Номенклатура дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, …., с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Извлечение из "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76)

Совершенствование работы управленческого аппарата зависит от организации использования и хранения документов и от их систематизации и классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.¹ В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником является номенклатура дел. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура имеет несколько направлений использования:

• предназначена для систематизации документов, она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и определяет систему хранения документов. При этом номенклатура может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска документов;

• содержит информацию о сроках хранения документов. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения. Формируя дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают срок хранения. Таким образом, с помощью номенклатуры проводится первый этап экспертизы ценности документов;

• закрепляет индексацию дел. – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

• имеет справочное значение при изучении структуры организации;

• является основой для составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) и временного хранения и является основным учетным документом в делопроизводстве;

• может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура должна быть в каждой организации, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе ее деятельности. Общие требования к оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4);

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76 (раздел 3.5).

Сводная Номенклатура составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями подразделений. ⁶

Форма номенклатуры дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций,

ООО "Понедельник"

------------------------

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

22.11.2009 14 ---------------------------

----------- N ------- Наименование должности

г. Архангельск руководителя организации

--------------------- Егоров В.П. Егоров

(место составления) ------- -----------

Подпись Расшифровка

2010 подписи

На ----------- год 22.11.2009

Дата ----------

(Сводная номенклатура дел организации (образец заполнения) ("Отдел кадров коммерческой организации", 2010, N 4))

Номенклатура визируется руководителем организации или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за ДОУ.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура . Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

• уставом или положением об организации,

• положениями о структурных подразделениях,

• штатным расписанием,

• номенклатурой дел организации за прошлый год,

• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

• регистрационными формами,

• ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,

• типовыми и примерными номенклатурами дел. ¹⁰

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. Унифицированная форма:

• в графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела Например: 02-03, где 02 – индекс подразделения, 03 – порядковый номер заголовка.;

• в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок заголовков дел определяется степенью важности документов. Вначале располагаются заголовки содержащие организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы и т.д.

• в графе 3 "Кол-во ед. хр." Номенклатуры указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;

• в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела. При включении в номенклатуру документов, срок хранения которых не предусмотрен - срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения;

• в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании года, в конце номенклатуры заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянногои временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего запись При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура может обеспечить правильное хранение и документов.

3. Документирование движения персонала (прием, увольнение, перевод, отпуск, командировки)

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности со­трудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персо­налу).

К таким документам относятся:

• трудовые контракты (договоры);

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

• трудовые книжки;

• личные карточки Т-2;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате.

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6);

• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8).

Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственно­сти. Документы по личному составу являются важными документами и требуют особой аккуратности при оформлении, и обеспечения сохранности на протяжении длительного срока. (75 лет)

При работе с документами по л\с необходимо учитывать, что персональные данные - относятся к катего­рии конфиденциальной информации.

ПРИЕМ НА РАБОТУ

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме:

Резюме – Анкета – заявление работника - трудовой договор - Приказ о приеме - Запись в трудовой книжке; Запись в личной карточке и личном деле - Лицевой счет по заработной плате.

Резюме и анкета - необязательны. Анкета обязательна только при трудоустройстве на государственные предприятия.

ДОКУМЕНТЫ РАБОТНИКА

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить (ст. 65 ТК РФ):

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

-трудовую книжку (за исключением поступления на работу впервые, оформления на условиях совместительства, утраты, повреждения трудовой книжки);

- страховое свидетельство пенсионного страхования (за исключением случаев поступления на работу впервые, а также утраты свидетельства);

- документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву);

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. (водительское удостоверение, диплом, и др.);

- справку о отсутствии судимости, (при поступлении на работу, к которой не допускаются лица, имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию).

ДО ПОДПИСАНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

работника нужно ознакомить с ЛПА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Обязательными для ознакомления являются:

• - правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);

• - правила хранения персональных данных (ст. 87 ТК РФ);

• - положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ)

• - инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Документы, с которыми следует ознакомить работника, при их наличии в организации:

• - должностная инструкция;

• - коллективный договор;

• - положение о соцобеспечении;

• - положение об информационной безопасности и коммерческой тайне;

• - положение о материальной ответственности работников;

• - положение о документообороте;

• - положение об инвентаризации;

• - письменный договор о полной материальной ответственности работника;

• - иные документы.

Организация разрабатывает ЛПА самостоятельно с учетом деятельности. Факт ознакомления с ЛПА подтверждается подписью работника на листе ознакомления с указанием ФИО, даты ознакомления и проставления личной подписи. ЛПА вместе с листом ознакомления нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица. Кроме того, отметку об ознакомлении нужно сделать и в трудовом договоре.

ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ (исп. Срок)

Срок испытания не может превышать предусмотренный Трудовым кодексом РФ для соответствующих должностей (ч. 5 ст. 70, ст. 289 ТК РФ). Испытание может быть установлено только при заключении трудового договора (ч. 1 ст. 70 ТК РФ) по соглашению сторон в целях проверки соответствия работника. Это является правом, а не обязанностью работодателя.

Законодательством установлены следующие ограничения по сроку испытания (ст. 70 ТК РФ):

- до трех месяцев - для всех работников;

- до шести месяцев - для руководителя и его заместителя, главного бухгалтера и его заместителя, руководителя обособленных подразделений;

- до двух недель - при заключении срочного договора (от двух до шести месяцев).

В испытательный срок не засчитывается время, когда работник фактически отсутствовал на работе (по болезни, по исполнению государственных или общественных обязанностей и др.).

Статьей 70 ТК РФ предусмотрен запрет на установление испытания для:

• - лиц, избранных по конкурсу, лиц избранных на выборную должность на оплачиваемую работу;

• - беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет;

• - лиц, не достигших 18;

• - лиц, окончивших учреждения начального, среднего и высшего профобразования и впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение одного года со дня окончания;

• - лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя;

• - лиц, заключающих трудовой договор на срок до двух месяцев;

• - лиц, успешно завершивших ученичество, при заключении трудового договора с работодателем, по договору с которым они проходили обучение (ст. 207 ТК РФ).

После подписания обеими сторонами Трудового договора, издается приказ о приеме сотрудника. На основании приказа оформляется личная карточка T-2. В дополнение к ней возможно заведение личного дела. Затем делается запись в трудовой книжке.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

При составлении трудового договора необходимо учитывать, что существуют обязательные для внесения в него условия, 57 ТК РФ. Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и работодателем. Экземпляр работодателя, должен содержать задпись работника о получении своего экземпляра договора.

К реквизитам трудового договора относятся:

• - печать. Порядок проставления печати на договоре при его подписании не урегулирован законодательно. Но в силу сложившейся практики целесообразнее поставить печать, хотя ее отсутствие не влечет признания договора недействительным;

• - дата заключения. в силу ст. 61 ТК РФ в отдельных случаях является датой, определяющей начало трудовых отношений;

• - номер договора. В качестве обязательного реквизита указание номера не предусмотрено. Однако в формах N Т-1 "Приказ о приеме на работу" и N Т-2 "Личная карточка " содержится графа "Номер трудового договора". Порядок нумерации трудовых договоров работодатель может разработать самостоятельно;

• - подписи сторон. В состав подписи входят наименование должности лица, уполномоченного подписывать трудовой договор, подпись и ее расшифровка.

Кроме того, отражаются сведения о работнике (ФИО, документ удостоверяющий его личность) и о работодателе (его наименование и идентификационный номер налогоплательщика). ИНН не указывается, если работодатель - физическое лицо и не является индивидуальным предпринимателем (ст. 57 ТК РФ).

Обязательными для внесения в договор являются условия:

• - место работы (наименование организации), а в случае принятия работника в филиал, представительство расположенное в другой местности, - место работы с указанием данного подразделения и его местонахождения. Местом работы является организация. Рабочее место - это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой.

• - трудовая функция (должность в соответствии со штатным расписанием, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работы).

• - дата начала работы, а при заключении срочного трудового договора также срок его действия и обстоятельства послужившие основанием для заключения договора. При этом срок может определяться как конкретной датой, так и наступлением какого-либо события.

• - условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

• - режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя);

• - компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на подобную работу, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

• - условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, и т.д.);

• - условие об обязательном социальном страховании работника;

• - другие условия в случаях, предусмотренных ТК и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗА О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

Прием на работу оформляется приказом по унифицированной форме N Т-1. Основанием для его издания является трудовой договор. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Приказ подписывается руководителем , или иным уполномоченным лицом, после чего объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Нормы ТК РФ предусматривают право работодателя аннулировать трудовой договор, если работник не приступил к работе в день начала работы (ст. 61 ТК РФ). При этом ТК не устанавливает обязанности работодателя выяснять причины невыхода. Достаточно составить акт. На основании акта оформляется приказ об аннулировании трудового договора и отмене приказа о приеме на работу.

ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней, если работник не является совместителем (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Запись о приеме на работу делается на основании приказа не позднее недельного срока. Записи производятся аккуратно, перьевой или глеевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), чернилами черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений ( Инструкция по заполнению).

В трудовой книжке указываются сведения о выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и награждениях (ст. 66 ТК РФ). Заполнение трудовой книжки производится в соответствии с Инструкцией по заполнению. Записи вносит либо работодатель, либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек и назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Сведения о приеме на работу вносятся в следующем порядке:

1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) (п. 3.1 Инструкции по заполнению). При оформлении работника в филиал в трудовой книжке отражается наименование головной организации, поскольку филиал работодателем не является.

2. Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (п. 3.1 Инструкции по заполнению). В книжке используется сквозная нумерация, поэтому при внесении первой записи о приеме на работу нужно нумеровать ее N 1, а при внесении второй и последующих записей просто продолжить нумерацию.

3. В графе 2 отражается дата приема на работу в соответствии с приказом о приеме на работу. Дата пишется арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (п. 1.1 Инструкции по заполнению). Например, если работник принят на работу 11 февраля 2009 г., в трудовой книжке делается запись: "11.02.2009".

4. В графу 3 вносятся записи:

- о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор (п. 3.1 Инструкции по заполнению);

- о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации.

5. В графе 4 проставляются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу. Сокращения не допускаются. Например, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 1.1 Инструкции по заполнению)

УВОЛЬНЕНИЕ

Заявление об увольнении работник предоставляет на согласование руководителю. Руководитель издает приказ об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказов поступа­ют в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

Оформление заявления о прекращении трудового договора по инициативе работника

В соответствии со ст. 80 ТК РФ работник вправе расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме. Форма предупреждения законодательно не установлена. Предупреждение о прекращении трудового договора по инициативе работника может быть написано от руки, или напечатано на компьютере или заполнено с использованием бланков. Обычно предупреждение оформляется в виде заявления, которое пишется в произвольной форме. Работник может подать заявление лично или направить его по почте (письмо Роструда от 05.09.2006 N 1551-6).

При получении документа работодателю нужно обратить внимание на следующие моменты:

- заявление должно содержать четкую формулировку, из которой следует, что работник желает прекратить трудовые отношения;

- в заявлении должен быть указан последний день работы.

- заявление должно быть подписано работником. Без его подписи документ не имеет юридической силы.

Работник должен предупредить работодателя в письменной форме, соблюдая следующие сроки:

1) не менее чем за две недели до увольнения - по общему правилу (ч. 1 ст. 80 ТК РФ);

2) за три дня - в случае увольнения в период испытания (ч. 4 ст. 71 ТК РФ);

3) не позднее чем за один месяц, если увольняется руководитель организации (ст. 280 ТК РФ);

4) не позднее чем за один месяц - при увольнении спортсмена, тренера, с которыми заключен трудовой договор на срок более четырех месяцев (ч. 1 ст. 348.12 ТК РФ). Срок предупреждения может превышать один месяц, если это предусмотрено трудовым договором (ч. 2 указанной статьи).

В Трудовом кодексе РФ нет условия об обязательной двухнедельной отработке. Следовательно, работник может написать заявление об увольнении и весь срок предупреждения находиться в отпуске или болеть. Данный срок в этом случае не продлевается (письмо Роструда от 05.09.2006 N 1551-6).

В отдельных случаях работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника, например (ч. 3 ст. 80 ТК РФ):

• - в связи с зачислением работника в учебное заведение;

• - в связи с выходом на пенсию;

• - при установлении нарушений трудового права со стороны работодателя (например, задержка заработной платы, отказ в предоставлении отпуска). При этом данные нарушения должны быть официально зафиксированы инспекцией по труду, профсоюзом, комиссией по трудовым спорам или судом (пп. "б" п. 22 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2).

Увольнение до истечения двухнедельного срока возможно по соглашению сторон, которое может оформляться заявлением работника и последующей резолюцией работодателя (ч. 2 ст. 80 ТК РФ). При достижении соглашения о расторжении трудового договора до окончания срока предупреждения работник может также переписать заявление, указав новую дату.

ПРИКАЗ О РАСТОРЖЕНИИ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

составляется по унифицированной форме N Т-8 . В нем необходимо указать, что трудовые отношения прекращаются по основаниям п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ по инициативе работника. В качестве основания для издания приказа указываются реквизиты заявления работника. Приказ о расторжении договора по инициативе работника издается в последний день работы, указанный в заявлении работника. С приказом нужно ознакомить работника под роспись. Если данный документ невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним, в приказе делается соответствующая запись (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Вместе с приказом необходимо составить записку-расчет. (Авансы, отпуска и т.п.)

СВЕДЕНИЯ О ПРЕКРАЩЕНИИ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА ВНОСЯТСЯ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ.

При этом указывается на то, что работник уволен по собственному желанию по основаниям п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). При ее получении он должен расписаться в личной карточке и в книге учета трудовых книжек. Запись о расторжении трудового договора заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью увольняемого работника (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках").

В личную карточку (Т-2) вносится запись о прекращении трудового договора по инициативе работника по основаниям п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. При получении трудовой книжки работник должен расписаться в личной карточке

При расторжении трудового договора с работником по его инициативе работодатель обязан выплатить заработную плату за отработанный период, включая премии, надбавки и иные выплаты, компенсацию за неиспользованный отпуск. Данные суммы выплачиваются в день прекращения трудового договора, которым признается последний день работы

ПРИКАЗ О ПРЕКРАЩЕНИИ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА В ПОРЯДКЕ ПЕРЕВОДА К ДРУГОМУ РАБОТОДАТЕЛЮ И СОСТАВЛЕНИЕ ЗАПИСКИ-РАСЧЕТА

Прекращение трудового договора с работником оформляется приказом (форма N Т-8). В графе "Основание" указываются документы, которые были составлены при переводе к другому работодателю: письмо-просьба будущего работодателя, согласие прежнего работодателя, заявление или согласие работника. С приказом о прекращении трудового договора нужно ознакомить работника под роспись. При расторжении трудового договора во всех случаях составляется записка-расчет.

Внесение записи в трудовую книжку при прекращении трудового договора в порядке перевода к другому работодателю

Запись в трудовую книжку о прекращении трудового договора в порядке перевода к другому работодателю вносится в трудовую книжку. При этом указывается, что договор расторгнут по основаниям п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора. При ее получении работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек. Запись о прекращении трудового договора заверяется подписью работника, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью увольняемого работника.

Оформление личной карточки при прекращении трудового договора в порядке перевода к другому работодателю

В личную карточку (форма N Т-2) вносится запись о прекращении трудового договора в порядке перевода к другому работодателю по основаниям п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. При получении трудовой книжки работник должен расписаться в личной карточке.

Выдача документов, связанных с работой

Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению заверенные копии документов, связанных с работой. Кроме того, в соответствии с пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ работнику должна быть выдана справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

Оформление служебного задания

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель.

Для составления служебного задания предусмотрена унифицированная форма N Т-10а.

Служебное задание является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку и оформления командировочного удостоверения.

В графе "Наименование организации" должно быть указано название организации в соответствии с учредительными документами. В служебном задании указываются фамилия, имя, отчество командируемого работника, его структурное подразделение и должность.