Регистрация документа

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе…

из "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76)

Цель регистрации – придание документу юридической силы. Регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения.

При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрируются все документы независимо от способа изготовления – машинописные и рукописные.

Существует также категория нерегистрируемых документов. ДОУ должна сама составить перечень таких документов и приложить его к Инструкции по делопроизводству. Некоторую часть входящих регистрируют не в ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь.