5.3.2. Инструментарий планирования и организации работы менеджера

Эффективная организация трудового процесса руководителя является необходимым условием эффективности организационных отношений. Организуя свой трудовой процесс, руководитель фактически осуществляет пространственно-временную координацию усилий всех работников организации, включая и себя самого, в процессе выполнения того объема задач и полномочий, за который он несет ответственность. При планировании и организации работы эффективные руководители используют специальный инструментарий.

Мировая практика накопила значительный опыт использования специального инструментария планирования и организации работы менеджера. К нему следует отнести: ежедневники, еженедельники, органайзеры, «Тайм менеджеры», электронные записные книжки, карманные портативные компьютеры, компьютерные системы организации труда и др.

Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота различного формата (А4, А5, А6) с прочной обложкой, который легко помещается в портфель или дипломат. Поэтому его удобно брать с собой в командировки и на совещания, делать записи, планировать мероприятия и т.п.

Еженедельник – это более удобный для руководителя календарь, в котором имеется возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных мероприятий, анализа времени, более быстрого поиска необходимой информации, сгруппированной по 52 неделям.

Основными достоинствами календарей являются:

чёткая привязка мероприятий к календарному времени;

использование календаря в качестве записной книжки и будущего архива;

возможность планирования как личного, так и рабочего времени, а также встреч, совещаний и других мероприятий;

информирование пользователя о национальных праздниках, датах рождения, различных событиях;

возможность планирования и контроля важных мероприятий.

К недостаткам ежедневников и еженедельников следует отнести:

отсутствие классификатора функций и задач управления и невозможность систематизированного поиска записей;

относительная громоздкость и неудобство календарей;

отсутствие в календарях специальных разделов, например, телефонной книжки;

потеря служебной тайны в случае доступа к календарю посторонних лиц.

«Организатор» или органайзер (от англ. organizer). Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась в виде «организатора» (1921) [7]. 

Действительно, эти три необходимых инструмента менеджера должны быть всегда под рукой. Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна,  качества бумаги и внешней отделки. Существует множество модификаций организаторов импортного и отечественного производства. Наиболее удобными оказались «организаторы» формата А4 и А5, так как позволяли делать записи на листах стандартного формата и хранить инструмент в дипломате или дамской сумке. 

Большое практическое значение имело использование в организаторах съемного кольцевого механизма взамен обычного скоросшивателя или отрывного блокнота. Это позволяло многократно использовать справочные данные (адреса фирм, телефоны, нормативы) и легко их заменять при необходимости. 

Логическим дополнением «организатора» явилось включение в его структуру микрокалькулятора в 1980-х гг. Впоследствии появились даже модификации «организаторов», где большой микрокалькулятор был главной «изюминкой» для бухгалтера, финансиста и экономиста. 

Достоинства «организатора»: 

совмещение в одном инструменте накопителей информации и технических средств (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор); 

единый фирменный стиль, компактность и удобство инструмента для работы; 

приемлемая стоимость «организатора» для менеджеров среднего и нижнего звена. 

К числу недостатков «организатора» следует отнести: 

отсутствие четкой классификации и систематизации записей, так как в нем объединены в принципе разные инструменты; 

множество модификаций инструментов с различным размещением компонентов и дизайном, что усложняет пользование инструментом; 

отсутствие методов целевого планирования и технологии решения объёмных и сложных задач.

Эти недостатки удалось устранить в «Тайм Менеджере».

«Тайм менеджер» создан в 1975 году компанией Time Manager Intemational (Дания). В нём удалось материализовать главную идею целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач»), позволяющих менеджеру чётко контролировать своё время.

Существует три базовых варианта «Тайм Менеджера»: стандартный, специальный и «руководитель». Изменяя и дополняя входящие в них наборы бланков и принадлежностей, любой из этих базовых вариантов можно превратить в разновидность «Тайм Менеджера», специально ориентированного на тот или иной вид деятельности, и различающегося внешним видом, набором кармашков и приспособлений, например, для торгового представителя, секретаря, руководителя проекта, научного работника, управляющего высшего звена и т.д.

Комплект любого базового варианта «Тайм Менеджера» состоит из следующих основных элементов:

виниловой или кожаной папки с кольцевым механизмом;

коробки со стандартным набором бланков;

руководства по пользованию «Тайм Менеджером» – «Ключ к личной эффективности».

Тип папки с кольцевым механизмом различается в зависимости от варианта «Тайм Менеджера». Остальные элементы во всех его вариантах одинаковы.

В папке с кольцевым механизмом находятся:

17 закладок;

вынимающаяся обложка с алфавитной телефонной книжкой и 18-месячным календарем – записной книжкой. В об­ложке также есть место для чековой книжки, блокнота и малень­кого карандаша;

автоматический карандаш;

по одному экземпляру каждого бланка, входящего в стандартный набор бланков «Тайм менеджера».

К базовому варианту «Тайм Менеджера» могут поставляться дополнительные аксессуары: кожаные сумки; папки-классификаторы; карандаши и ручки; дыроколы, специальные бланки, не входящие в базовый вариант; программное обеспечение для компьютерной версии «Тайм Менеджера».

«Тайм Менеджер» позволяет добиваться высоких результатов в работе, устанавливать приоритеты, правильно оценивать обстановку, не забывать о важных делах, эффективно использовать время, лучше взаимодействовать с другими людьми, повышать свой творческий потенциал, более гибко и спокойно относиться к переменам.

Однако «Тайм Менеджер» имеет и определённые недостатки:

он неприемлем для неорганизованных и недостаточно дисциплинированных людей;

необходимы специальное обучение и дополнительные временные расходы на внесение информации в используемую систему (не менее 30 минут в день) и др.

Электронные записные книжки впервые были сконструированы в Японии и появились в 80-х годах ХХ века. Они представляют собой универсальные электронные органайзеры многоцелевого использования, предназначенные для широкого круга пользователей: менеджеров, бизнесменов, коммивояжёров, инженеров, студентов, туристов.

Их преимуществами являются:

малый габарит и масса (свободно помещаются в кармане пользователей);

наличие независимого будильника и часов с поясным временем;

возможность планировать мероприятия на несколько лет вперёд;

наличие календаря до 2099г.;

звуковое напоминание о наступлении запланированного события;

наличие телефонного справочника;

блокнот для записи деловой информации;

возможность работы с конфиденциальной информацией;

удобство работы в «полевых» условиях;

автоматическое формирование сетевого графика при планировании мероприятий дня, что позволяет выявить ресурсы свободного времени;

возможность копирования и создания архива информации и др.

Недостатки электронной записной книжки состоят в следующем:

возможность потери книжки и информации, хранящейся в ней;

возможность стирания информации под воздействием сильных электромагнитных излучений;

не рекомендуется попадание прямых солнечных лучей и т.п.

Карманные портативные компьютеры являются полноценными компьютерами, обладающими большей мощностью и универсальностью, чем электронные записные книжки. Их можно использовать:

как ежедневник, в котором информацию можно найти через поиск по ключевым словам (ввод периодических дел, адресная книга, многочисленные блокноты и т.п.);

как функцию напоминания, когда портативный компьютер подаёт сигналы при наступлении любого запланированного события.

При этом в карманном портативном компьютере имеется возможность обмена информацией с другими пользователями по электронной почте через Интернет с помощью модема или мобильного телефона и другие многочисленные функции, выполняемые обычными персональными компьютерами. Удобства пользованием таким инструментарием вполне очевидны.

Компьютерные системы организации труда получили распространение в 1980-х годах, особенно с внедрением в программное обеспечение главных идей «Тайм Менеджмента»: целевое планирование; ключевые задачи; гибкий календарь; проблемно-ориентированные бланки и др. При этом широкую известность в менеджменте получило программное обеспечение «Ключ к результатам» на базе компьютеров IBM и Macintosh, а также «Lotus Organizer» (Лотус Органайзер) на базе IBM, которые обеспечивают работу менеджера с дневником времени или органайзером.

Преимуществами компьютерных систем организации труда являются:

практически неограниченный объём памяти, обеспечивающий запись значительных объёмов информации, хранение и поиск данных в режиме реального времени;

возможность обмена данными как внутри организации, так и с любыми архивами в стране и мире;

полная унификация и систематизация процессов и получение любых разрезов информации;

резкое сокращение временных затрат на рутинные операции поиска и записи мероприятий и концентрация усилий на решении ключевых задач.

К недостаткам компьютерных систем следует отнести:

их привязанность к рабочему столу менеджера. Частично эти недостатки снимаются за счёт использования малогабаритных компьютеров «Note book»;

необходимость владения персональным компьютером на уровне пользователя и дополнительного изучения программного обеспечения конкретной компьютерной системы организации труда, что не всегда привлекательно, особенно для крупных руководителей организаций.

Следует подчеркнуть, что в современных условиях инструментарий планирования и организации труда руководителя весьма разнообразен и не ограничивается только средствами, рассмотренными нами в данном учебном пособии.