающей среде результаты. (MIS), прежде всего, обслуживают функции планирования, управления и принятия решений на управленческом уровне. Эти системы вообще негибки и имеют немного аналитических возможностей.

Системы поддержки принятия решений (DSS) помогают принятию решений управления, объединяя данные, сложные аналитические модели и удобное для пользования программное обеспечение в единую, мощную систему, которая может поддерживать слабоструктурированное или неструктурированное принятие решений. (DSS) специализированны по специфическим решениям или классам решений типа маршрутизации, формирования очередей, оценки и т.д. и ориентированы на главных управляющих и средних менеджеров, на изменения, гибкость и быструю реакцию. Система поддержки принятия решений имеет три основных компонента: базу данных, модель и систему программного обеспечения.

ESS обслуживают стратегический уровень организации. Они ориентированы на неструктурированные решения и проводят системный анализ окружающей среды лучше, чем любые прикладные и специфические системы. ESS разработаны, чтобы включить данные относительно внешних результатов, но они также выбирают суммарные данные внутри MIS и DSS. Они фильтруют, сжимают и выявляют критические данные, сокращая время и усилия, требуемые, чтобы получить информацию, полезную для руководителей. ESS используют наиболее продвинутое графическое программное обеспечение и могут поставлять графики и данные из многих источников немедленно в офис старшего менеджера или зал заседаний. В отличие от других типов информационных систем ESS не предназначены для решения определенных проблем. Вместо этого ESS обеспечивают обобщенные вычисления и передачу данных, которые могут применяться к изменяющемуся набору проблем. ESS имеют тенденцию использовать меньшее количество аналитических моделей, чем DSS. Модель типичной исполнительной системы поддержки выполнения состоит из рабочих станций с меню, интерактивной графикой и возможностями связи, которые могут быть доступны исторические и конкурентные данные из внутренних систем и внешних баз данных.

Рис. 2.2 поясняет, как различные типы систем в организациях связаны друг с другом.

Рис. 2.2. Взаимосвязи среди информационных систем

TPS – обычно главный источник данных для других систем, в то время как ESS прежде всего получатель данных из систем низшего уровня. Другие типы систем могут также обмениваться данными друг с другом. Каждая организация должна самостоятельно решить, сколько и каких систем необходимо и как эти системы должны быть объединены. Связи между DSS и существующими TPS организации, KWS и MIS являются преднамеренно неопределенными. В некоторых случаях DSS тесно связаны с существующими общими информационными потоками. Однако часто DSS изолированы от главных организационных информационных систем. DSS имеют тенденцию быть автономными системами, разработанными для конечных пользователей – отделов или групп не под центральным управлением, хотя, очевидно, лучше, если они объединены в организационные системы, когда это функционально требуется. [3]