2.10. Документальное оформление заказа и поставок

В стандартный бланк заказа включают: название доку­мента; порядковый номер; название и адрес компании; должностное лицо, ответственное за заказ; наименование и адрес поставщика; сроки поставки и количество постав­ляемых товаров; описание товаров; адрес поставки; цену; расчетный счет; ответственность сторон.

Зарубежные фирмы, кроме самых мелких, используют, как правило, четыре экземпляра заказа. Для облегчения работы они обычно окрашены в различные цвета.

Экземпляр 1 (белый) отправляют поставщику. Это за­каз на поставку. Он обязывает поставщика поставлять то­вары согласно оговоренным условиям, а заказчика— принимать и оплачивать товар.

84

Экземпляр 2 (розовый) отправляют в финансовый от­дел. Этот экземпляр подтверждает передачу заказа и яв­ляется основанием для оплаты счета.

Экземпляр 3 (голубой) отправляют в отдел материально-технического снабжения. По нему отдел проверяет соответ­ствие количества и качества товаров, означенных в бланке заказов и транспортной накладной, и уведомляет отдел за­купок и финансовый отдел о совершившейся поставке.

Экземпляр 4 (зеленый) оставляют для контроля и ис­пользуют при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками.

После того как отдел материально-технического снаб­жения подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается в архив.

В зависимости от особенностей фирмы количество, цвета и варианты использования экземпляров могут варьи­роваться. Важно облегчить работу и избежать возможных исключительно технических ошибок.

Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказов должна быть направлена в подразделе­ние-потребитель для проверки на соответствие уведомле­ниям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спецификации (описание товара).

Уведомление об отгрузке — документ, направляемый по­ставщиком потребителю после подготовки продукции к отправке и содержащий номер заказа и время поставки.

Сопроводительное письмо — документ, который обязатель­но сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для данной фирмы.

Документ доставщика — документ, применяемый, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом Документе указываются: название и адрес отправителя; опи­сание продукции; количество мест; масса (вес) продукции; особенности транспортировки; название доставщика.

Подтверждение получения поставки — документ, исполь­зуемый для информирования подразделений-потребителей ⁰ Фактической доставке товаров и для контроля бухгалте-

85