Для направления в командировку и отчет о его выполнении

(фамилия, имя, отчество)

• По возвращении из командировки в графе "12" (краткий отчет о выполнении задания) работник излагает, какую работу он выполнил в рамках командировки, и ставит свою подпись. Ниже подписи работника руководитель структурного подразделения пишет заключение о выполнении задания, расписывается и ставит дату.

Заполнение графы "12" является обязательным. Работник должен составить отчет в течение трех дней со дня возвращения из командировки. При не заполнении графы расходы организации на командировку подтверждены не будут !

Оформление приказа о направлении работника в служебную командировку

Постановлением Госкомстата РФ предусмотрены формы N Т-9 и N Т-9а приказа о направлении работника (или работников) в командировку. Однако в Положении о служебных командировках, отсутствует указание на оформление приказа.

Согласно Инструкции приказ является дополнительным документом, подтверждающим направление работника в командировку и оформляемым по усмотрению работодателя. Отсутствие данного приказа не должно повлечь наложение на организацию каких-либо санкций. Этот приказ организация может оформить в соответствии со своим внутренним регламентом. Поэтому служебное задание и командировочное удостоверение оформляются обязательно, приказ же следует составлять, если это предусмотрено ЛПА организации.

Если работодатель решает издать приказ, в нем следует указать наименование организации в соответствии с учредительными документами. В приказ вносятся ФИО работника, его должность и структурное подразделение. Графа "Место назначения (страна, город, организация)" таким образом: "Россия, г. Тверь, ООО "Монтажспецстрой". Также указывается срок командировки. Необходимо указать даты ее начала и окончания. В графе "С целью" отражается суть поручения (как и в служебном задании). В графе "Командировка за счет средств" указывается организация, которая оплачивает командировочные расходы. В графе "Основание" - документ, на основании которого работник направляется в командировку (как правило, это служебное задание). Приказ подписывается руководителем организации и доводится до сведения работника под роспись.

Оформление командировочного удостоверения

В соответствии с п. 7 Положения о служебных командировках на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, после чего вручается работнику и сохраняется им в течение срока командировки. При этом фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о датах приезда и выезда, которые проставляются в командировочном удостоверении. Данные отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник.

Оформление командировочного удостоверения при командировке является обязательным. Этот документ подтверждает фактический срок пребывания работника в командировке. Отсутствие документа, а также отметок в нем не позволит организации доказать обоснованность расходов.

Если отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены по объективным причинам, например, то факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами:

• - приказом о направлении работника в командировку;

• - служебным заданием для направления и отчетом о его выполнении;

• - проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия;

• - счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Оформление табеля при направлении работника в служебную командировку

Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, отработанного каждым работником. В табеле учета рабочего времени должно отражаться отработанное время командированного работника. Время пребывания работника в командировке отображается кодом "К" или цифровым обозначением "06". Если за работником сохраняется средний заработок, то в табеле не ставится количество отработанных часов. В соответствии с п. 4 Положения о служебных командировках вопрос о явке на работу в день выезда в командировку или в день приезда из нее решается по договоренности работника и работодателя. Однако следует понимать, что данный день относится к периоду командировки, оплачивается как командировочный, а не как явочный день и, соответственно, в табеле он также отмечается буквой "К".

В случае болезни работника в период командировки на основании представленного больничного - нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности согласно. Соответственно, эти дни в табеле будут отмечаться буквой "Б".

Оформление журналов регистрации командировок

Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих в организацию по месту командировки, а также формы журналов их учета утверждены Приказом Минздравсоцразвития. Согласно ему работодатель или уполномоченное лицо обязаны издать приказ о назначении ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за проставление отметок в командировочных удостоверениях. Работодатель обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления в установленном порядке.

Ответственным за ведение указанных журналов и за проставление отметок в командировочных удостоверениях может быть должностное лицо, которое в силу своих обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в командировки. Приказ о назначении ответственного лица составляется в произвольной форме и подписывается руководителем организации.

Отпуск

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 . График должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Он подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом подписью на графике. Если на предприятии есть профсоюзная организация, то график необходимо согласовать с ней. График отпусков должен храниться у работодателя один год.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы в течение текущего года и были перенесены на следующий. В графике также указываются отпуска совместителей. Для этого нужно запросить от совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы. График отпусков утверждается на год. В графе "Номер документа" указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией.

Уведомление работника о начале отпуска

Не позднее чем за две недели до начала отпуска работодатель обязан известить об этом работника под роспись . Чтобы работник мог заранее спланировать свой отдых, утвержденный график отпусков можно довести до его сведения одним из следующих способов:

• - внести дополнения в форму N Т-7. Чтобы проинформировать работников о начале отпуска, график отпусков можно дополнить графами 11, 12, в одной из которых работники будут расписываться в том, что дата начала отпуска им известна, а в другой будет указываться дата уведомления о начале отпуска;

• - направлять каждый раз перед началом отпуска работнику уведомление, с которым последний должен ознакомиться под роспись. Уведомление составляется в произвольной форме;

• - вести журнал извещения работников о датах начала отпусков.

Оформление приказа о предоставлении отпуска

Приказ о предоставлении отпуска издается по унифицированной форме N Т-6 или Т-6а. В приказе следует указать номер и дату его составления, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск. Периодом работы является рабочий год. Допустим, работник устроился на работу 5 апреля 2010 г. 1 июня ему был досрочно предоставлен отпуск продолжительностью 14 календарных дней. В приказе следует отразить, что данный отпуск предоставляется работнику за период работы с 5 апреля 2010 г. по 4 апреля 2011 г.

В разделе "А" формы N Т-6 следует указать количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится. В разделе "В" формы N Т-6 указывается общая продолжительность отпуска.