logo search
ГЭК-2012_вопросы_и_ответы

Формы регистрации документов

В настоящее время существует три формы регистрации:

Журнальная регистрация. Её целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год).. Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Карточная регистрация. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки. Состав реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Количество карточек, заполняемых для регистрации 1 документа, определяется организацией. В некоторых организациях документ передается в документооборот с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну.

Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же. Если в организации создана единая ЛВС, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.