Принципы регистрации документов в организации

Основной принцип регистрации – однократность. Документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализовано – в местах их создания и исполнения. Места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – документы регистрирует секретарь.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года. Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

К организационным документам относят:

• положение о структурных подразделениях

• должностные инструкции,

• инструкции, правила, создаваемые внутри организаций.

Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют регистрационный номер документа.

Входящие и исходящие регистрируются отдельно. Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.

Рег. Номер может содержать индекс. Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения. При формировании индекса его составные части отделяются друг от друга косой чертой, например: № 12/03-21/18. Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.