7.4.2. Рационализация организационной деятельности

Рационализация организационной деятельности – это, прежде всего, процесс, обеспечивающий улучшенное, а значит и более качественное состояние системы за счет четкой организации производственной деятельности, путем использования новейших достижений науки и техники во всех подразделениях компании, включая его управляющую и управляемые части.

Целью рационализации деятельности организации является повышение эффективности организации бизнес-процессов, которое может обеспечивать:

устойчивость развития компании;

получение преимущества в конкуренции;

расширение рынка сбыта;

увеличение прибыли на инвестированный капитал;

достижение социальной гармонии в коллективе.

Рационализация должна привести к новому состоянию компании (к новой результативности), то есть к достижению максимально возможного уровня эффективности при существующих в данный момент экономических, технологических и политических условиях.

Техническое и организационное совершенствование на предприятии неразрывно связано с улучшением условий труда и творческим подходом к решению поставленных задач.

Рационализация основывается и на совершенствовании управления, обеспечивающего максимально возможный уровень эффективности развития субъектов экономической и хозяйственной деятельности в интересах общества при существующих в данный момент условиях, в рамках объективно действующих законов организационных систем и с учетом производительных сил общества в целом. Но она также находится под воздействием производственных отношений конкретной социальной организации с присущими ей формами собственности.

Основными направлениями рационализации организационной деятельности предприятия являются усовершенствование организации труда, результатов труда, средств труда и технологических процессов.

Усовершенствование организации труда предусматривает создание наиболее благоприятных условий труда, устранение перегрузок и нервного напряжения персонала предприятия. Это достигается путём нормирования труда, создания комфортных режимов работы и отдыха персонала, разработки правил техники безопасности, уменьшения влияния производственных «вредностей», в частности, излучений, шумов, вибрации, загазованности на организм человека, улучшения «производственной» эстетики и т.д. Многими из этих вопросов занимается наука «инженерная психология».

Нормирование труда обеспечивает научно обоснованную базу для планирования и организации труда, содействует выявлению и использованию резервов роста производительности труда, стимулирует рост квалификации работников, способствует совершенствованию системы оплаты труда.

Для нормирования труда применяются следующие методы измерения затрат рабочего времени:

хронометраж – изучение операции путём наблюдения и измерения затрат рабочего времени на выполнение отдельных её элементов, а также последующая обработка и анализ данных наблюдений;

фотографирование рабочего дня – процесс изучения путём наблюдения и измерения всех без исключения затрат рабочего времени в течение всего рабочего дня или его части с целью определения структуры затрат рабочего времени;

метод моментальных наблюдений – статистический способ получения средних данных о фактической загрузке работающих и оборудования, осуществляемый путём обхода рабочих мест.

Потери рабочего времени могут быть вследствие:

непунктуальности участников взаимодействия;

ошибок при назначении места и времени встречи, в неправильной записи адреса, отсутствия достаточной информации о местонахождении;

непредвиденной отмены запланированного вида деятельности;

ожидания запланированной встречи, начала собрания или совещания, ожидание в «пробках» и т.п.;

затрат времени в пути;

непродуктивного общения («непрошенные» посетители, пустые разговоры);

выполнения работ, выходящих за рамки собственных обязанностей;

исправления собственных ошибок.

При поиске резервов, прежде всего, необходимо определить ситуации, которые чаще всего сопровождаются прямыми потерями времени.

Улучшение условий труда может осуществляться по следующим направлениям:

обеспечение достаточного воздухообмена, систематическое очищение воздуха от пыли и вредных газов. Это достигается естественной или искусственной вентиляцией, кондиционированием, применением пылеуловителей, очистных установок, созданием микроклимата;

уменьшение шума и вибрации за счёт использования виброизоляторов, наушников и других средств. Уровень шума не должен превышать 50 ДБ;

соблюдение благоприятного температурного режима в помещениях, который составляет 18-22 градуса. При этом влажность воздуха не должна превышать зимой – 75%, летом – 55%. Недопустима работа при температуре свыше 38 градусов. Оптимальным вариантом является оборудование каждого помещения кондиционером или принудительной вентиляцией. При их отсутствии необходимо каждые 2 часа проветривать помещение;

правильная освещенность помещений. При выборе способа освещения предпочтение отдаётся естественному способу. В качестве искусственного освещения применяются лампы накаливания или люминесцентные. При этом благоприятная освещённость составляет 75-100 люкс. Прямой свет без абажуров вызывает раздражение глаз, слабая освещенность – быстрое утомление глаз, отражённый свет от полированной поверхности стола действует раздражающе. Рабочие столы целесообразно располагать так, чтобы естественный дневной свет падал на них слева или прямо на стол. Для ослабления солнечного света целесообразно повесить на окна жалюзи;

проведение производственно-эстетических мероприятий: выбор цвета оборудования, размещение, где это возможно, предметов декоративного искусства, комнатных растений, озеленение территории организации;

введение функциональной музыки, физкультурных пауз и т.д. Эти вопросы должны быть регламентированы и согласованы внутри коллектива.

При организации рабочих мест целесообразно позаботиться о создании предпосылок для высокопроизводительного труда.

К организации рабочих мест на практике предъявляются обязательные требования в области санитарии, техники безопасности, эксплуатации оборудования и т.п., за нарушение которых руководитель может понести ответственность, вплоть до уголовной.

Для организации рабочего места существуют следующие основные правила:

1. Учёт взаимосвязи работников в процессе совместной трудовой деятельности, а также последовательности выполнения операций, позволяющей сократить перемещение людей, рационализировать их движения и снижать утомляемость;

2. Обязательное соблюдение действующих санитарных норм в отношении площади, освещённости, чистоты и удобства мебели;

3. Соответствие номенклатуры и количества оборудования, других технических средств, особенно связанных с приёмом и передачей информации, характеру выполняемой работы и личности сотрудника.

Кроме того, при организации рабочих мест необходимо учитывать требования эргономики, которые подразделяются на [23]:

антропометрические, учитывающие характеристику человека (рост, размеры органов, участвующих в процессе, возможные позы, которые зависят от массы изделий.) При массе изделия до 5кг лучше работать сидя, от 5 до 10кг – сидя и стоя, свыше 10кг – лучше стоя;

биомеханические, учитывающие механику трудовых движений. При проектировании оборудования и трудового процесса целесообразно стремиться избегать движения корпусом;

инженерно-психологические, учитывающие функции человека в системах управления «человек-машина». На долю машин следует отводить выполнение функций, в которых они превосходят человека и которые в значительной степени утомляют человека.

Усовершенствование результатов труда заключается: в расширении спектра оказываемых услуг; в упорядочении номенклатуры и ассортимента товара; в улучшении потребительских качеств реализуемой продукции; в стандартизации, унификации и нормализации изделий; в повышении качественных характеристик исходного сырья и материалов для наиболее полного и комплексного их использования.

Усовершенствование средств труда. К средствам труда менеджера относят:

мебель и оборудование (рабочий стол, стол для компьютера, книжный шкаф, кресло руководителя, кресла и стулья для посетителей, сейф и др.);

технические средства (персональный компьютер, коммутатор внутренней связи, телефонный аппарат, факс, канцелярские принадлежности и др.).

Современная эстетически красивая и экологически чистая мебель создаёт комфортные условия труда и представление о благополучии фирмы. Поэтому не следует жалеть денег и оборудовать все помещения офисной мебелью или хотя бы те помещения, в которых сотрудники работают с клиентами компании.

Технические средства для ручных и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, скоросшиватели, линейки и т.п.) целесообразно хранить в специально приспособленном месте на столе – органайзере, что позволит сэкономить время по сравнению с традиционным хранением средств труда в ящике.

Усовершенствование технологических процессов заключается в применении ноу-хау, в модернизации и прогрессивных изменениях технического уровня используемого оборудования, которые обеспечивают положительную динамику развития предприятия, интенсификацию технологических процессов, прибыльность деятельности, улучшение качества хранения и обработки продукции, снижение энергоемкости, фондовооруженности и других показателей.

Особое значение в развитии этого направления рационализации отводится средствам автоматизации и новым коммуникационным технологиям.

Необходимым условием для рационализации является пропорциональное развитие управляемой и управляющей части, а также слаженность и ритмичность работы коллектива. Осуществление принципов рационализации происходит также путем улучшения нормирования и оплаты труда, совершенствования организационного планирования, отчетности и контроля. Эти меры призваны обеспечить сознательное отношение к труду, экономное использование рабочего времени, повышение производительности труда, укрепление исполнительской дисциплины.