Основные разделы:

- подготовка и оформление документов;

• - правила подготовки и оформления документов (требования к бланкам документов, оформление реквизитов документов);

• - подготовка и оформление отдельных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.д.)

- организация документооборота;

• - порядок прохождения входящих документов;

• - порядок прохождения исходящих документов;

• - порядок прохождения внутренних документов;

• - учет объема документооборота.

- регистрация документов и построение информационно-справочного аппарата;

• - общие правила регистрации;

• - формы регистрации;

• - структура справочного аппарата.

- контроль исполнения документов;

• - организация контроля исполнения;

• - сроки исполнения документов.

- хранение документов.

• - составление номенклатуры дел;

• - формирование дел;

• - оперативное хранение дел;

• - экспертиза ценности документов;

• - оформление дел;

• - составление описей дел;

• - передача дел на архивное хранение.

В Инструкцию могут включаться и другие разделы (главы), которые определяется самой организацией.

Состав приложений

определяется исходя из содержания разделов Инструкции. В качестве приложений могут даваться образцы бланков документов, формы регистрации документов (журналов и регистрационно-контрольных карточек), перечни документов, не подлежащих регистрации, формы сводок об исполнении документов, формы номенклатуры дел, образец оформления обложки дела и др.

Вопросы работы с кадровой документацией в организации должны быть регламентированы в соответствующих разделах. Целесообразно оговорить особенности визирования кадровой документации, определить круг должностных лиц, которые обязаны в соответствии со своими функциями согласовывать те или иные кадровые документы. В разделе «Регистрация документов» должен быть отражен принцип регистрации документов, в т.ч. следует закрепить, что все приказы одной категории по личному составу 75-летнего срока хранения, - регистрируются централизованно, независимо от того, какое структурное подразделение или должностное лицо готовит тот или иной конкретный приказ.

Составление инструкции по делопроизводству - достаточно трудоемкая работа, поэтому, можно обратиться за консультацией в государственное архивное учреждение, которое оказывает подобные услуги на договорной основе.

Инструкция оформляется на общем бланке организации или на стандартных листах бумаги формата А4 и утверждается руководителем организации. При утверждении Инструкции в приказ включаются пункты об утверждении инструкции (например, «Утвердить прилагаемую Инструкцию…»), дате введения в действие, об организационных мероприятиях, связанных с внедрением Инструкции и ответственных исполнителях, об отмене ранее действовавшей Инструкции, о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением. Датой Инструкции по делопроизводству является дата ее утверждения.

2. Документооборот в организации. Регистрация документов. Индексация документов с использованием Номенклатуры дел

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления.."

из "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76)

В определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. Порядок движения документа определен принятым управленческим процессом в данной организации. Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот.

Критерии рациональности организации работы с документами:

1.максимальное сокращение инстанций прохождения;

2.наличие общепринятых правил , делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;

3.уменьшение времени на выполнение процедур и «технологических шагов»;

4.уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства.

Главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.