Экономика предприятия

1. Нормативные документы, регламентирующие деятельность по делопроизводству в организации. Роль и содержание «Инструкции по делопроизводству»

Вопросы документационного обеспечения организации отражаются в локальных нормативных актах: уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях и др.

Основным НПА, регламентирующим работу с документами и которым руководствуются все структурные подразделения, является Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция). В практике различают три вида инструкций по делопроизводству: примерная, типовая и индивидуальная.

Типовые и примерные - разрабатываются для однородных по характеру деятельности организаций. Они используются этими организациями при разработке индивидуальных инструкций. Типовая инструкция устанавливает порядок делопроизводства во всех однородных организациях.

Примерная инструкция - регламентирует примерный порядок организации делопроизводства в однородных организациях и предусматривает возможность его конкретизации в индивидуальных инструкциях в рамках, установленных примерной инструкцией.

Ведение делопроизводства в организациях осуществляется на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций по делопроизводству, которые имеют статус локального НПА. Инструкции по делопроизводству утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими органами управления (при их наличии).

Каждая организация самостоятельно определяет структуру и содержание Инструкции (количество и наименование разделов, их последовательность, наличие и объем приложений) в зависимости от направления деятельности. Основой для разработки Инструкции по делопроизводству являются НПА и методические документы. Кроме того, при разработке индивидуальной инструкции используются нормативные правовые акты и методические документы вышестоящих органов (организаций), указания и рекомендации государственных архивных учреждений.

Требования Инструкции к составлению документов и организации работы с ними носят обязательный характер для всех работников организации.

Инструкция должна отражать все основные стадии работы с документами в организации. Текст Инструкции разбивается на разделы, главы, пункты, подпункты и носит императивный характер. В ней должны использоваться четкие формулировки и распорядительные слова. Пример: «Инструкция устанавливает», «ведение кадрового делопроизводства возлагается», «запрещается формировать в одно дело приказы по личному составу разных сроков хранения», «приказы по личному составу визируются», «служба документационного обеспечения управления имеет право» и т.п.

Текст Инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме. Пример: «Работники организации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов»; «Вскрываются все поступившие пакеты, за исключением именных с пометкой «лично», или присланные в адрес общественных организаций»; «К порядковым номерам индексов приказов по личному составу добавляются литеры «к» или «л».

Структура разделов Инструкции по д\п: