3. Измерение результатов функционирования за обозначенный период

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты - это самый трудный и порой дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. Так, если установленный стандарт – это прибыль, то измерение следует вести в денежном или процентном выражении, в зависимости от формы выражения стандарта. Очень важно, чтобы периодичность и точность измерений тоже были согласованы с деятельностью, подлежащей контролю. Иными словами, измерения должны проводиться так, чтобы обеспечить максимальную объективность контроля.

Для проведения измерений могут использоваться различного рода измерительные инструменты, специальная измерительная аппаратура, позволяющая измерять контрольные параметры автоматизированным или автоматическим способами.

Стоимость проведения измерений зачастую является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит ли вообще осуществлять контроль. Поэтому, в частности (из-за высокой стоимости измерений), менеджер должен избегать искушения измерить всё и как можно точнее.

Полученные после измерения результаты подлежат дальнейшему анализу и  оценке  на предмет соответствия установленным стандартам.

4. Сопоставление фактических результатов функционирования с установленными стандартами.На этом этапе решается вопрос: допустимы ли выявленные отклонения от принятых стандартов.

Целью сопоставление фактических результатов является принятие руководством решения о необходимости внесения корректировок в действия организации или ее отдельных подразделений.

Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринять.

При проведении данного сравнения менеджеры могут столкнуться с тремя ситуациями:

реальное состояние выше (лучше) желаемого;

реальное состояние соответствует желаемому;

реальное состояние хуже желаемого.

Если реальное состояние соответствует желаемому, обычно принимается решение о том, что ничего менять не надо.

В случае, когда реальное состояние параметра контроля лучше желаемого, можно увеличить желаемое значение параметра контроля, но только при условии, что это не будет противоречить целям организации.

Когда же реальное состояние параметра контроля ниже его желаемого состояния, необходимо выявить причину этого отклонения и, если надо, провести корректировку в поведении организации.

5. Выработка корректирующих воздействий производится в случае, если отклонения больше допустимых. Необходимо отметить, что система контроля может указать на необходимость пересмотра самих планов и стандартов (например, поставленные цели могут оказаться излишне оптимистичными).

Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения знания каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов. Важно подчеркнуть, что причиной возникающих проблем может быть любая переменная величина и что вклад в отклонение полученных результатов от желаемых может давать сочетание различных факторов. Естественно поэтому руководитель не может выбрать какое-то одно корректирующее действие только поэтому, что оно решает только что возникшую проблему. Прежде, чем выбирать корректирующее действие, необходимо взвесить все, имеющие отношения к данной проблеме внутренние переменные и их взаимосвязи. Поскольку все подразделения организации, так или иначе, связаны между собой, любое крупное изменение в одном из них затронет всю организацию. Вот почему руководитель должен вначале убедиться, что предпринимаемое им корректирующее действие не создает дополнительных трудностей, но поможет их разрешить.

Кроме того, хотя временами это может быть очень трудно, опытный руководитель старается избегать решений, которые в краткосрочном плане сулят преимущества, однако в долгосрочном – влекут за собой большие затраты.

Неправильная организационная работа по контролю может создавать трудности в работе организации и даже наносить ей вред. К числу возможных негативных проявлений функционирования системы контроля относятся следующие:

подмена целей организации параметрами контроля в результате того, что сотрудники начинают ориентировать свою деятельность на те показатели, по которым их контролируют;

чрезмерный контроль деятельности подразделений и сотрудников, в результате чего происходит неоправданное отвлечение персонала от выполнения основных видов деятельности;

перегрузка руководителей информацией, поступающей из системы контроля.

При разработке процедуры контроля руководители должны принимать во внимание и поведение людей. Некоторые руководители забывают, что наряду с положительными аспектами функции контроля могут вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто становятся побочными результатами наглядности действий системы контроля.

Во избежание непреднамеренного негативного воздействия контроля на поведение людей и повышения его эффективности специалистами в области управления выработан ряд рекомендаций к основным, из которых следует отнести:

установление осмысленных и понятных всем членам организации стандартов;

коллективное обсуждение проблем повышения эффективности системы контроля;

отказ от чрезмерно многочисленных форм контроля;

установление жестких, но достигаемых стандартов;

рациональная мотивация членов организации, строго придерживающихся установленных стандартов.

Руководство организации должно иметь четкую позицию в отношении роли и места системы контроля, с тем, чтобы она эффективно справлялась с решением только тех задач, которые соответствуют общим задачам управления.

В целях осуществления контроля менеджер должен предвидеть последствия каждого своего действия. Только в этом случае он может определить, все ли идет по плану, внести необходимые изменения в деятельность организации и добиться желаемых результатов.