3.4.2. Структуризация проекта

Построение структуры разбиения работ (СРР) является первым шагом планирования проекта. СРР устанавливает связи между планом проекта и потребностями заказчика, обычно представленными в виде функциональных спецификаций или описания работ. СРР должна полнос­тью "накрывать" все цели проекта. Уровень детализации спецификаций может различаться достаточно широко.

Наиболее важным при разработке СРР является построение такой иерархической структуры проекта, которая бы позволяла эффективно поддерживать процедуры сбора информации о выполнении работ и ото­бражать результаты в информационной управленческой системе для обоб­щения графиков работ, стоимости, ресурсов и дат завершения.

Применительно к реальным проектам структура разбивки проекта должна сочетать разделение на:

• компоненты продукции проекта;

• функциональные элементы деятельности;

• этапы жизненного цикла проекта;

• элементы организационной структуры.

Суть задачи состоит в построении структуры разбиения работ (СРР) на иерархические подсистемы и компоненты, а также назначении ответст­венных за каждую из них. К основным задачам структуризации относятся:

е разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки;

е распределение ответственности за различные элементы проекта и увязка работ со структурой компании и ресурсами;

• точная оценка необходимых затрат: средств, времени и материальных ресурсов;

е создание единой базы для планирования, составления смет, контроля за затратами;

• увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов и в компании;

• переход от общих, не всегда конкретно выражаемых целей к опреде­ленным задачам, выполняемым подразделениями компании;

е определение комплексов работ/подрядов.

Для структуризации проекта используют ряд специальных моделей, как то:

е "дерево целей";

• "дерево решений";

• "дерево работ";

• организационную структуру исполнителей;

• матрицу ответственности;

• сетевую модель;

• структуру потребляемых ресурсов;

• структуру затрат.

"Дерево целей" — это графы, схемы, показывающие, как генеральная цель проекта разбивается на подцели следующего уровня и т.д. ("дерево" — это связанный граф, выражающий соподчинение и взаимосвязи элементов. В данном случае такими элементами являются цели и подцели).

"Дерево решений" — это граф, схема, отражающие структуру задачи оптимизации многошагового процесса. Ветви "дерева" отображают различ­ные события, которые могут иметь место, а узлы (вершины) — точки, в которых возникает необходимость выбора. Причем узлы различны — в одних выбор осуществляет сам проект-менеджер из некоторого набора альтернатив, в других выбор от него не зависит.

"Дерево работ" — это деление видов деятельности по проекту на части (укрупненные комплексы работ, пакеты работ и далее отдельные работы и задачи). Пакет работ является также самостоятельной финансо­вой единицей. Он должен иметь отдельную смету, бюджет и отчет о расходах.

Структурная схема организации (ССО). Для обеспечения эффек­тивного управления проектом при разработке плана необходимо:

• учесть в плане все разделы, этапы и работы проекта;

• учесть в плане всех отдельных лиц и организации, участвующие в проекте;

• обеспечить действенность управления путем распределения ответст­венности.

В этой схеме руководитель проекта находится на ее верхнем уровне, а на более низких уровнях последовательно располагаются отделы, необхо­димые для функционального управления работами. Эти уровни иногда соответствуют уровням СРР. Например, отдел главного энергетика будет ответственным за пакет работ "Линии электропередачи".

Матрица ответственности связывает пакеты работ с организация­ми-исполнителями на основе СРР и ССО. В матрице определяются основ­ные исполнители по пакетам работ.

Матрица ответственности обеспечивает описание и согласование струк­туры ответственности за выполнение работ. Она предоставляет формат для назначения подразделениям ответственности за реализацию каждого из элементов проекта с указанием роли каждого из подразделений в выпол­нении той или иной работы. Данная матрица содержит список детальных работ СРР по одной оси, список подразделений и исполнителей, принима­ющих участие в выполнении работ по другой оси, элементами матрицы являются коды видов деятельности (из заранее определенного списка). В табл. 3.4.3 приведен пример матрицы ответственности.

Сетевые модели. По мере продвижения работы над проектом созда­ются "деревья" СРР и ССО, т.е. выделяются пакеты работ с назначенными для них исполнителями, что дает возможность подготавливать сетевой график узловых событий. Наконец, становится возможным разработка детальных сетевых графиков, соответствующих узловым событиям и целям.

Структура потребляемых ресурсов. Для анализа средств, которые необходимы для достижения целей и подцелей проекта, осуществляется структуризация ресурсов различных типов. Иерархически построенный граф фиксирует необходимые на каждом уровне ресурсы для реализации проекта. Например, на первом уровне определяются материально-техни­ческие, трудовые и финансовые ресурсы. Затем материально-технические ресурсы дифференцируются на строительные материалы, машины, обору­дование; строительные материалы — на складируемые и нескладируемые и т.д.

Структура затрат. Методика структуризации затрат аналогична используемой в процессе разработки структуры потребляемых ресурсов.