6.7.1. Сущность и содержание координационного процесса

Координация осуществляется в целях обеспечения эффективной реализации намеченных планов и представляет собой процесс согласования, приведения к соответствию, установления целесообразного соотношения различных аспектов деятельности как внутри организации, так и с другими взаимодействующими инстанциями.

Координация также предполагает [26]:

обеспечение единства и согласованности функций процесса управления;

обеспечение согласованности между отдельными руководителями, сотрудниками;

согласование сроков исполнения управленческих функций, работ;

обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации с субъектами внешней среды, с деловыми партнерами;

коллективную разработку и согласование исполнительными директорами компании основных параметров проекта её бюджета (до детальной проработки бюджетов подразделений);

оптимальное разделение труда, распределение обязанностей и ответственности между сотрудниками, исполнителями на всех уровнях;

устранение отклонений системы управления от заданных параметров.

Необходимость в координационной деятельности со стороны руководства становится востребованной тогда, когда работа чётко делится и по горизонтали, и по вертикали, как это имеет место во многих организациях. Если руководство не создаст формальных механизмов координации, то люди не смогут выполнять работу сообща. Без соответствующей формальной координации различные уровни управления, функциональные зоны и отдельные лица легко могут сосредоточиться на реализации своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом.

В основе координационной деятельности руководителей могут использоваться следующие основные подходы:

превентивный (проактивный) подход, основанный на предвидении возможных проблем, трудностей, возникающих в процессе деятельности организации, а также на принятии заблаговременных мер по их устранению (ослаблению);

реактивный (устраняющий) подход, нацеленной на ликвидацию уже возникших проблем в деятельности организации и её подразделений;

комбинированный, предусматривающий сочетание двух предыдущих подходов.

Методы реализации основных подходов, используемые руководителями в целях координации, рассмотрены в /6.7.2/.

Управленцев часто называют исполнительными руководителями, потому что главный смысл их деятельности как раз и состоит в том, чтобы обеспечить эффективное использование работы конкретной организации.

Координационная деятельность менеджера должна быть направлена на согласование общих и специфических функций управления, а также процессов взаимодействия и всестороннего обеспечения подразделений и организации в целом (рис. 6. 13).

Координационная роль руководства в реализации функций управления обусловлена спецификой разделения труда. Поэтому менеджеры всегда должны ставить перед собой вопрос: Каковы их обязательства по координации той или иной функции и что они должны делать, чтобы их реализация обеспечивалась с максимальной степенью эффективности?

Рассмотрим роль координационной деятельности в реализации общих функций управления.

Последовательная реализация процессов управления осуществляется на основе принимаемых решений. Решения должны соответствовать не только внутренним целям определенных структурных подразделений, но и общей стратегии организации. Поэтому координация решений различных управленческих инстанций является важнейшим этапом деятельности менеджеров.

Эффективно работающий руководитель должен понимать взаимозависимость решений и выбирать альтернативы, которые вносят наибольший вклад в дело достижения общих целей организации. В соответствии с этим он обязан постоянно координировать решения нижестоящих органов управления, приводя их к общему знаменателю.

Необходимость  координации прогнозов обусловлена как изменениями внешней и внутренней среды организации, так и различными возможностями органов управления по составлению прогнозов, что, несомненно, влияет на деятельность всей организации.

Имея, неодинаковые возможности по сбору и анализу поступающей информации, эффективному использованию существующих методик прогнозирования и выделяемые для этих целей ресурсы, руководители различных звеньев управления могут по-разному оценить перспективы развития событий. В свою очередь, это может привести к неэффективной выработке целей и задач структурных подразделений организации, несогласованности их дальнейших действий между собой и снизить показатели успешной работы организации в целом. Следовательно, руководители всех звеньев управления обязаны своевременно реагировать на любые изменения обстановки, быть в курсе событий и постоянно анализировать, согласовывать и корректировать возможные действия своих подчиненных. В конечном итоге это позволит обеспечить не только высокую точность и скоординированность прогнозов, но и выработку правильных решений по эффективному функционированию организации.

Важнейшей обязанностью менеджеров является координация планирования. При этом основные усилия должны быть направлены на согласование общих и частных целей и задач организации и её подразделений, жесткую их регламентацию по времени, соответствие обеспечивающих планов общей стратегии организации.

В практической деятельности руководителей часто возникают ситуации, когда утверждение планов подчиненных инстанций осуществляется ими формально, без кропотливого предварительного их анализа и оценки возможных последствий. Это, как правило, приводит к несогласованности действий нижестоящих инстанций, срыву намеченных планов и снижению динамики функционирования организации, необходимости выделения дополнительных затрат по координации действий подчиненных.

Следует также отметить, что любой план имеет существенный недостаток – он не в состоянии учитывать все возможные варианты развития событий. В принципе в реальной жизни это не только невозможно, но и не требует особой необходимости, так как для этих целей придется содержать огромный аппарат управленцев. Поэтому роль руководителей в ходе дальнейшей деятельности организации должна сводиться к своевременной коррекции существующих планов в соответствии с уточненной стратегией и тактикой действий в конкретно складывающейся обстановке.

Координация организационных процессов должна быть направлена на создание (развертывание) и поддержание оптимальной структуры системы управления, рациональное распределение (перераспределение) обязанностей между функциональными подразделениями и должностными лицами.

Создание оптимальной структуры и развертывание системы управления должно подтверждаться обоснованными расчетами, требует согласования этих вопросов соответствующими должностными лицами с вышестоящими инстанциями и другими административными органами. Несогласованность действий и необоснованность расчетов может привести к конфликтным ситуациям с взаимодействующими инстанциями, неоправданным затратам на содержание управленческого персонала, низкой эффективности действий структурных подразделений, срывам технологических процессов и т.д.

Кроме того, в процессе организационной деятельности возникает необходимость перераспределения функциональных усилий подчиненных на выполнении приоритетных на данный момент времени задач, стоящих перед организацией и её подразделениями. В этих условиях руководители всех звеньев управления должны своевременно выявлять приоритетные задачи и грамотно перенацеливать подчиненных на их реализацию.

Таким образом, координация вопросов организационной деятельности предполагает оперативное руководство со стороны органов управления подчиненными инстанциями в сложившихся условиях, в том числе и при возникновении чрезвычайных ситуаций. Поэтому руководящий состав должен постоянно анализировать и своевременно реагировать на возникающие проблемы и противоречия организационного плана, при необходимости вносить соответствующие корректировки в действия подчиненных.

Известно, что в  процессе мотивации нет какого-то одного лучшего способа побуждения деятельности людей, так как между ними существует множество различий в отношении тех потребностей, которые для них важны. То, что оказывается эффективным в деятельности одних людей, оказывается совершенно неважным для других. Для одной категории людей может быть весьма значимым чувство достижения результата, самоуважения, престиж, похвалы и признание, для другой – высокая зарплата, продвижение по службе и т.д. Кроме того, у отдельных сотрудников может возникать чувство неудовлетворенности из-за неадекватной оценки их труда либо возможная разница в оценке труда сотрудников за одинаковую работу. Эти и другие причины недостаточной или неадекватной мотивации деятельности людей могут привести к конфликтным ситуациям, снижению производительности труда, утечке кадров и иным нежелательным последствиям, что в конечном итоге отрицательным образом сказывается на достижении целей организации.

Координирующая деятельность руководителя по обеспечению эффективной мотивации своих сотрудников как раз и состоит в том, чтобы решать возникающие проблемы (конфликтные и стрессовые ситуации) путем согласования и приведения к соответствию системы стимулирования работников для обеспечения успеха организации. При этом необходимо рассматривать существующую проблему комплексно: с учетом интересов, как всей организации, так и отдельных её индивидуумов, а также в зависимости от конкретно сложившихся условий.

Координация контрольных функций – важнейший этап управленческой деятельности, обеспечивающий достижение целей, намеченных организацией. Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно разработанная система контроля может сделать поведение членов организации ее заложниками, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такая ситуация может, например, возникнуть при чрезмерно высокой периодичности контроля, установлении необъективных критериев и оцениваемых параметров и т.д.

Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, гибок, прост и экономичен. Поэтому руководитель, внедряя ту или иную систему контроля, должен постоянно координировать работу контрольных органов, виды, периодичность и сроки контроля, его цели и содержание, а в случае необходимости своевременно вносить соответствующие коррективы.

Эффективное управление требует определенных усилий по координации коммуникационных процессов. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

На практике не редки случаи неэффективного обмена информацией вследствие языковых различий, различий в восприятии, а также физических взаимодействий. Распространенными препятствиями на путях обмена информацией в организациях служат перегрузка информационной сети и неудовлетворительная структура организации.

Многообразие факторов, влияющих на коммуникационный процесс, требует от руководителей постоянного внимания и принятия координационных мер по совершенствованию движения информационных потоков, устранению преград в восприятии информации, а при необходимости и оптимизации организационной структуры системы управления.

Достижение целей организации невозможно без четко отлаженного механизма реализации и централизованной  координации процесса взаимодействия. При этом существенное значение для успешного функционирования структурных и функциональных подразделений и организации в целом имеет их правильное территориальное размещение. Однако это не гарантирует автоматического достижения целей, стоящих перед организацией. Не менее существенным является установление целесообразного порядка обмена информацией между подразделениями и должностными лицами в самой организации, применение рациональных форм и способов их совместных действий, строгое соблюдение требований по решению совместных задач со всеми взаимодействующими инстанциями, оперативное вмешательство в действия подчиненных в случае необходимости такового. Поэтому координирующая роль руководителя по вопросам взаимодействия заключается в постоянном анализе складывающейся обстановки, своевременном принятии решений по согласованию действий подчиненных инстанций, а также в оперативном доведении принятых решений по организации взаимодействия при выполнении подчиненными иных задач на различных этапах их совместной деятельности.

  Координация всестороннего обеспечения предполагает своевременное и рациональное распределение (перераспределение), маневр и использование руководящими органами имеющихся и вновь поступающих ресурсов в соответствии с решаемыми задачами и складывающейся на данный момент времени обстановкой.

Люди являются центральным фактором в любой модели управления. Если руководство не признает, что каждый человек представляет собой личность с её неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь намеченных целей может быть поставлена под угрозу. Поэтому формирование целостного коллектива, рациональное распределение и маневр людскими ресурсами с учетом индивидуальных, в том числе и психологических, особенностей подчиненных имеет важное значение в координационной деятельности любого руководителя.

Кроме того, достижение целей организации невозможно без эффективного использования имеющихся материально-технических и финансовых ресурсов, применения совершенных технологий. Всё это является предметом постоянного внимания со стороны руководства и требует от него своевременных координационных мер по вопросам рационального использования имеющихся ресурсов.

Следует также отметить, что информация является специфическим ресурсом, лежащим в основе управления практически любой организации. Поэтому от того, какими сведениями располагают руководящие органы и на сколько оперативно будет осуществляться информационный обмен между подразделениями и должностными лицами, во многом зависит успешная деятельность организации.

Таким образом, благодаря функции координации обеспечивается динамизм системы управления, создается гармония взаимосвязей управленческих звеньев и подразделений, осуществляется рациональное маневрирование управленческими ресурсами внутри организации и на рынке.