1.6. Режимы работы с информацией

Любое банковское учреждение, каким бы оно ни было по профилю деятельности и размерам, занято сбором, хранением, анализом и использованием информации. Информационное обеспечение служит важным условием существования банка в рыночных отношениях. От полноты и достоверности информации зависит правильная ориентация банка в отношениях со своими партнерами и клиентами, выбор направлений использования финансово-кредитных ресурсов. И напротив, нехватка информации, ее недостоверность и запаздывание ведут к ошибочным действиям, ущербу и даже финансовому краху. Практика дает немало тому примеров.

Поэтому организация работы любого банка включает в качестве важного элемента налаживание его информационного обеспечения. Дело это весьма сложное, поскольку речь идет не о механическом накоплении массивов информации и их произвольном использовании, а о строгих правилах и распорядках работы с информацией. Их назначение двояко - охватить все стороны работы банка как целостной структуры и одновременно обеспечить каждое рабочее место служащего необходимой ему информацией. Попытки собирать поспешно какую-либо информацию успеха не приносят.

Банкирам следует прежде всего руководствоваться основными правилами информационной деятельности, полезными для каждого банка. Вот основной их перечень.

1. Информация, собираемая и используемая в банке, должна соответствовать его уставу и тем задачам, которые призван выполнять данный банк. Иными словами, не хаотический, а строго содержательный отбор информации способствует эффективной его деятельности.

2. Полнота информации означает сбор, анализ и систематизацию по различным направлениям: о клиентах банка - физических и юридических лицах, о партнерах - об органах и организациях, с которыми банк сотрудничает, о величине и динамике различных вкладов и депозитов, уставном капитале и резервных фондах, о динамике инвестиций на рынках капиталов, товаров и услуг, о спросе на продукцию и услуги в отрасли, регионе и стране и т.д. Реестр видов информации может меняться в зависимости от профиля деятельности банка и ситуации, в которой он находится.

3. Банковская информация должна быть достоверной, правильно отражающей факты, события и процессы в финансовой сфере, а главное - своевременной.

4. Информацию в банке следует собирать, анализировать и накапливать на магнитных и бумажных носителях, а также в виде документов или материалов иного рода.

5. Банковская информация должна быть строго конфиденциальна, т.е. иметь ограниченный и защищенный доступ. Это правило касается как всех служащих банка, так и всех партнеров и клиентов банка, и вытекает из смысла ст. 21, 22, 23 Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации".

Таковы общие правила работы с банковской информацией, которые надлежит знать и соблюдать каждому служащему банка.

Конечно, названные правила можно посчитать простыми и условными, и они могут легко раствориться в текущей деятельности. Их реализации во многом способствует введение строгих распорядков работы с информацией. Причем это не сумма отдельных процедурных документов, а система процедур работы с информацией разных видов, связанных между собой.

Исходя из имеющегося опыта, в банковских организациях можно рекомендовать следующие способы документирования и использования информации.

1. Формирование и поддержание в рабочем состоянии банка данных, в котором закодированы все виды и массивы необходимой информации. Специальное положение, утверждаемое руководством банка, должно определить график и порядок представления данных, их обработки и хранения. Особо следует урегулировать режим использования информации по кругу лиц, ее видам и объему.

2. Создание схемы движения документов в банке, которая должна содержать:

документы, поступающие от государственных и муниципальных органов;

документы (письма, телеграммы, факсы и т.п.) от партнеров и клиентов;

инструкции, отражающие общие и специфические требования к функциональной деятельности сотрудников банка;

внутренние документы - приказы, распоряжения, текущие поручения внутри банка, поступающие от руководителей разных уровней в структурные подразделения и к конкретным исполнителям.

3. В положениях о структурных подразделениях банка целесообразно точно определить, информацию какого вида и содержания они получают (от каких служб), готовят и передают (по каким адресам и в какие сроки).

Столь же существенно в должностных инструкциях работников точно выделять раздел об их работе с информацией - виды информации, операции, сроки, адресаты, ответственность. При вступлении в должность, периодических проверках и аттестациях служащих "информационный элемент" деятельности подлежит тщательной оценке.

К внутренним документам в банке относятся: информационные письма, служебные записки, распоряжения, приказы и т.п.

Одним из видов внутренней документальной информации являются письма. Обычно они используются для передачи информации сверху вниз, например, уведомление сотрудника об изменении условий его оплаты или информационное письмо о необходимости выполнения тех или иных работ. В качестве примера можно привести следующее письмо.

Руководителям филиалов банка