Служебная записка

Отдел капитального строительства совместно с организационным отделом просит Вас проработать вопрос о потребности проведения капитального и текущего ремонтов помещений, мягких кровель, сантехнического оборудования, офисной мебели, приобретения канцтоваров, расходных материалов, кондиционеров и прочего оборудования, необходимого для работы отделов.

Просьба сообщить о необходимых потребностях в ОКС и орготдел до 1 декабря 2003 г. Отделы, не подавшие заявки в срок, будут обслуживаться в последнюю очередь.

Циркуляры, распоряжения, приказы - привычные формы регламентации деятельности. Они используются, когда руководство хочет формально уведомить персонал об изменениях в правилах, процедурах, актуальных задачах деятельности на данный период, а также для быстрого и широкого распространения иной информации. Опасность состоит в том, что количество таких документов может быть столь велико, что сотрудники могут быть буквально "захлестнуты" поступающим потоком и потому пропустят важное сообщение. Поэтому правильно делают те руководители, которые оставляют себе специально время для разбора подобной документации и выделяют в ней красным цветом то, что действительно является важным для деятельности их подразделения.

Кроме перечисленных документов, руководства и пособия также известны банкирам. Справочники позволяют избежать ошибок, которые могут возникнуть в случае отсутствия стандартов. Отчеты и особенно годовые отчеты дают возможность донести информацию о деятельности того или иного подразделения до руководства, акционеров, клиентов и аналитиков банка. На основании таких отчетов выстраивается стратегическая линия конкретных цифр и показателей деятельности банка на ближайшую перспективу.

Для работы с информацией в банках, как правило, создается отдел обработки корреспонденции. В задачи этого отдела входят учет, оформление и хранение первых экземпляров приказов и распоряжений; прием, регистрация и направление руководству или в подразделения поступающих документов и писем, контроль за их рассмотрением и исполнением; своевременная и качественная подготовка проектов документов, организационно-техническое обеспечение заседаний руководства и комитетов; подготовка и рассылка справочных материалов, организация приема руководством банка посетителей и т.д.