8.5. Требования этикета к служебному помещению

Интерьер служебного помещения и организация рабочих мест сотрудников также относятся к области делового этикета. Некоторые требования этикета по содержанию офисных помещений и организации рабочих мест изложены в /7.4.2/.

Основными требованиями, предъявляемыми к интерьеру офиса, являются чистота всех мест общего пользования, комфортабельность служебных помещений, предоставляющих сотрудникам фирмы возможность плодотворно заниматься своим делом. Этому способствует и рациональное распределение помещений внутри офиса. При этом рекомендуется [7]:

в первую очередь размещать крупные структурные подразделения и учитывать возможность их расширения;

смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией;

отделы, связанные с приёмом посетителей (отдел сбыта, бухгалтерия и т.п.) должны размещаться рядом с входом, лифтом и лестничной площадкой;

складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приёма посетителей и офисных помещений;

туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам. Нельзя их держать закрытыми под ключ.

Обычно выделяют следующие виды планировки помещений:

зальная планировка, допускающая размещение большого числа рабочих мест в одном помещении. Такие помещения обязательно оборудуются искусственным освещением, кондиционерами и звукоизоляцией. Зальная планировка экономически более выгодна. Кроме того, она позволяет менеджеру осуществлять визуальный контроль за подчинёнными.

Однако большое количество людей и оборудования создают вполне ощутимые неудобства для персонала. Главный недостаток зальной планировки – невозможность создания интимной творческой обстановки для людей, связанных с интеллектуальной деятельностью;

кабинетная планировка позволяет создать творческую обстановку и комфортные условия для малых групп сотрудников. При этом увеличиваются затраты на содержание помещений и удлиняются маршруты документопотоков;

ячеистая планировка предполагает размещение сотрудников подразделения в одном помещении, при этом зона для размещения руководителя подразделения формируется отдельно с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5-2м. Такая система размещения широко практикуется в крупных западных компаниях. Её достоинства и недостатки очевидны.

Нормы площадей для сотрудников офисов в различных странах имеют небольшие отличия. В России они обычно составляют:

24-55м² – для руководителей предприятий;

12-35 м² – для заместителей руководителя;

8-24 м² – для начальников отделов и служб;

8-12 м² – для главных (ведущих) специалистов;

4-8 м² – для специалистов;

3-4 м² – для секретарей.

Стандартный кабинет руководителя предполагает наличие трёх зон: рабочей, совещательной и зоны неформального общения.

К оформлению офиса нужно относиться весьма серьёзно. При этом целесообразно воспользоваться консультацией дизайнера, если такой возможности нет, то этим должны заняться специально назначенные лица, знающие основные принципы оформления офисов.

Прежде всего, необходимо стремиться к тому, чтобы кабинет, где менеджеры принимают людей, произвел на них хорошее впечатление. Создавая максимальные удобства для осуществления своей деятельности, руководители не забывать, что при всякой работе требуется отдых. Для этого нужно позаботиться о том, чтобы стены офиса, шторы на окнах, цветы, картины или гравюры на стенах соответствовали требованиям самого высокого вкуса.

Стены служебного помещения руководителя целесообразно красить или оклеивать обоями светлых тонов, например, серым или бежевым.

Украшением стен служебного помещения и одновременно официальным «аксессуаром» имиджа организации может служить лицензия, диплом или другой документ, свидетельствующий о высоком уровне исполнения служебных обязанностей или о реализации направлений деятельности [3].

Вполне уместны в служебных помещениях эстампы (оттиски, снимки с гравюры), картины, гравюры. Однако их количество должно быть ограничено рамками разумных пределов, а содержание – не должно носить агрессивный или унылый характер. Обычно это пейзажи, натюрморты, излучающие спокойствие и уравновешенность.

Цветы также являются прекрасным украшением служебных помещений. Они позволяют создать неформальную атмосферу, смягчают психологическую напряжённость. Предпочтительнее выглядят крупнолиственные цветы и небольшие вечнозелёные деревья в деревянных или керамических кадках, стоящих на полу.

Для украшения офисов могут использоваться и небольшие скульптуры.

Не следует украшать служебное помещение или отдельное рабочее место различными картинками или открытками, присланными друзьями и наклеенными на стену. Недопустимы на рабочем месте и предметы личного характера (фотографии членов семьи, умилительные фигурки и им подобные вещи).

На рабочем столе должны находиться только те предметы и вещи, которые часто используются для решения управленческих задач. Стол должностного лица, заваленный различными документами, книгами, журналами и газетами, свидетельствует о его неряшливости и отсутствии деловитости. Рабочие документы (папки, бумаги) должны иметь постоянное место, чтобы их легко можно было найти. Часто используемые папки следует располагать в пределах рабочей зоны (один-два шага) сотрудника. Технические средства, предназначенные для ручных и механизированных работ (ручки, скрепки, скоросшиватели, ножницы и т.п.), в целях экономии времени целесообразно хранить в специальном месте на столе-органайзере, а не в ящике рабочего стола.

Главное в оформлении офисов – чувство меры. Количество украшений не должно быть в избытке.

Особенно серьезно нужно относиться к мебели. Она должна быть удобной, соответствовать характеру работы сотрудников, не должна перегружать помещение офиса, производить благоприятное впечатление на посетителей. Желательно, чтобы мебель в офисе была одного стиля. Если же такой возможности нет, то целесообразно сгруппировать имеющуюся мебель с одинаковым стилем по кабинетам.

В настоящее время в мировой практике принято оборудовать офисы стандартной мебелью, выпускаемой отдельными комплектами на разные вкусы. Некоторые частные компании предпочитают использовать для служебных кабинетов руководителей высшего ранга не стандартную, а индивидуально изготовленную дорогую мебель, подчёркивающую должностной ранг хозяина кабинета.

Современная эстетически красивая и экологически чистая мебель создаёт комфортные условия труда и представление о благополучии компании. Гнетущее впечатление оставляет посещение кабинетов руководителей с обшарпанными стенами, исцарапанными старыми столами, обтёртыми креслами и дешёвыми занавесками.

Для того чтобы обеспечить конфиденциальность работы отдельных сотрудников, следует некоторые помещения изолировать от прослушивания и наблюдения извне, а также от свободного посещения этих помещений посторонними лицами. Во многих фирмах уже поняли, что каждому работнику для успешной деятельности необходимо надежное уединение. В некоторых фирмах для служащих отделяют кабинеты стеклянной перегородкой, которая обеспечивает как зрительную, так и звуковую изоляцию, при этом создается ощущение открытости, как для хозяина кабинета, так и для тех, кто работает снаружи.

Служащие компании, работающие вместе в общей комнате, должны быть особенно внимательны в общении между собой и с внешним окружением, так как громкие телефонные разговоры, беседы с коллегами или посетителями могут помешать окружающим.

В рабочих помещениях необходимо соблюдать элементарный порядок. Беспорядок делает труд малоэффективным, портит мнение о компании. Он совершенно недопустим в служебном кабинете, поскольку одно из правил делового этикета гласит: бизнесмен или руководитель должен выглядеть как человек, который контролирует ситуацию.

Для поддержания порядка офис должен убираться 1-2 раза в день. В этих же целях администрация в правилах внутреннего трудового распорядка должна ввести запрет на курение в офисе, распитие спиртных напитков, хранение продуктов питания и потребление пищи на рабочем месте.

Правильная планировка служебных помещений и организованное размещение в них рабочих мест способствуют в конечном итоге повышению имиджа и уровня этичности в организации, так как позволяют сократить количество конфликтов, снять психологическую напряженность между сотрудниками в процессе повседневной работы, повысить морально-психологический климат в коллективе.