Книга ОМ

8.4.3. Публичные выступления

Руководителю довольно часто приходится сталкиваться с необходимостью публичного выступления перед различной аудиторией слушателей: собрание акционеров компании, расширенное заседание Совета директоров, научно-техническая конференция, семинар, общее производственное или отчётное собрание, торжественное собрание коллектива организации и т.п.

Нередко о профессиональных качествах делового человека (руководителя, специалиста, предпринимателя) судят по его выступлению, которое, в свою очередь, является средством самореализации, возможностью заявить о себе.

Таким образом, умение выступать перед коллективом является визитной карточкой руководителя. Поэтому менеджеру необходимо быть хорошим оратором, уметь убедительно и грамотно выступать перед аудиторией. А для этого необходимо чётко представлять структуру и технологию выступления, правила речевого этикета, тщательно готовиться к публичному выступлению.

Подготовка к выступлению всегда индивидуальна и зависит от уровня знаний и квалификации человека. Тем не менее, существуют некоторые рекомендации по непосредственной подготовке к публичному выступлению, полезные всем выступающим.

Успех выступления во многом зависит от того, насколько учтены особенности аудитории. Поэтому, приступая к подготовке выступления, нужно четко определить, для кого предназначено выступление, какова его цель и каков характер выступления (просто передача информации, отчет, призыв к действию и т.д.).

Особое внимание следует уделить структуре выступления. Её значение может быть не так велико, если продолжительность выступления не превышает одной минуты и носит сугубо информационный характер (краткое сообщение). Во всех остальных случаях актуальность структуризации выступления увеличивается.

Как правило, публичное выступление содержит 3 основные части:

1. Начало выступления. Его главная задача – довести до публики стержневую идею выступления, а также произвести приятное и яркое впечатление на аудиторию.

Стержневая идея выступления должна формулироваться достаточно кратко, в тезисной форме. При этом внимание слушателей должно акцентироваться на предмете доклада, существующих общих проблемах, накопленном опыте (положительном или отрицательном), тенденциях развития проблемы по данной тематике без их детализации (по возможности, ярко и эмоционально, в несколько неожиданной форме, чтобы побудить интерес аудитории к теме выступления).

Продолжительность первого этапа выступления обычно составляет 10-30% времени, отводимого на всё выступление;

2. Основная часть. Её главной задачей является поддержание интереса аудитории к теме выступления.

Основной частью выступления следует считать формулирование конкретных предложений по решению проблемы, затронутой в докладе. Регламентом на неё должно быть отпущено от 40 до 70% времени доклада;

3. Заключительная часть. При этом основной целью является довести до аудитории резюме или выводы, предложения и рекомендации.

В заключении рекомендуется повторить стержневую идею и обобщить в тезисной форме (без комментариев) главные выводы и предложения по решению проблемы. Без заключения выступление воспринимается как незавершённое. Время, отводимое на заключительную часть выступления, обычно не превышает 15-20%.

Перед выступлением следует сделать определенные заготовки: составить тезисы и выделить наиболее важные пункты в них, к каждому пункту тезисов подобрать цифры, факты, цитаты. По наиболее важным пунктам следует подобрать пособия (схемы, графики, слайды). Необходимо помнить, что абсолютные цифровые показатели, как правило, на слух воспринимаются тяжело. А их чрезмерное употребление в докладе может снизить интерес к аудитории, поэтому в речевом варианте целесообразно использовать относительные цифровые данные в виде коэффициентов, индексов, процентов и долей.

Кроме того, перед выступлением полезно ответить самому себе на следующие вопросы:

Продумана ли речь от начала до конца?
С чего лучше начать выступление?
Логично ли выступление?
Легко ли будет восприниматься выступление?
Не слишком ли много проблем затронуто?
Выделено ли главное?
Достаточно ли фактов?
Какие примеры лучше привести?

Не следует начинать выступление сразу, подождите несколько секунд. В это время можно ещё раз взглянуть на первые страницы доклада, что поможет обрести уверенность. Встаньте поудобнее, и не забывайте о микрофоне. Он хорошо выявляет индивидуальные особенности голоса, но вместе с тем, подчёркивает и дефекты речи. Если вы «проглатываете» согласные или «съедаете» окончания слов, то речь становится неразборчивой и прерывистой.

Начинайте говорить только после того, как установится полная тишина. Прежде чем начать выступление, постарайтесь обвести взглядом аудиторию, оцените её готовность к восприятию информации. Выбирая манеру речи, помните:

слишком громкая речь создаёт впечатление навязывания оратором своего мнения, хотя иногда следует сознательно этим пользоваться;

слишком тихая речь мешает восприятию и требует дополнительных вопросов;

слишком медленное изложение вызывает мысль о том, что выступающий тянет время;

торопливое изложение может создать впечатление, что докладчик не уважает аудиторию;

необходимо избегать речевых ошибок, «дежурных» фраз и жаргона;

не следует делать категорических выводов.

Удачное начало выступления можно считать залогом успеха – внимание слушателей привлечено, благожелательность публики завоёвана, остаётся только подкрепить его содержательным и убедительным продолжением выступления.

Чтобы оживить выступление, сделать его не только содержательным и логичным, но и легко воспринимаемым аудиторией, целесообразно построить его в форме рассказа, избегать многословия, смотреть на слушателей, следить за своей позой, пользоваться жестом лишь, когда надо подчеркнуть какое-то положение, избегать поучений (аудитория должна почувствовать дружеское расположение к ней оратора). Постарайтесь использовать в своих выступлениях юмор, который является прекрасным средством привлечь внимание публики и разрядить атмосферу. Если вы видите, что аудитория устала от сухой информации, пошутите, атмосфера сразу изменится. Но самое главное, надо верить в то, что говоришь.

В целом, выступление должно быть компактным и целеустремленным. Выступающий должен находиться в особом умственном и эмоциональном состоянии, быть обаятельным. Практика показывает, что даже опытные руководители испытывают волнение или смущение перед началом выступления. Однако искушённые ораторы умеют быть обаятельными и хорошо держать себя перед публикой. Их внимание обращено не на себя, а на слушателей. Они излучают уверенность в своих способностях, иногда граничащую с «нахальством», не суетятся по мелочам. Обычно они хорошо одеты, что свидетельствует не только об их высоком мнении о себе, но и об уважении к публике.

Не всякому выступлению сопутствует успех, но важно знать, что эффектное выступление, как правило, затрагивает интересы аудитории. А для этого имеется несколько типовых приемов, позволяющих взволновать слушателей:

в выступлении должно содержаться что-то личное, например, ваши личные результаты по решению данной проблемы;

необходимо увязать свои знания с потребностью слушателей;

необходимо продемонстрировать знания излагаемого материала и его некоторых деталей;

чаще смотрите на слушателей, а не на свои записи, потолок, стены или окна;

при выступлении меняйте темп речи, тон голоса;

обращайтесь с вопросами к аудитории в целях поддержания контакта со слушателями.

Суть любого выступления должна носить позитивный характер. При этом слушатель по окончания вашего выступления должен получить определённый эмоциональный настрой и уверенность в себе.

При любом выступлении важно соблюдать правила этики:

нельзя допускать критических замечаний по поводу города, в котором вы находитесь и возраста людей;

нельзя привлекать внимание к неудачам кого-нибудь из присутствующих;

нельзя производить ответную критику (можно выдвигать свои аргументы, но не поднимать людей на смех);

нельзя ошибаться, называя имя и отчество слушателя;

ни при каких обстоятельствах нельзя терять хладнокровие (самоконтроль является обязательным качеством человека, выступающего перед публикой).

В аудитории могут находиться люди с плохим настроением, которые ищут выход своему плохому внутреннему состоянию во время публичного выступления и демонстративно вступают в полемику с выступающим. В таких случаях существует несколько типовых приёмов, направленных на нейтрализацию «агрессора»;

ответить таким образом, чтобы поставить человека, задающего каверзный вопрос, в тупик, заставить его задуматься и даже удивиться;

повторить провокационный вопрос или отрицательное замечание, передавая его слушателям для оценки;

попросить повторить замечание или отдельные его формулировки;

попросить уточняющие данные у спрашивающего;

использовать при ответе метод «да, но…», например: «Вы правы, но вместе с тем…»;

нейтрализовать провокационный вопрос высказыванием типа: «Я предвидел такой вопрос, но будет лучше, если я продолжу выступление по теме»»

использовать диалектические приемы, например: «Не будем размениваться. Сейчас для нас более важно…»;

попросить спрашивающего подождать до первого выступления;

обратиться к благородству слушателей, спросив мешающего, как бы он сам вёл себя в такой ситуации [6].

Многие выступающие из-за недостаточно развитого чувства времени нередко нарушают регламент выступления. Правилами делового этикета установлено, что нарушать регламент неэтично, поэтому на всякий случай выступающему целесообразно продумать и иметь в запасе сокращённый вариант выступления.

После окончания выступления не следует забывать поблагодарить присутствующих за внимание.

Содержание